Изменение графика отпусков по инициативе работника

Порядок внесения изменений в график отпусков в значительной степени зависит от того, чем именно вызвана необходимость переноса отпуска сотрудника.

График отпусков на 2019 год

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

• технологические особенности производства;
   
• характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
   
• наличие сезонности в работе организации;
   
• иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска. При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков. 

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

• очередной основной оплачиваемый отпуск;
   
• дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
   
• оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен особый порядок фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой статье.

Изменение графика отпусков

Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года — большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:

• изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
   
• необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.

Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить механизм утверждения графика отпусков и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе — например, положении об отпусках.

Перенос отпуска по инициативе работника

Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать перенести отпуск. В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:

Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, запрещается.

Основание для внесения изменений в график отпусков

Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:

Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье.

Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника

Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:

• оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
   
• внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.

Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке — даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск — узнайте из нашего материала.

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков

Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.

Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом материале. Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

Внесение изменений в действующий график отпусков

На основании подписанного приказа о переносе отпуска работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:

• в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
   
• в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
   
• в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.

Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей статье мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.  

www.kdelo.ru

Как оформить

Подготовка форм кадрового документооборота является обязанностью работодателя. Чтобы должностные лица кадровой службы внесли изменения в график, должен быть вынесен распорядительный приказ по предприятию. Если инициатива о новой дате ухода в отпуск принадлежит работнику, он должен подать заявление на изменение графика. Оно регистрируется по общим правилам документооборота и рассматривается руководителем.

Ключевым документом для внесения любых изменений в график является приказ руководителя. Даже если у работника имеется законное право изменить дату ежегодного отдыха, только издание приказа позволит отразить этот момент в графике.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

При выявлении необходимости изменить дату предоставления отпуска или продолжительность времени отдыха руководитель компании должен издать приказ. В содержании этого документа указываются следующие пункты:

• дата и номер распорядительного акта;
• сведения о работнике, в отношении которого будут вноситься изменения в график отпусков на текущий год;
• основания и причины для изменения (например, дата и входящий номер заявления от сотрудника с указанием причин переноса дат);
• распоряжение ответственному лицу кадровой службы внести изменения в график.

С приказом должен быть ознакомлен гражданин, для которого изменяется дата или продолжительность ежегодного отпуска.

Приказ подлежит регистрации в системе делопроизводства, после чего кадровик вносит соответствующие изменения в форму графика. О внесенных изменениях сотрудник должен быть уведомлен письменно под роспись, об этом делается отметка в личном деле или в отдельной расписке.

pravoved.ru

Что это за документ и как он составляется

Когда составляется график, все нюансы сотрудников работодатель не может отметить. Но выделяют некоторых работников, которые могут пойти в отпуск в любое время, независимо от желания начальника.

К ним относят:

• женщин, воспитывающих двоих и более детей, возраст которых не превышает 12 лет;
• супругов беременных женщин, ушедших в декрет;
• совместителей, которые будут одновременно уходить в отпуск по основному и дополнительному месту работы;
• несовершеннолетних работников;
• почетных доноров;
• мужей и жен военнослужащих;
• ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС и проживающих в период катастрофы в опасной зоне лиц.

Утверждать график отпусков не требуется. На документе руководителю достаточно просто расписаться. Однако приказ может быть издан по инициативе работодателя.

Документ будет содержать распоряжение для начальников структурных подразделений, согласно которому они должны будут учесть пожелания вышеуказанных работников при составлении графика.

Форма Т-7

Для составления графика отпусков можно создать специальный документ, утвержденный локальными нормативными актами. Однако чаще всего используется форма Т-7, имеющая унифицированный вид.

В структуре документа выделяют:

• наименование и коды учреждения, прописанные в верхней части;
• название документа и реквизиты (номер, дата подготовки, период составления);
• подпись руководства, расшифровку и дату утверждения;
• таблицу с данными работников.

Скачать бланк Т-7

Таблица является основной частью графика и содержит сведения о сотрудниках и предполагаемые даты отпуска:

1. Первая графа необходима для указания структурного подразделения.
2. Во второй раздел прописывается должность работника.
3. Третья графа содержит фамилию, имя, отчество лица.
4. При наличии табельных номеров у сотрудников учреждения значения вносятся в четвертую графу.
5. Пятый раздел нужен для отражения количества дней отпуска, отведенных сотруднику.
6. В шестой графе прописывается дата, когда сотрудник по плану должен уйти в отпуск.
7. Фактический уход отражается в седьмом столбце. Данные вносятся после начала отпуска лица.
8. Изменения, вносимые в ходе следования графику, отражаются в 8, 9 графах.
9. Последний раздел необходим для особых отметок.

