Как получить копию трудовой книжки у работодателя

Куда может потребоваться копия

Оформление и заверение копии трудовой книжки сотруднику может стать необходимостью для него при получении банковского или ипотечного кредита, при оформлении визы на выезд за пределы страны, при получении субсидий и иных видов льгот, предусмотренных законодательством. Дубликат этого документа представляет собой копию, на которой для придания ей правовой силы прописываются все необходимые и заверенные в установленном порядке реквизиты. Для его получения не требуется издавать специальный приказ от работодателя.

Кто заверяет копию

В основном, изготовление копии и ее заверение осуществляются в отделе кадров организации, где работает сотрудник. Для этого со стороны лица, запрашивающего копию, не требуется писать никаких письменных заявлений или обращений в кадровую службу, достаточно обратиться устно.

После этого специалист отдела кадров обязан в трехдневный срок сделать заверенную копию трудовой книжки и выдать ее заявителю.

Имеются организации, как правило, с большим количеством работников, в которых внутренние правила предусматривают, что работнику необходимо представить в отдел кадров письменное заявление. Сроки предоставления дубликата при этом не изменяются и остаются прежними – 3 дня. За это время сотруднику работодателем должна быть выдана копия, на которой требуется печать организации и подпись ее руководителя (или лица, уполномоченного на это).

На предприятиях и в организациях с небольшим количеством работников, в штате которых отсутствуют отделы кадров, заверяет и подписывает копию либо сам руководитель, либо же главный бухгалтер. Выдача копий индивидуальными предпринимателями также происходит по этим правилам.

Как изготавливается и заверяется копия

Дубликат трудовой книжки в большинстве случаев изготавливают с помощью офисной техники: ксероксов и сканеров. Это достаточно просто и менее трудоемко, чем набор текста на компьютере. Однако копия, изготовленная на ксероксе, может очень плохо отображать некоторые записи, имеющиеся в книжке, если они выполнены небрежно. Такой дубликат, хотя и будет заверенным, как того требует установленный порядок, может не быть принятым к рассмотрению.

Все требования к оформлению копий трудовых книжек можно реализовать двумя основными способами.

Первый из них предусматривает такой алгоритм:

1. Делаем копию всех листов документа, на которых имеются записи, включая титульный лист с данными о работнике и датой заполнения самой книжки.


2. Проставляем на каждом дубликате каждой страницы формулировку «Копия верна».
3. Выполняем подтверждение каждой странички подписью (обязательно с расшифровкой) должностного лица и печатью организации.
4. На последнем листе документа с записями пишем текст: «Продолжает работать» – и заверяем его таким же образом, как было рассказано выше.

Второй способ допускает возможность заверения документа только на последней страничке и выглядит так:

1. Делаем копию всех страниц документа, на которых имеются записи, включая титульный лист с данными о работнике и датой заполнения самой книжки (на листах формата А4).
2. Проставляем на каждом дубликате каждой страницы формулировку «Копия верна».
3. Пронумеровываем и прошнуровываем дубликаты страниц, которые затем необходимо прошить.
4. Выводим шнур на последний дубликат страниц трудовой книжки и заклеиваем его концы прямоугольным кусочком бумаги.
5. Проставляем на данном кусочке листа заверяющие копию реквизиты: подпись (обязательно – с расшифровкой) должностного лица и печать организации. Образец представлен здесь.

Используя данный метод, необходимо обращать внимание на то, чтобы заверяющая печать для каждой из страниц документа, находилась непосредственно на самом тексте ксерокопии, а не на свободном поле листа.

Если сотрудник уже уволился

В том случае, когда сотрудник просит дубликат, но уже не числится в штате, он также имеет право на получение копии трудовой книжки. Например, у пенсионеров этот документ, как правило, находится на руках и, бывает, теряется. Для оформления и заверения копии необходимо обратиться в кадровую службу организации, где он работал в последнее время перед уходом на пенсию. Специалисты отдела кадров сами выполнят все действия.

Если же возможность обращения в организацию по месту работы отсутствует, копия подтверждается нотариусом.

zhazhda.biz

В каких случаях могут выдать трудовую книжку?

Законодатель, к сожалению, не предусмотрел четких оснований по факту происшествия которых трудовая книжка выдается на руки.

Но, тем не менее, сотрудники отдела кадров за свою небольшую практику по новому законодательству сумели выработать стратегию, которой теперь неуклонно пользуются.

