| |
Унифицированная система документации
УСОРД — характеристика, назначение и состав системы
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).
9. ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата введения 2003-07-01
Предисловие
1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.
2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
3. Введен впервые.
1. Область применения
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
10. Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланк документа, виды бланков, состав реквизитов бланка
Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Бланки бывают:
1) Общий. Реквизиты общего бланка:
a) — Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);
b) — Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);
c) — Эмблема организации;
d) — Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей»;
e) — Место, отметка для наименования вида документа;
f) — Отметка для даты;
g) — Отметка для регистрационного номера документа;
h) — Место составления документа (наименование города).
2) Бланк письма. Реквизиты бланка письма:
a) — Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);
b) — Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);
c) — Эмблема организации;
d) — Наименование организации-автора (обязательно в полном виде + указывается организационно-правовая форма), если есть вышестоящая организация, то сначала указывается ее наименование, а потом «нашей»;
e) — Справочные данные об организации (адрес (улица, дом, город, индекс – в таком порядке), электронная почта, сайт, телефон, факс и т.д.);
f) — Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);
g) — ОГРН (основной государственный номер юридического лица, закон 2000 года);
h) — ИНН/КПП (код первичной постановки на учет);
i) — Отметка для регистрационного номера и даты;
j) — Ссылка на номер и дату инициативного документа (если пишем письмо-ответ).
Расположение реквизитов на бланке бывает продольным или угловым. Обычно бланк письма делают с угловым расположением реквизитов.
По наименованию автора бывают:
v Бланки организации
v Бланки структурных подразделений
v Бланки должностных лиц
v Бланки филиалов или представительств.
10.Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
11. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003)
Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:
· «Резолюция»;
· «Отметка о контроле»;
· «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
· «Отметка о поступлении документа в организацию».
Рассмотрим основное назначение и способы оформления вышеуказанных реквизитов.
megalektsii.ru
Шапка
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТа Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и применять бланки организации. Для реквизитов необходимо ориентироваться на ГОСТ Р 6.30–2003 (с 01.07.2018 надо будет ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (равно как и ГОСТ Р 7.0.97-2016) является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
Скачать
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
Скачать
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2018 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
clubtk.ru
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.
Выделяют несколько способов изготовления бланков:
1. типографский;
2.с помощью средств оперативной полиграфии;
3. при помощи резинового штемпеля;
4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.
Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.
Виды бланков.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.
2. Бланк письма – используется только для писем.
3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.
4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.
5. Бланк структурного подразделения – в крупных организациях.
В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации — автора документа;
3. ограничительные линии для даты и номера документа;
4. место составления или издания документа;
5. свободное место для наименования вида документа.
В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации автора документа;
3. справочные данные об организации (код организации, ОГРН, ИННКПП);
4. ограничительные лини для даты и номера документа, ссылки на № и дату
при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.
В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:
1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);
2. наименование организации — автора документа;
3. наименование вида документа;
4. ограничительные линии для даты документа и регистрационного номера документа;
5. место составления или издания документа;
6. при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.
Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации — автора документа.
Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения — автора документа.
Способы расположения реквизитов (оформления).
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).
При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации — автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации — автора документа.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации — автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Заказ бланков.
Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах. К макету составляется пояснительная записка, в которой указывается сорт и цвет бумаги, цвет краски, название шрифта и размера кеглей, тираж. Бланки печатают на светлой бумаге красками насыщенных тонов. Не рекомендуется изготовлять многоцветные бланки. К макету бланка и пояснительной записке составляют гарантийное письмо.
megaobuchalka.ru
2. Состав реквизитов и места их расположения
Каждый вид документа управления (акт,
протокол, письмо и т.д. ) имеет определенный
набор реквизитов.
Реквизит – это отдельный информационный
элемент документа, характеризующий сам
документ, его целевое назначение или место в
пространстве и времени.
3.
Реквизиты
Графические
Графические
• герб
• печать
• эмблема
Текстовые
Текстовые
Простые
Простые
• дата
Сложные
Сложные
гриф утверждения
• гриф согласования
• адресат
• и др.