Обязательно должны быть заполнены 1–6 графы. Вносить данные должен начальник кадровой службы. После этого он указывает должность и ФИО, а документ направляется на утверждение руководителю. Остальные разделы будут заполняться по мере выхода сотрудников в отпуск.

Если в учреждении не используют унифицированную форму, то важно внести в документ:

• список работников организации;
• количество дней отпуска, положенных по закону (основной и дополнительный оплачиваемые);
• даты предположительного ухода (только месяц или число/месяц);
• раздел для подписи, подтверждающей факт ознакомления с графиком;
• графу «С изменения ознакомлен».

В каких случаях допустимо менять сроки

Сроки ухода работников в отпуска могут быть изменены работодателем.

Это предусматривается при:

• необходимости выполнения срочных заданий, которые под силу определенному сотруднику;
• проведении реорганизационных процедур (расширение, ликвидация должностей, смена профиля, сокращение);
• применении новых методов работы, оборудования, вычислительных программ;
• проверке деятельности организации контролирующими структурами;
• срочном командировании работника в связи с производственной необходимостью;
• болезни начальника, в период которой сотрудник должен выполнять его обязательства.

Если отмечается какой-либо экстренный случай, то дата ухода в отпуск может быть изменена. При этом работник должен дать согласие на корректировку графика в письменном виде. Когда он не желает идти на уступки, аналогично издается соответствующий документ.

Необходимость изменений может быть вызвана не только обстоятельствами рабочего процесса, но и желанием самого подчиненного. Чаще всего просят перенести отпуск работники, испытывающие проблемы финансового, личного или семейного характера.

Среди них выделяют:

• болезни;
• отпуск по беременности и родам работницы или супруги работника;
• желание подстроиться под график супруга для организации семейного отдыха и т.д.

Начальник в соответствии с озвученными причинами выносит решение о возможности или невозможности переноса отпуска. Если оно будет отрицательным, работник будет отдыхать в соответствии с графиком.

Порядок внесение изменений в график отпусков

Внесение изменений в график отпусков производится в письменном режиме. Новые данные отражаются в уже составленной форме Т-7. Заполнение производится не всего документа, а отдельных граф – с 7 по 9.

Порядок отражения корректировок предусматривает на начальном этапе создание приказа. Он утверждается и издается руководителем организации.

Приказ имеет произвольную форму.

Он составляется от имени начальника и содержит:

• наименование учреждения;
• занимаемую должность, фамилию, имя, отчество работника;
• основания, необходимые для внесения изменений.

После составления документ передается для ознакомления работнику, даты отпуска которого подлежат корректировке.

Также изменения прописываются в:

• личную карточку сотрудника;
• табель учета рабочего времени;
• график отпусков.

Образец приказа руководителя

Для внесения изменений руководителем издается приказ. Он должен обязательно содержать подпись начальника. Если работник сам пожелал изменить дату отдыха в связи с просьбой руководства, он должен оформить согласие.

Документ можно составить произвольно. Рекомендуется прописать в нем приблизительно такой текст: «Я, Андреев Борис Иванович, согласен с тем, чтобы ежегодный оплачиваемый отпуск был перенесен с 12.09.2016 на 18.10.2016 года».

Если отпуск сдвигается по инициативе руководства, то составляется и просьба начальника. В документе прописываются причины, согласно которым осуществляется перенос.

В соответствии с вышеуказанными документами издается приказ, а при его составлении можно ориентироваться на приведенный ниже образец:

Общество с ограниченной ответственностью «Планета Спорт»

ПРИКАЗ №124-п

о внесении изменений в график отпусков

19 мая 2019 г.                                                                                              г. Москва

В соответствии с личным заявлением Андреева Б.И. о переносе отпуска в связи с регистрацией брака сына

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска за 2019 год Андрееву Б.И. на 18 октября 2019 года по семейным обстоятельствам.
2. Начальнику кадровой службы Миненко Ю.Р. внести изменения в личную карточку Андреева Б.И., график отпусков в предусмотренные законом сроки.
3. Контроль за исполнением приказа возлагаю на заместителя генерального директора Пироженко А.П.

Основание: график отпусков на 2019 год и заявление от Андреева Б.И. от 02.09.2016 г.

Генеральный директор ООО «Планета Спорт»           _____________         Киселев П.С.