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

• работник собирается устроиться по совместительству и ему теперь необходимо на время взять трудовую с основного места работы и поставить в ней запись со второго места.


• Еще одним основанием является тот факт, что работник собирается нанести визит в пенсионный фонд и получить информацию о своем стаже и пенсионных накоплениях.
• Выдача трудовой книжки для оформления пенсии.
• Выдача трудовой книжки умершего работника.
• Также работник может взять трудовую книжку, если она понадобилась каким то государственным органами, например, просьба предоставить ее в суде.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире.

Можно ли получить её на руки, не увольняясь?

Конечно, это не самая положительная динамика в трудовом законодательстве.

Радует, что сегодня ситуация изменилась и работники могут себе позволить чаще видеть трудовую.

Работник должен грамотно изложить причину желания забрать трудовую в заявлении и только потом, по результатам рассмотрения заявления сотрудником отдела кадров, а потом и работодателем будет дан положительный или же отрицательный ответ.

Порядок и правила выдачи на время

В какой срок работодатель обязан её предоставить?

Если работник все же настоял на выдаче трудовой на время да и причина такой выдачи не вызывает сомнения у работодателя, необходимо подготовить трудовую.

Как правило, срок подачи трудовой книжки работнику может быть равен от одних суток до недели, а вот на своих руках работник может удерживать трудовую ровно такой срок, который оговорен в расписке, но не больше одной недели.

Через какое время после получения работник должен ее вернуть?

Иногда работник может вернуть трудовую книжку не лично, а выслать по почте. Но для этого нужно знать ряд правил и умело ими пользоваться.

Как получить трудовую книжку по почте? Это вопрос уместно задавать уже работодателям, главное, чтобы они были надлежащим образом осведомлены.

Заявление на получение ТК на руки

Куда нужно его подавать?

Заявление на получение трудовой книжки – это определенно новшество в трудовом законодательстве. Оно появилось сравнительно недавно и это объясняет факт отсутствия единого образца его заполнения.

Как вы помните заявление подается либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров. Именно на основании данного заявления происходят вес основные действия по выдаче и принятию трудовой книжки.

Заявление может быть подано на руки. В крайнем случае, отправлено по почте. Но помните, отправлять заявление по электронной почте никак нельзя.

Как правильно заполнить?

Также заявление можно составить по образцу, который предоставят вам в отделе кадров, при наличии у них такового, единого для организации. Эту информацию необходимо тщательно проверить.

Заявление заполнятся на основании ваших паспортных данных. Работник оставляет свои контактные данные и обращаясь к руководителю организации всячески пытается обосновать свое решение получить трудовую.

В конце заявления ставится дата его написания и роспись работника. Если заявление принимают к рассмотрению, на него ставится печать организации. При заполнении заявления следует пользоваться общеобязательными правилами.

Заявление пишется аккуратным разборчивым почерком от руки или же печатается на компьютере. Также необходимо помнить о том, что в заявлении должно иметь место быть четкое изложение сути проблемы.

Оформление расписки в получении

Если все – таки на уровне организации принято решение о выдаче трудовой книжки работнику на время, то это должно быть как – то закреплено документально. Здесь уже имеет место быть обычная расписка.

В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Как правильно заполнить?

Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Задержка возврата

Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.

Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.

Что делать, если сотрудник не отдает документ?

Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

Заключение

Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.

naim.guru

Я получила инвалидность 2 группы — т.е. с правом работы. Заверенную копию трудовой книжки — я предоставила.
кому? куда?

Но для оформления в ПФ и в соц отдел обязательно предоставление оригинала трудовой книжки.
неправда. даже для трудовой пенсии не обязательно, и по инвалидности — тоже.
"В соответствии с п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в РФ" и "О государственном пенсионном обеспечении в РФ", утвержденным постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002 N 16/19па, в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже, за исключением трудовой книжки.
Роструд в письме от 18.03.2008 N 656-6-0 разъяснил, что в подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда РФ может быть представлена копия трудовой книжки, заверенная нотариусом.
r /> Сотрудники Пенсионного фонда, обосновывая необходимость нотариального заверения копии трудовой книжки, обычно ссылаются на п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан", согласно которому предприятия, учреждения и организации обязаны засвидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Отсюда Пенсионный фонд делает вывод, что копии документов, заверенные самой организацией, имеют юридическую силу для представления в эту же организацию, а для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные Пенсионным фондом РФ.
На наш взгляд, п. 2 указа имеет отношение только к тем ситуациям, когда законодательство предписывает предъявлять в ту или иную организацию подлинник документа. Тогда соответствующая организация сама заверяет необходимую ей копию. Если же нормативные правовые акты предусматривают возможность представления копии, то п. 2 указа не применяется.
Законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки. Не говорится, что копия трудовой книжки должна быть удостоверена нотариусом. Следовательно, гражданин вправе предъявить копию трудовой книжки, заверенную работодателем." (с)

Я опасаюсь, что это будет прямым или косвенным поводом для увольнения.
прямым — только если вам ваша нынешняя работа противопоказана, и нет вакансий, косвенным — может быть.

