Срок хранения графика отпусков

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

• Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
• Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

• оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
• зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
• вывесить график отпусков в общедоступном месте,
• направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
• каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

slob-expert.ru

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Как правильно подготовить и оформить документы для отпуска сотрудника, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/prikaz-o-predostavlenii-otpuska.html

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как составить график отпусков: основные правила

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

• Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
• Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
• Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
• Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
• Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

• Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
• Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
• Графа 7. Фактическое начало отпуска.
• Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
• Графа 10. Дополнительные сведения.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

• Наименование предприятия.
• Дата документа и номер.
• Текст, где изложена суть распоряжения.
• Подписи руководителя и исполнителей.

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

• В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
• Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

• Даты отпусков в порядке очереди.
• ФИО работника, должность и подразделение.
• Место для даты и подписи.

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Что, если работник во время отпуска решил уволиться по собственному желанию? Порядок процедуры подробно описан здесь: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/uvolnenie-vo-vremya-otpuska-po-sobstvennomu-zhelaniyu.html

Процедура изменения даты отдыха следующая:

1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

• Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
• Документ подписан неуполномоченным лицом.
• Не учтены пожелания сотрудников.
• Составленный график не соблюдается.
• В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
• Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
• Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
• Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
• Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

• От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
• От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
• От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

ipshnik.com

Где должен храниться график отпусков 

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

• в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
• среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Сколько хранится график отпусков в организации 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2018 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019.

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением. 

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом 

П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет. 

ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб. 

Цели хранения графика отпусков 

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

• для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
• при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
• в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
• при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
• для планирования дней отдыха на будущий год;
• с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
• в случае проверки деятельности организации государственными органами. 

Как уничтожается график отпусков 

Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной. Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется соответствующим приказом главы организации.

Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

В акте обычно содержатся следующие сведения:

• название документа с истекшим сроком хранения;
• период его хранения;
• порядок и сроки его утилизации. 

*** 

Итак, срок хранения графика отпусков составляет 1 год после завершения периода его действия. Обеспечение сохранности документа позволяет спланировать даты дней отдыха работников на предстоящий период, а также предотвратить возможные конфликтные ситуации на производстве.

rusjurist.ru

Что отражать в графике

В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:

• основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
• дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
• дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.

Правила оформления

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

• ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
• ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
• сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Форма графика отпусков на 2019 год

Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.

Скачать график отпусков в формате Excel

Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.

Скачать

Внесение изменений и отмена

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

• временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
• отзыва из него;
• если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Знакомить ли с данным документом персонал

Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Срок хранения графика отпусков

П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2018, а хранить до 01.01.2020.

gosuchetnik.ru

Обязательно или желательно

Изучив статью 123 ТК РФ, приходим к такому выводу: оформленный график отпусков должен лежать у инспектора по кадрам в специальной папке. Там, где обычно хранятся локальные правовые документы организации.

График может быть один на всю организацию. Это удобно, если штат маленький.

Если на предприятии есть крупные структурные подразделения, практичнее оформить график по отделам.

Особое влияние оказывает профсоюз (если таковой на этом предприятии имеется). Под его руководством разрабатывается чёткая инструкция по составлению документа.

То есть график разрабатывается исключительно организацией с учётом требований законодательства. Одновременно берутся к сведению все льготы работающих и пожелания коллектива.

Работаем над составлением графика

Знакомство работника с графиком отпусков

Будьте готовы к тому, что не всем работникам ваш график придётся по душе. Возможны различного рода недоразумения. Чтобы быть во всеоружии, подготовьте убедительные факты того, что очерёдность построена правильно. Что это за факты? Это документы, подтверждающие право на первоочередной отпуск отдельных работников. Принимаются к сведению семейные обстоятельства, личные заслуги каждого работника, необходимость обязательного присутствия конкретных сотрудников в определённые периоды.

Варианты уведомления сотрудников:

1. Унифицированная форма №Т-7 рекомендуется для составления графиков отпусков. Ничего противозаконного не случится, если в форму добавить столбец с названием «Ознакомлен (а)». Дата и подпись обязательны.
2. Оформление специальной формы (произвольный вариант), с указанием таких сведений: Ф.И.О. сотрудника, подпись, дата.