4.
Совокупность реквизитов, расположенных в
документе определенным образом, составляет его
формуляр.
Формуляр-образец устанавливает форматы,
размеры полей, расположение постоянных и
переменных реквизитов.
Максимальный набор реквизитов, используемых
в документах управления, согласно стандарту
определяется числом 32. Однако
в документах
конкретного вида применяется не весь набор, а
гораздо меньшее число необходимых реквизитов.
5. Стандарт СТБ 6.38 – 2004 устанавливает следующий состав реквизитов
01. Государственный герб Республики Беларусь;
02. эмблема организации или товарный знак;
03. код организации: код ОКОГУ по
Общегосударственному классификатору Республики
Беларусь 004-2001 "Органы государственной власти и
управления" для министерств и других органов управления,
код ОКЮЛП по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь 018-2003 "Юридические лица
и индивидуальные предприниматели" для других
организаций;
04. код документа по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь “Унифицированные документы” (ОКУД);
05. наименование вышестоящей организации;
06. наименование организации;
07. наименование структурного подразделения;
08. почтовый адрес отправителя;
6.
09. коммуникационные данные (телеграфный
адрес, номера факса, телефона, адрес
электронной почты, Web-страницы в Интернете
и т.д.) и коммерческие данные (название
банка и номер счета в банке);
10. название вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный индекс документа;
13. ссылка на индекс и дату входящего документа;
14. место составления или издания документа;
15. гриф ограничения доступа к документу;
16. адресат;
17. гриф утверждения документа;
18. резолюция;
19. заголовок к тексту;
20. отметка о контроле;
7.
21. текст документа;
22. отметка о наличии приложения;
23. подпись;
24. гриф приложения;
25. гриф согласования документа;
26. визы;
27. печать;
28. отметка об исполнителе;
29. отметка о заверении копии;
30. отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
31. отметка о поступлении документа (регистрационный штамп входящих документов);
32. отметка о переносе данных на машинный
носитель.
8.
Строгое выполнение единых требований и
правил оформления деловых документов
обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и
исполнение документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых
документов для сокращения затрат труда на их
обработку.
9.
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Бланком документа называется
стандартный лист бумаги светлых
тонов с воспроизведенной на нем
постоянной информацией и местом,
отведенным для переменной
информации.
10. Бланк документа должен иметь:
современный дизайн оформления;
свой фирменный стиль;
исполнение на качественной бумаге;
полный набор сведений о предприятии;
правильное расположение их на листе.
11.
Для бланков используют бумагу
следующих форматов
А4 (210*297 мм) — основной формат;
А5 (210*148 мм) — допускается для
оформления небольших документов,
например, справок, командировочных
удостоверений;
А3 (420*297 мм) -(для планов,
графиков).
12.
Все бланки документов должны
иметь следующие поля:
Верхнее
Нижнее
Левое
Правое
– 20 мм
– 20 мм
– 30 мм
– не менее 10 мм
13.
Виды бланков
общий бланк (для составления
любых видов документов, кроме писем)
бланк письма
бланки конкретного вида
документа
Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и
определенный порядок их расположения
14. Реквизиты бланка
постоянные
(эмблема организации, наименование
организации, почтовый адрес отправителя,
коммуникационные и коммерческие данные)
переменные (заполняемые)
(коды, дата документа, индекс документа,
ссылка на дату и индекс входящего документа,
наименование вида документа, адресат и т.д.)
15. Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках
Продольный (с центровкой
реквизитов заголовочной части
документа в верхней части листа);
Угловой (размещение реквизитов
заголовочной части документа в
верхней левой части листа).
16. Форма общего бланка (с продольным расположением реквизитов)
Герб России
(или эмблема организации)
Наименование министерства, ведомства
Наименование организации, учреждения, предприятия
Название вида документа
______
№ ______
г.