С приказом ознакомлен:                                               ______________       /Андреев Б.И./

С приказом ознакомлен:                                               ______________       /Миненко Ю.Р./

С приказом ознакомлен:                                               ______________       /Пироженко А.П./

Помимо подписи руководителя на приказе должна стоять виза сотрудника, отпуск которого переносится. Она будет свидетельствовать об ознакомлении и согласии с корректировками.

Прием новых сотрудников

Если за год в учреждение пришли новые сотрудники, то изменения в график не вносятся. Руководство может предоставить им отпуск в любой период времени по собственному желанию. При этом учитывается отсутствие ущерба рабочему процессу в случае ухода работников. Для предоставления отпуска новый член коллектива составляет заявление на имя начальника.

Но в некоторых учреждения принято вносить корректировки в график отпусков. Тогда логичным будет решение о составлении дополнительного листа к имеющемуся документу. Он оформляется в соответствии с установленными требованиями. В графу «Примечание» нужно внести дату приема на работу лица.

Досрочный выход

Работник может выйти из отпуска раньше положенного срока. В этом случае составляется докладная записка на имя руководителя, которая должна содержать причины раннего выхода.

В документе должна стоять дата составления, подпись заявителя. Он регистрируется в регистрационном журнале в момент подачи. Бумага передается для утверждения начальнику. Если он считает причину важной, то дает право сотруднику структурного подразделения вызвать работника из отпуска в соответствии с приказом.

Письменное уведомление может быть не доставлено в связи с отсутствием человека в городе. Поэтому вопрос с выходом из отпуска решается в телефонном режиме.

Если сотрудник соглашается выйти, то руководитель оформляет приказ по личному составу.

В нем прописываются требования:

• вызвать сотрудника из отпуска;
• провести перерасчет отпускных сумм;
• предоставить возможность последующего ухода в оставшуюся часть отпуска или присоединения ее к следующему отпуску.

Приказ заверяется подписью начальника и печатью учреждения. Документ регистрируется в журнале регистрации приказов по отпускам.

Изменению подлежат табель учета рабочего времени, а также личная карточка работника в разделе, отражающем сведения об отпуске. В примечаниях отмечаются основания корректировки графика.

В графе отпусков нужно сделать пометки с фактическими датами ухода работника в отпуск, выхода. Примечанием будет причина, в соответствии с которой период не был отгулян до конца.

Перенос по инициативе работника

Инициатива переноса может быть вынесена сотрудником. В этом случае он должен подать заявление на имя начальника учреждения. В документе отмечаются основания для изменения даты ухода. Если руководитель не против переноса, он издает приказ.

В документе прописываются:

• данные работника;
• дата предполагаемого ухода и измененные числа;
• основания переноса;
• требования внести изменения в график.

После выпуска документа сотрудники кадровой службы вносят корректировки. Если работодатель будет не согласен с просьбой лица, то работник пойдет в отпуск в соответствии с графиком.

buhuchetpro.ru

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

• важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
• переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
• внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
• внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
• срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
• болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

• подростков моложе 18 лет;
• совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
• сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
• мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
• работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
• некоторые категории чернобыльцев;
• работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
• иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

См. также «Какие бывают отпуска».

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

• в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
• в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
• в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

buhguru.com

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Несмотря на то, что такой локально-нормативный акт, как график отпусков согласовывается со всеми сотрудниками и профсоюзным органом, а затем его вводит в действие приказ об утверждении графика отпусков, закон не ограничивает от внесения в него изменений.

Такой шаг, порой, даже необходим, если по какой-либо личной причине сотрудники просят перенести период, на который намечен отдых, на другой срок, либо в коллектив принимаются новые лица. Кроме этого, существуют случаи, в которых сам работодатель обязан произвести перенос отпуска либо его продление.

При продлении или переносе по инициативе работодателя

ТК устанавливает несколько случаев, когда отпуск необходимо перенести либо продлить:

• Работник ушел в отпуск и заболел. Но в этом случае важно, сообщил ли он о своей болезни. Если это был сделано, то время отдыха просто увеличивается на количество дней болезни. В противном случае уже после выхода из отпуска и предъявления больничного эти дни переносятся на другое время.
• Сотрудник во время нахождения на отдыхе должен исполнять гражданские обязанности, причем трудовое законодательство определяет на их период освобождение от работы.

В ограниченных случаях

В ограниченном количестве случаев работодатель может выступить с инициативой о переносе времени отпуска на иной период. Это может быть связано с обеспечением непрерывного процесса производства.