Как вариант, специалисту по кадрам подготовить приказ и утвердить у руководителя. Приказом назначается ответственное лицо, которое отвечает за ознакомление работников одного или нескольких подразделений с формой на предстоящий год. В приказе пофамильно указываются все лица, которым потребуется поставить подпись об ознакомлении с приказом.

Документ допустимо выслать на корпоративную почту для работников. Но не факт, что все ознакомятся. Или не признаются, что ознакомлены.

Поэтому выбираем старый и надёжный способ — под подпись.

Правила составления + образец заполнения

Алгоритм составления графика отпусков с учётом требований ст. 123 ТК РФ:

• С первого раза составит полноценный график лишь кадровик-виртуоз. Согласитесь, таких немного. Поэтому приступим к изготовлению своеобразного черновика. В первую очередь делим всех сотрудников по отделам. Затем сортируем по вероятной взаимозаменяемости, чтобы не пострадали рабочие процессы. Подсчитываем и вносим в график-проект продолжительность каждого отпуска, возможные разделения отпуска по частям. Вообще, в каждой организации свои тонкости, поэтому здесь приведён своеобразный шаблон, которого стоит придерживаться. Когда все необходимые данные будут внесены в сводную таблицу, кадровик сразу увидит вероятные нестыковки и внесёт необходимые поправки.

• Если кадровик малоопытен в составлении таких бумаг, то приступать к этому процессу стоит заранее. За два — три месяца до крайней даты для утверждения. К моменту создания графика кадровик собирает специальные опросные листы, в которых указываются пожелания работников о времени отпуска.

• Обязательное согласование документа с организацией профсоюза, если таковая имеется. Профсоюз вправе рассматривать обсуждаемый график до 5 дней. После обязан дать обоснованные комментарии и предложить вероятные поправки.
• Утверждение готовой формы руководителем организации.

• Бумага утверждается руководителем не позднее чем за две недели до окончания календарного года. График отпусков на 2017 календарный год должен быть утверждён до 17 декабря 2016 г.

• Статьёй 123 ТК РФ не предусмотрено обязательное ознакомление работников с графиком отпусков. Но сделать это всё же стоит. Так кадровик подстрахует в первую очередь себя, проверит правильно ли учтены интересы всех сотрудников.
• Копии документа раздаются руководителям всех подразделений для возможной корректировки и внесения пожеланий сотрудников. Как бы кадровик и руководители отделов ни старались максимально учесть все варианты, в график отпусков будут периодически вноситься поправки.

Приказ на утверждение графика отпусков

Ссылаясь на ст.123 ТК РФ, можно с уверенностью утверждать, что такой приказ в обязательном порядке не составляется.

Подготовить приказ можно в следующих случаях:

• руководитель обязует начальника отдела кадров подготовить график для последующего утверждения;
• руководитель оповещает начальников всех подразделений, что требуется собрать сведения о желаемых датах отпуска у сотрудников.

То есть, приказ является дополнительным напоминанием о подготовке к отпускной кампании в организации.

Вносим изменения в график отпусков

График отпусков на один год в организации должен быть один.

Возникают ситуации, когда данные ранее утверждённого графика становятся неактуальными. Это происходит по ряду причин:

• приём на работу новых сотрудников;
• работающие в организации граждане, которые имеют право потребовать отпуск в любое время;
• смена специфики деятельности организации;
• внеплановая командировка;
• болезнь сотрудника либо руководящего лица;
• финансовые возможности организации.

Законодательство не требует каждый раз знакомить всех сотрудников с окончательным видом графика. Это остаётся на усмотрение руководства.

Если перенос отпуска вызван внеплановыми производственными моментами, то руководство дополнительно согласовывает с работником дату переносимого отпуска. Если же, наоборот, сотрудник хочет перенести отпуск на другую дату, то пишется заявление на имя руководителя.

В законе точно не прописано, можно ли вносить изменения в документ. Чтобы не мучиться ненужными сомнениями, будем действовать по проверенному алгоритму:

• изменение в график отпусков инициирует непосредственно руководитель (либо в интересах организации, либо в интересах сотрудника);
• утверждение приказа на внесение изменений;
• ознакомление работников, отпусков которых коснулись изменения, под подпись;
• издание нового графика отпусков с внесёнными изменениями.