17. Форма общего бланка (с угловым расположением реквизитов)
Герб Росии
(или эмблема организации)
Наименование министерства, ведомства
Наименование организации, учреждения,
предприятия
Название вида документа
№
г.
__
18. Форма бланка письма (с продольным расположением реквизитов)
Герб Росии
(или эмблема организации)
Наименование ведомства, учреждения,
организации, предприятия
Почтовый адрес организации
Коммуникационные и коммерческие данные
На №
№ ____
от ____
19. Форма бланка письма (с угловым расположением реквизитов)
Герб Росии
(или эмблема организации)
Наименование ведомства,
учреждения, организации,
предприятия
Почтовый адрес
Коммуникационные и коммерческие данные
На №
№
от
____
____
20.
Пример бланка письма
(с продольным расположением реквизитов)
21.
Пример общего бланка
(с угловым расположением реквизитов)
24.
02 Эмблема
организации
03 Код по ОКПО
04 Код по ОКУД
06 Наименование организации
07 Наименование структурного
подразделения
Заголовочная часть 08 Почтовый адрес
документа отправителя
09 Коммуникационные
и коммерческие данные
02
10 Вид документа
11 Дата ___№_____
12
13 На №___от_____
14 Место составления
20
К
Основная
часть
документа
19 Заголовок к тексту
21 Текст
15 Гриф ограничения
доступа к документу
17 Гриф утверждения
16 Адресат
18 Резолюция
25.
21 Текст
22 Приложение
23 Должность лица,
подписавшего документ
Подпись
Оформля27
29
Отметка
о
ющая
заверении копии
часть
документа25 Гриф согласования
26 Визы
28 Фамилия исполнителя
и телефон
30 Отметка об исполнении
документа и направлении
его в дело
И.О. Фамилия
31 Отметка о
поступлении
документа
32 Отметка о переносе данных на машинный носитель
(идентификатор электронной копии документа)
26.
Расположение основных реквизитов документов
27.
Общие правила оформления реквизитов
Реквизиты отделяются друг от друга 2-3
межстрочными интервалами.
Многострочные реквизиты, кроме текста,
печатаются через один интервал.
Максимальная длина строки многострочных
реквизитов – 28 знаков.
При подготовке документов на персональном
компьютере рекомендуется применять текстовый
процессор Word for Windows с использованием
шрифта Times New Roman Cyr размером 12 пунктов
(для оформления табличных материалов), 13,14, 15
пунктов (1пункт =0,35мм).
28.
При оформлении документов на двух и более
страницах вторая и последующие страницы должны
быть пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова страница и знаков
препинания.
левое поле
верхнее поле
8
Рабочее поле документа
правое поле
29.
Каждый документ имеет три части
20 мм
Заголовочная часть
документа
Реквизиты,
расположенные
до текста
Основная часть
документа
Информация по сути
документа (текст)
и приложения
Оформляющая часть
документа
30
мм
Реквизиты,
расположенные
после текста
20 мм
10
мм
31.
"Нам нужна легальность — сказал Остап.
— Нужно смешаться с бодрой массой служащих.
К тому же в моем чемоданчике имеются чудные
бланки на все случаи жизни и круглая мастичная
печать."
И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"
32. 01. Государственный герб Республики Беларусь
Право на использование изображения Государственного
герба определяется распорядительными документами
высших органов государственной власти и управления
Республики Беларусь (Указ Президента РБ от 28.06.2000 №
357, Постановление СМ РБ от 31.07.2000 № 1172).
Изображение Государственного герба РБ на бланке с
угловым расположением реквизитов помещают на
верхнем поле бланка над серединой строк наименования
организации, а на бланках с продольным расположением
реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр
изображения не более 17 мм.
33. 02. Эмблема организации
Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в
соответствии с уставом (положением об организации).
Изображение эмблемы организации государственной
формы собственности следует располагать на левом поле
бланка документа на уровне реквизита “наименование
организации”. Организация негосударственной формы
собственности помещает эмблему на левом или верхнем
поле бланка.