В частности, это может понадобиться в случаях:

• Возникновение срочного важного задания, которое может выполнить только этот работник;
• Изменение структуры компании (слияние, дробление, сокращение штата и т. д.);
• Внедрение новых методов работы, пуско-наладка нового оборудование, изменение программного обеспечения;
• Проведение проверки деятельности фирмы контролирующими госорганами;
• Выезд в срочную командировку по производственной необходимости;
• Неожиданная болезнь одного из руководящих сотрудников, чьи обязанности можно передать только ограниченному числу лиц.

Однако даже в этом случае перенос отпуска должен быть согласован с работником. Изменения в график отпусков вносятся только при наличии его письменного согласия с переносом отдыха на другое время.

Перенос отпуска по инициативе работника

Необходимо помнить, что существует несколько категорий работников, которые имеют право менять время отдыха на более удобное для них. Это может происходить даже если при составлении графика с ними был согласован один период, а уже в течение года они решили изменить его на другой.

К таким категориям сотрудников относятся:

• Работники младше 18 лет;
• Совместители, поскольку они ходят в отпуск одновременно и по основному месту, и по совмещению;
• Работницы, которые ожидают ребенка;
• Мужья, чьи супруги в данный момент находятся в отпуске по беременности и родам;
• Работники, кто имеет двух и больше детей до 12 лет;
• Имеющие статус почетного донора;
• Жены военнослужащих, которые получают отпуск одновременно с мужем;
• Ликвидаторы аварии на ЧАЭС;
• Прочие категории, установленные законодательно.

Если же все таки изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника решено закрепить документально, это производится по всем правилам с изданием соответствующего приказа.

Как внести изменения в график отпусков

Действующее законодательство не содержит сведений о том, допустимо ли производить исправления в графике отпусков, а также механизма этого события. Но кадровые специалисты определили, что делать это все же необходимо по нескольким причинам.

Так, неактуальный документ может вызвать путаницу при предоставлении отпуском и повлечь претензии со стороны госорганов. Кроме этого, незапланированное отсутствие на рабочем месте сотрудников может повлечь сбои в работе фирмы.

В любом случае, внесение корректив должно быть санкционировано руководителем и подтверждено желанием работника. При этом изменения необходимо будет отразить и в личной карточке сотрудника.

Если работник хочет перенести свой отдых на иной период, он должен оформить заявление к руководителю. В нем необходимо изложить просьбу о переносе периода отпуска на иной срок. Подписанное заявление передается в кадровую службу, которая на основании его издает приказ. В самом графике в графе «Примечание» необходимо указать реквизиты заявления.

Аналогичным образом необходимо поступить, если производится перенос отдыха по производственной необходимости. В этом случае сотрудник пишет не заявление, а согласие на перенос времени отдыха на новый срок, и указывает его здесь же. Его же реквизиты проставляются в графике.

Скачать образец приказа о внесении изменений в утвержденный график отпусков

Скачать образец приказа о внесении изменений в график отпусков.

kadrypro.ru

Нормативная база

Порядок переноса отпуска регулируется ст. 124 ТК РФ.

В статье указаны причины, дающие право на изменение срока начала отпуска по желанию работника.

В ТК РФ определены ограничения в отношении круга лиц, перенос отпуска для которых не допускается.

Трудовой кодекс РФ

Причины

Дата начала отпуска переносится по согласованию между работодателем и работником.

Сотруднику может понадобится изменить дату начала отдыха по личным обстоятельствам.

Работодатель может пойти навстречу сотруднику и изменить данные по графику отпусков формы Т-7.

Законодательными нормами установлены случаи изменения срока при возникновении в отпускном периоде у работника:

• Заболевания, подтвержденного листком нетрудоспособности. Учитываются только больничные листы самого работника, уход за членами семьи в расчет не принимается.
• Нарушение прав со стороны работодателя.
• Исполнение государственных обязанностей с освобождением от трудовых обязанностей. К числу обязанностей относятся участие в судебных заседаниях в качестве свидетеля, представителя, присяжного заседателя, военные сборы.

Изменение срока отпуска сотрудника производится при отсутствии:

• Предупреждения под роспись о начале отпускного периода позднее 2-х недельного срока.
• Отпускных выплат за 3 дня до начала наступления периода ежегодного отдыха.

Изменение работодателем срока отпуска осуществляется только по заявлению работника в письменном виде, в котором указана уважительная причина для переноса.

kadriruem.ru