Актуальный момент: работник уходит в отпуск согласно графику. Возвращается из отпуска либо раньше положенного срока, либо позже. Причины могут быть различные (например, болезнь сотрудника).

В этом случае изменения в график отпусков не вносятся.

Ошибки недопустимы

Вопрос организации отпускной кампании в каждой организации находится под особым контролем у проверяющих органов. При выявлении нарушений чаще всего наказывают рублём. Либо конкретное виновное лицо, либо организацию.

Длительный стаж проверок кадровых служб позволил выявить типичные ошибки и нарушения:

1. График отпусков не утверждается руководителем.
2. Отпуска оформляются лишь на основании заявления сотрудника без составления приказа и графика отпусков.
3. Несоблюдение очерёдности отпусков, указанной в графике. Отсутствие соответствующих приказов о внесении изменений в график.
4. Внесение некорректных записей в график (например, отпуск сотрудника по беременности и родам, отпуск по уходу за детьми до трёх лет).
5. Неправильное деление отпуска на части. Одна часть не должна быть менее 14 дней.
6. Накопление неиспользованных отпусков (более двух лет).
7. Неверная оплата за неиспользованные дни отпуска.
8. Отправка сотрудника в отпуск 2 раза в год. Такой вариант допускается, если сотрудник принят на работу, например, в 2015 году, а в отпуск два раза идёт в 2016г.
9. Одновременная отправка в отпуск сотрудников, выполняющих схожие функции. В таком случае организация остаётся без узких специалистов.
10. Отказ льготным категориям работников уходить в отпуск в удобное для них время.
11. Нелегальный способ: работник одновременно оформляет отпуск и продолжает трудиться.

Срок хранения графика отпусков

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утверждённом приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, с изменениями и дополнениями. Актуально в 2016г.

Срок хранения графика отпусков рассмотрим на примере.

График отпусков составлен на 2017 г. Начало срока хранения — 1 января 2018 г.

Окончание срока хранения — 31 декабря 2018 г.

Списать и уничтожить график отпусков за 2017 год можно с 1 января 2019 г.

Как накажут?

В силу различных причин в организации нарушают соблюдение графика отпусков. Такие деяния контролирующие органы назовут нарушением законодательства о труде.

За отсутствие графика, за некорректное заполнение, за нарушение прав работников привлекают к административной ответственности.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Несвоевременное внесение изменений либо игнорирование факта вносимых изменений в график отпусков: наказывается виновное лицо в виде привлечения к дисциплинарной ответственности (статья 192 ТК РФ). Вопрос такого наказания в компетенции руководителя.

Несоблюдение или отсутствие графика отпусков влечёт несвоевременный расчёт с сотрудником, уходящим в отпуск.

Возможный штраф для предпринимателя — от 1 до 5 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафовать предпринимателя за нарушения трудового законодательства вправе трудовая инспекция.

Совет, который в любом случае окажется беспроигрышным: всю кадровую документацию ведите согласно требованиям законодательства. Сомневаетесь в необходимости оформления какого-либо документа — оформите его на всякий случай. Ведь законодательство меняется, причём эти изменения могут пройти мимо вашего внимания. Будьте во всеоружии!

dela.biz

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

• За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
• С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
• С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Пример Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь» До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили. Вступил в действие документ первого января 2018 года. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года	Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков
При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.	Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.
При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.	В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.
При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.	—
При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.	Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.
При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.	Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Как и где хранится график отпусков

Сколько хранить графики отпусков указано в Перечне? Для хранения, таких документов оборудуют шкафы, сейфы или хранилища. Такие рекомендации приведены в правилах, которые утверждены приказом Министерства культуры России под № 526 от 31.03.2015 года.

Коммерческие организации должны хранить кадровые документы в запирающихся шкафах, чтобы обеспечить защиту от пыли, света, выгорания. Так как срок хранения графика отпусков относительно небольшой, передавать такой документ для архивного хранения нет необходимости.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о правилах и сроках хранения документов в кадровой службе, об ответственности за допущенные нарушения. В статье вы найдете ответы на вопросы из практики, которые часто возникают у кадровиков при хранении документации.

Каким способом проводится уничтожение графика отпусков

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере. При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт. Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

www.kdelo.ru