34. 03. Код организации (предприятия)
По Общегосударственному классификатору Республики
Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО). Это
постоянный код для организации, поэтому он может
быть отпечатан типографским способом
35. 03. Код организации (предприятия)
Код по ОКОГУ — Общегосударственному
классификатору Республики Беларусь 004-2001
«Органы государственной власти и управления»
(для министерств и других органов управления);
Код для других организаций по ОКЮЛП —
Общегосударственному классификатору Республики
Беларусь 018-2003 «Юридические лица и
индивидуальные предприниматели».
Код является элементом электронной идентификации
документа. Код организации проставляется на бланках
документов в составе справочных данных об организации.
36. 04. Код документа
Определяется по Общегосударственному классификатору
Республики Беларусь « Унифицированные документы»
(ОКУД).
37. 05. Наименование вышестоящей организации
Над наименованием организации указывают
сокращенное, а при ее отсутствии – полное наименование
вышестоящей организации.
Например:
ГОСКОМСВЯЗИ РБ
НАУЧНОТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР “ОРИОН”
38.
06. Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором
документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в учредительных документах.
Сокращенное наименование организации должно быть
закреплено в учредительных документах организации.
Оно помещается (в скобках) ниже полного наименования.
Например:
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ
(ЦНИИИНФОРМ)
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования
– закрытое или открытое акционерное общество:
ЗАО “ПИЛОТ”
ОАО “РЕАЛ”
39. 07. Наименование структурного подразделения организации
Указывают в том случае, если оно является
автором документа и располагают ниже
наименования организации, например:
ЗАО “АКСОНТ”
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Автором может быть должностное лицо,
представляющее организацию, например:
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
ЗАО “КРОКУС”
40. 08. Почтовый адрес отправителя
Почтовый адрес отправителя оформляют в
соответствии с “Почтовыми правилами”,
действующими на территории Республики Беларусь.
Например:
ул. Молодежная, 37
220038, г. Минск -38
Республика Беларусь
41. 09. Коммуникационные и коммерческие данные
Коммуникационные данные — телеграфный адрес,
номера факса, телефона, адрес электронной почты,
Web-страницы в Интернете и т.д.
Коммерческие данные — номер счета, наименование
банка, УНН и т.д.
Тел.: +375 (17) 222 44 33
Факс: +375 (17) 222 44 38
E-mail: [email protected]
Internet: http://www.travel.ru
Р/с 16539722 в Советском отделении
Белпромстройбанка, код 217
УНН 100071672
42.
Коммуникационные и коммерческие данные на
бланке письма следуют за почтовым адресом.
На общем бланке на этом месте располагают реквизит
название вида документа
43. 10. Наименование вида документа
Реквизит наименование вида документа печатают
ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, выделяют полужирным
шрифтом и располагают в центре страницы на продольных
бланках и от границы левого поля на угловых бланках.
Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме
писем и факсов (исключение – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
Например,
ПРИКАЗ
ПРОТОКОЛ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
44. 11. Дата документа
Дата — один из основных реквизитов,
обеспечивающих юридическую силу документу.
Датой документа является:
• дата его подписания (для приказов, писем,
справок);
• дата его утверждения (для планов, отчетов,
правил, инструкций);
• дата зафиксированного события (для протокола,
акта);
• дата опубликования;
• дата вступления документа в силу.
45.
Даты в документе оформляются арабскими цифрами в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 7 января 2007г. следует оформлять: 07.01.2007.
В документах, содержащих сведения финансового характера,
допускается словесно — цифровой способ оформления даты,
например,
5 ноября 2007 г.
Возможно также оформление даты в соответствии с
международным стандартом в следующей последовательности:
год, месяц, день месяца, например: 2007.01.05. или
Февраль 10, 2007, если документ идет за границу.
46. 12. Индекс документа (или регистрационный номер)
Это условное обозначение документа, под которым он вводится в
информационно-поисковую
систему
организации.
Индекс
располагается рядом с датой и присваивается документу
при
регистрации. Внутренним документам (приказы, протоколы, акты,
справки и т.д.) присваивается только порядковый номер с начала
календарного года в возрастающей последовательности.
Для исходящих документов индекс
составляется из нескольких частей:
индекса структурного
подразделения (или должностного
лица),
номера дела по номенклатуре, где
будет храниться копия
отправленного документа,
порядкового номера документа.
47. Например:
№ 01 – 04/73
(01 – номер структурного подразделения,
04 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ ОС – 05/73
(ОС – отдел снабжения,
05 – номер дела по номенклатуре,
73 – порядковый номер документа)
№ 59/АЛ – 02
(59 — порядковый номер документа,
АЛ – Андрей Лапин,
02 — номер дела по номенклатуре)
48. 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа
Присутствует только в ответных письмах, факсах. Дата и
номер берутся из инициативного письма, на который
дается ответ.
Реквизит оформляется следующим образом:
На № 28/03-07 от 08.12.2007
49. 14. Место составления
Реквизит располагают на общем бланке под реквизитами “Дата” и
“Индекс документа”. На бланках писем этот реквизит отсутствует. Он
обязателен в том случае , если затруднено его определение по реквизиту
“Наименование организации”.
Целесообразно проставлять на всех документах.
Например:
12.03.2007 №7
г.Брест
50. 15. Гриф ограничения доступа к документу
• Указывается на
документах, содержащих секретную или
конфиденциальную информацию.
• Гриф проставляют без кавычек в правом верхнем углу
первого листа документа.
• В государственных организациях используются грифы
“Для служебного использования”, “Секретно”,
“Совершенно секретно”, “Особой важности”.
• В негосударственных организациях используются грифы
“Конфиденциально” или “КТ” (коммерческая тайна).
Например:
Конфиденциально
Экз. №__
КТ
Экз. №__
51. 16. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
Максимально данный реквизит состоит из следующих
частей:
• наименование организации (в именительном
падеже);
• наименование структурного подразделения (в
именительном падеже);
• должность получателя (в дательном падеже);
• инициалы, фамилия (в дательном падеже);
• почтовый адрес.
52. 16. Адресат
Каждая составная часть печатается с новой строки. В конце
строк знаки препинания не ставятся (открытая пунктуация), в
середине строк знаки препинания сохраняются.
Обычно реквизит адресат печатается в правой верхней части
листа документа, в пределах ограничительных отметок на
бланках.
53. Примеры оформления реквизита адресат
1. Документ направляется в организацию, в структурное
подразделение.
Министерство культуры
Республики Беларусь
Общий отдел
или
Министерство культуры
Республики Беларусь
Начальнику общего отдела
В.И.Антонову
или
Президенту ЗАО
“Неманский фарфоровый
завод”
г-ну Петрову В.И.
54.
2. Документ направляют в несколько однородных
организаций или в несколько структурных подразделений
одной организации. Адресат указывают обобщенно.
Администрации
районов
Гомельской области
или
Директорам школ,
лицеев и гимназий
55.
Элементы почтового адреса на конвертах и
документах указывают в последовательности,
установленной “Почтовыми правилами” Республик
Беларусь:
наименование адресата (организации или фамилия, имя, отчество);
улица, № дома, № квартиры;
населенный пункт (город, поселок);
область, край, республика;
страна (для международных писем);
индекс.
56.
Почтовый адрес пишется после названия организации и
должностного лица. Наиболее распространенным
является следующий вариант адресования:
Директору НПО “Гранат”
В.А.Рощупкину
ул. Садовая, 27
217004, г. Гродно — 4
Республика Беларусь
На одном документе указывается не более четырех
адресатов. Если адресатов больше, составляется список
рассылки, а на каждом документе проставляется
только один адресат.
57.
При адресовании документа частному лицу вначале
указывают фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес.
Например:
Михайлову И.П.
ул. Ковровая, д. 5, кв. 17
201204, г. Смоляны-4
Горецкий р-н
Витебская обл.
Республика Беларусь
58.
Адрес в международной корреспонденции
оформляется по международным стандартам: сначала
имя, фамилия адресата, затем дом, улица,
штат(графство) и в конце страна. Например:
Mr. Harry Potter
4, Privet Drive
Whitley, Warrington
Cheshire, WA4 4ED
UK
59. 17. Гриф утверждения
Утверждение — это особый способ введения документа в
действие. Документ утверждается должностным лицом или
специально издаваемым документом.
При
утверждении
документа
должностным
гриф утверждения документа должен состоять из:
слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
наименования должности лица,
утверждающего документ;
его подписи;
инициалов, фамилии;
даты утверждения.
лицом
60.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО “Пинский текстиль”
Личная подпись И.В. Сомова
15.04.2007
При утверждении документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают на одном уровне.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО “Гранд”
Личная подпись А.В. Дашков
02.04.2007
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО “Пинский текстиль”
Личная подпись И.В. Сомова
02.04.2007
61.
При утверждении документа постановлением, решением,
приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа
в именительном или творительном падеже, его даты и номера.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего
собрания акционеров
19.05.2007 № 14
УТВЕРЖДЕН
Решением общего
собрания акционеров
19.05.2007 № 14
62.
Резолюции начальника концерна
«Геркулес» Полыхаева
И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"
Некоторые наиболее употребительные резолюции:
«Не возражаю. Полыхаев».
«Согласен. Полыхаев».
«Прекрасная мысль. Полыхаев».
«Провести в жизнь. Полыхаев».
Резолюции более многословные:
«Объявить выговор в приказе. Полыхаев».
«Поставить на вид. Полыхаев».
«Бросить на периферию. Полыхаев».
«Уволить без выходного пособия. Полыхаев».
63. Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева
Борьба начальника с комунотделом — новые
стандартные тексты резолюций:
«Я комунотделу не подчинен. Полыхаев».
«Что они там, с ума посходили? Полыхаев».
«Не мешайте работать. Полыхаев».
«Я вам не ночной сторож. Полыхаев».
«Гостиница принадлежит нам – и точка.
Полыхаев».
«Знаю я ваши штучки. Полыхаев».
«И кроватей не дам и умывальников. Полыхаев».
64. Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева
Набор резолюций для внутигеркулесовских
нужд:
«Спросите у Серны Михайловны. Полыхаев».
«Не морочьте мне голову. Полыхаев».
«Тише едешь – дальше будешь. Полыхаев».
«А ну вас всех! Полыхаев».
65. 18. Резолюция
Включает фамилии исполнителей, содержание поручения,
срок исполнения, подпись руководителя и дату.
66.
Пример
фамилии исполнителей
содержание поручения
срок исполнения
подпись руководителя
дата
А.В. Соловьевой
М.П. Ярышеву
Прошу подготовить проект
контракта с фирмой “Каскад”
к 21.12.2007
Личная подпись
05.11.2007
Если в резолюции указывается несколько исполнителей,
ответственным за исполнение документа является первое
лицо в списке, остальные привлекаются как соисполнители.
67.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей,
ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в списке первым, остальные привлекаются как
соисполнители.
Резолюция пишется от руки и размещается в верхнем правом
углу над текстом документа. При написании на документе
второй и последующих резолюций они располагаются на
любом свободном месте лицевой стороны документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листепоручении. Однако такая форма нежелательна, так как может
привести к потере резолюции либо ее замене. Поручение
подшивается в дело вместе с документом, но не
прикрепляется к нему.
68. 19. Заголовок к тексту
Включает краткое содержание документа, должен быть
максимально коротким и точным. Он необходим для
эффективного поиска, регистрации документа без
предварительного прочтения всего текста.
69.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.
В конце заголовка точка не ставится. Заголовок
грамматически согласуется с наименованием вида документа,
отвечая на вопросы “о чем ?” или “чего ?”
Например:
В письме
В приказе
Правила
Протокол
Акт
(о чем ?)
(о чем ?)
(чего?)
(чего?)
(чего?)
О сроках поставки продукции
О создании экспертной комиссии
внутреннего распорядка
общего собрания студентов
списания имущества
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок можно не составлять.
70. 20. Отметка о контроле
Ставится должностным лицом или подразделением,
осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку
о контроле проставляют на левом поле документа рядом с
заголовком к тексту в виде буквы К , словом или штампом
“КОНТРОЛЬ”
К
71. 21. Текст документа
Текст — основной и важнейший реквизит документа. Тексты
документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в
виде соединения этих структур.
Текст документов на бланках формата А4 печатают с
межстрочным интервалом полуторный, на бланках формата А5
— с межстрочным интервалом одинарный.
Рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером
12 или 14 пунктов.
Как правило, текст состоит из двух частей:
в первой части указываются причины, основания, цели
составления документа
во второй — выводы, просьбы, предложения,
распоряжения, рекомендации.
72.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п.,
то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт
73. 22. Отметка о наличии приложения
Если приложение названо в тексте документа, то отметка
оформляется под реквизитом текст от границы левого поля
следующим образом :
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложение не названо в основном тексте документа,
то в отметке необходимо указать его наименование,
количество листов и количество экз.
Например:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.2007 N21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от15.09.2007 N17 на 1 л. в 4 экз.
74.
Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака
№ (например: согласно приложению 2, Приложение 3 к ….
При нумерации нескольких приложений следует писать:
согласно приложениям 1 — 4.
При наличии приложений к документам
информационного характера (письмам, докладным
запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного
документа (до реквизита "подпись") делается отметка:
Приложение.
Если к документу прилагают другой документ, также
имеющий приложение, отметку о наличии приложения
оформляют следующим образом:
Приложение: договор аренды от 18.01.2007 № 3-25 и
приложение к нему, всего на 16 л.
75. 23. Подпись
В состав реквизита входят:
наименование должности лица, подписавшего документ;
личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
76.
Примеры:
1)
Исполнительный
директор
Личная подпись
К.А Лабутин
Или (если документ оформлен не на бланке)
Исполнительный
директор НПО “Эра”
Личная подпись
К.А. Лабутин
2) При подписании документа несколькими должностными
лицами
Генеральный директор
Подпись
А.П. Зорин
Главный бухгалтер
Подпись
Ю.В. Карпик
77.
3) Пример подписания документа несколькими лицами равных
должностей :
Заместитель министра
юстиции Республики Беларусь
Заместитель министра
финансов Республики Беларусь
Личная подпись
Личная подпись
В.М. Силаев
А.П. Зернов
4) Пример подписания документа комиссией,
Председатель комиссии
Члены комиссии
Личная подпись
Д.В. Доронин
Личная подпись
К.М. Дурова
Личная подпись
С.Т. Нильская
Личная подпись В.А. Якунин
78.
В случае отсутствия должностного лица:
и.о.
его
Управляющий фирмой
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов
Не допускается:
за
Управляющий фирмой
подпись
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов
Управляющий фирмой
подпись
Ф.С.Горцев
И.Ф.Семенов
79. 24. Гриф приложения
Реквизит Гриф приложения состоит из слова
"Приложение", его порядкового номера (при
необходимости), названия вида документа в дательном
падеже, его даты и номера.
Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые
связывают его с основным документом. На первом листе
приложения в правом верхнем углу помещается отметка,
указывающая, к какому документу относится приложение.
Пример приложения к распорядительному документу:
Приложение 2
к приказу директора института
от 25.01.2007 № 19
80. 25. Гриф согласования
Согласование – это оценка проекта документа, то есть
проверка целесообразности и своевременности документа,
соответствия его действующим нормативным актам,
реальности выполнения мероприятий.
Согласование
внешнее
внутреннее
оформляется
грифом согласования
или протоколом
согласования
документа
визой
81.
Варианты грифа согласования
согласование
согласование сс конкретным
конкретным должностным
должностным
лицом
лицом
согласование
согласование сс коллегиальным
коллегиальным органом
органом
82.
Реквизит гриф согласования состоит из:
• слова СОГЛАСОВАНО
• наименования должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации),
• личной подписи, ее расшифровки
• даты
СОГЛАСОВАНО
Ректор Инженерной академии
Личная подпись А.Д. Королев
18.01.2007
83.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и
др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава
Республики Беларусь
30.01.2007 № 45/02-08
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании "Планета"
29.01.2007 № 10
84.
Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого
поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и
Подпись.
21 Текст
22 Приложение
23 Должность лица,
подписавшего документ
Оформля29 Отметка о
ющая
заверении копии
часть
документа25 Гриф согласования
26 Визы
Подпись
И.О. Фамилия
85. 26. Визы
Это подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с
точки зрения правильности изложенной в нем информации.
Пример
Юрисконсульт
Подпись
И.О. Кравцов
05.02.2007
В случае наличия замечаний:
Юрисконсульт
Подпись
И.О. Кравцов
Замечания прилагаются
05.02.2007
86. Способы удостоверения документов
Подписание
утверждение
проставление печати
Удостоверение документов является формой
выражения ответственности за их содержание и
законность
87.
"Она извлекла из шкафа длинную
деревянную стоечку, на которой
покачивалось тридцать шесть штемпелей с
толстенькими лаковыми головками, и,
проворно вынимая из гнезд нужные печати,
принялась оттискивать их на бумагах, не
терпящих отлагательств."
И.Ильф и Е.Петров "Золотой теленок"
88. 27. Печать
21 Текст
22 Приложение
23 Должность лица,
подписавшего документ 27 Подпись
Оформляющая
часть
документа25 Гриф согласования
26 Визы
И.О. Фамилия
Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он
захватывал часть личной подписи на реквизите
Подпись лица, подписавшего документ.
89.
Печати
Гербовая
Простые
90.
Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах:
предусмотренных соответствующими нормативными
актами;
удостоверяющих права физических и юридических лиц;
фиксирующих факты, связанные с финансовохозяйственной деятельностью организации и т.д.
Простая печать ставится на
• копиях документов;
• размноженных экземплярах распорядительных
документов;
• справках и т.д.
91. 28. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает:
фамилию (или, фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа
номер его телефона
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
Петров
924 45 67
или
Петров Иван Васильевич
924 45 67
92. 29. Отметка о заверении копии
необходима при заверении соответствия копии
документа подлиннику. Отметка содержит заверительную
надпись Верно; должность лица, заверившего копию;
подпись; расшифровку подписи; дату заверения,
например:
Верно
Менеджер по персоналу
23.01.2007
Подпись
Л.И. Градов
Для заверения наиболее важных документов проставляется
печать.
Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита
Подпись.
93. 30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные:
слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:
краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или
при наличии такого документа, ссылку на его дату и
номер;
В дело 1-5.
Отправлен факс от 01.04.2007 №1297
Подпись 00.00.0000
94. 31. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп входящих документов)
Содержит:
• сокращенное наименование предприятия;
• порядковый номер;
• дату поступления документа ( при необходимости –
часы, минуты).
Например:
30 Отметка об исполнении
документа и направлении
его в дело
НПО «Мир»
Вх. № 0063
20.01.2007
31 Отметка о
поступлении
документа
32 Отметка о переносе данных на машинный носитель
(идентификатор электронной копии документа)
95. 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель
Реквизит располагается на нижнем поле первого листа
документа.
Реквизит включает запись «Информация перенесена на
машинный носитель», подпись лица, ответственного за
перенос, и дату переноса.
Этот реквизит можно оформить в нижнем колонтитуле
каждой страницы документа, где указать наименование
файла на машинном носителе, фамилию оператора и дату
переноса, например:
C:Documentslet29.doc
ppt-online.org