Проконсультируйте, пожалуйста, как я могу получить оригинал трудовой книжки без предоставления документов по инвалидности?
никак, но оригинал вам и не нужен.

Обязана ли я вообще, эту тему озвучивать ОК?
нет.

forum.garant.ru

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на выдачу копии трудовой книжки .docСкачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки .doc

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

• данные о компании, в которой трудится человек,
• должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
• просьбу о выдаче копии,
• дату,
• подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
6. В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

assistentus.ru

Копия трудовой книжки: для чего нужна

Трудовая книжка – важный документ каждого человека, данные из которого могут понадобиться во множестве ситуаций. Однако не всегда есть возможность получить на руки оригинал, ведь по закону книжка должна храниться у работодателя. Узнайте, в каких случаях выдают трудовую книгу на руки — в этой статье. Для большинства органов и структур достаточно лишь правильно оформленной копии этого документа.

Копия трудовой книжки – это документ, созданный при помощи технических средств (ксерокса или сканера с принтером) со страниц оригинала. Важным моментом при этом является правильное оформление, то есть наличие на документе всех необходимых надписей, печатей и подписей. Копия трудовой может понадобиться в следующих ситуациях:

• оформление кредита в банке, особенно если его сумма велика;
• трудоустройство на дополнительную работу;
• оформление пенсии в Пенсионном фонде (если гражданин еще работает и не может предоставить оригинал);
• предоставление документов в посольство (для оформления визы), в числе которых есть и копия трудовой;
• оформление различных социальных выплат.

Это только наиболее распространенные случаи, в которых нужна копия трудовой. На практике список может быть значительно шире – копию можно предоставлять вместо трудовой книжки всегда, когда она нужна. Также наличие правильно заверенной копии поможет в тех случаях, если оригинал документа будет утерян. На основании нее записи можно будет восстановить.

Выписку можно использовать точно так же, как и копию, и к ее оформлению предъявляются такие же требования.

Как оформить копию?

Трудовая книжка хранится на предприятии, на котором работает сотрудник, поэтому обращаться за копией можно к одному из следующих лиц:

• руководитель предприятия;
• главный бухгалтер;
• сотрудник кадрового отдела предприятия.

Конкретное лицо, к которому можно обратиться, зависит от размеров предприятия и организации кадровой работы на нем (подробнее тут). Для получения копии сотруднику необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

1. Обратиться в подразделение предприятия, на котором хранятся трудовые книжки.
2. Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
3. Ожидать получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Образец заявления на копию трудовой книжки.

После окончания установленного срока работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек.

Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

После снятия копий со всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу.

Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия. Его продолжительность зависит от того, кто оформлял документ:

1. Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
2. Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Правила оформления

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник. Основные требования к оформлению копии:

1. На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
2. Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
3. На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
4. Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
5. Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.

Только в случае соблюдения всех этих требований копия трудовой будет считаться юридически действительной – до того момента, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Ксерокопия трудовой книжки — как выглядит:

Особенности копии трудовой книжки для банка

Одной из ситуаций, при которых может понадобиться копия трудовой книжки, является оформление кредита в банке. Чаще всего она нужна при займе на крупную сумму или при покупке дома, квартиры, имущества. Записи из трудовой книжки подтверждают, что заемщик по-прежнему работает на своей должности и получает соответствующий доход.

При оформлении копии трудовой книжки для банка стоит учитывать такие моменты:

1. Документ должен быть оформлен с соблюдением всех законодательных требований.
2. Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
3. Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным.

При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право. Срок действия копии трудовой книжки для банка неограничен.

Как заверить у нотариуса и сколько это стоит?

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Когда нужна справка 2-НДФЛ?

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов.

За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников.

Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Сделать 2 НДФЛ будет гораздо проще, если вы скачаете:

Пустой бланк 2НДФЛ
Образец заполнения 2-НДФЛ

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

После внесения изменений в трудовую книжку копию нужно оформлять заново, поскольку полученный ранее документ в таком случае становится недействительным.

lawyer-consult.ru

Что говорит закон?

Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.

В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.

В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.

Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.

Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.

В каких случаях требуется такой документ?

Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.

В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.

В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.

Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.

Она может понадобиться в следующих случаях:

• оформление кредита;
• оформление загранпаспорта;
• поступление на заочную форму обучения;
• получение субсидий.

Получение на руки

Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:

• увольнение сотрудника;
• передача документа для предоставления в ПФР по заявлению сотрудника.

Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале.

Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.

В журнале необходимо отражать следующие данные:

• ФИО и должность работника (можно указать его табельный номер);
• дату и время выдачи трудовой книжки;
• роспись сотрудника.

Следует помнить, что сотрудник обязан вернуть трудовую книжку по истечении 3 рабочих дней с момента ее получения.

Вместо журнала, можно брать с работников расписку о получении документа.

Утеря

При утере трудовой книжки ее необходимо восстанавливать.

Если сотрудник потерял документ в тот момент, когда он был выдан ему работодателем, ответственность за данное действие лежит на сотруднике.

Такой работник должен написать заявление на восстановление трудовой книжки и передать его работодателю. Последний в течение 15 дней готовит дубликат.

В связи с тем, что ответственность за утрату лежит на самом работнике, работодатель не обязан принимать меры к внесению всех записей. Он делает только свою отметку.

Недостающую информацию будет восстанавливать сам сотрудник.

Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?

Заявление на выдачу трудовой книжки оформляется в свободном виде. На законодательном уровне не утверждена единая форма.

Сам работодатель может разработать типовой бланк, который будет применяться в рамках его компании.

В заявлении должна быть отражена следующая информация:

• данные о работнике (ФИО и должность);
• цель выдачи книжки;
• подпись и дата.

Общие правила

Заявление должно быть оформлено в письменном виде.

Свою просьбу работник адресует руководителю организации. В самом тексте обязательно отражается причина выдачи трудовой книжки, например, «для предоставления в ПФР для оформления пенсии по старости».

Заявление на выдачу трудовой книжки обязательно подписывается заявителем, делается расшифровка и проставляется текущая дата.

Оно рассматривает компетентным работником, который отвечает за сохранность трудовых книжек.

Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале или же с него берется расписка.

Общие правила выдачи трудовых книжек на короткий период могут быть утверждены в рамках предприятия локальным нормативным актом.

Получение для ПФР

Оригинал трудовой книжки необходимо получить для предоставления в ПФР.

Это требуется, если сотрудник продолжает свою трудовую деятельность после достижения пенсионного возраста.

В ПФР предоставляются исключительно оригиналы трудовой книжки наряду с прочей документацией.

Итак, как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Необходимо уточнить разработан ли типовой бланк в конкретной компании.

Образец может выглядеть следующим образом:

Выдача новой (дубликата) взамен утраченной

Утрата трудовой книжки может произойти по вине работника или работодателя. От этого будет зависеть порядок восстановления информации.

Если книжка была утрачена самим работником, то именно ему предстоит обращаться ко всем работодателям для внесения необходимых данных. Когда книжка потеряна компаний, в которой в настоящей момент трудится сотрудник, она занимается восстановлением всех сведений.

Если документ был утрачен работником, он обязан передать заявлением с просьбой создать дубликат.

Работодатель рассматривает данное обращение и в течение 15 дней должен завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о трудовой деятельности соответствующего сотрудника.

Образец заявления выглядит следующим образом:

Бланк заявления на дубликат

Нюансы

Рассмотрим особенности оформления заявления на выдачу трудовой книжки для разных категорий работников.

Для иностранного гражданина

Законодатель не предусмотрел каких-либо специфических правил по выдаче трудовых книжек для иностранных граждан.

Они в общем порядке оформляют заявление. Иностранные граждане могут получить оригинал трудовой книжки или выписку из нее на безвозмездной основе.

Для родственников умершего сотрудника

Трудовая книжка может быть предоставлена родственникам умершего сотрудника по их заявлению.

Документ передается после того, как заявитель подтвердил наличие родственных связей с сотрудником.

В качестве доказательства таковых могут быть переданы следующие акты:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о заключении брака;
• паспорт;
• свидетельство об усыновлении.

Форма заявления не утверждена законом. Бланк может быть разработан на конкретном предприятии.

Факт выдачи трудовой книжки удостоверяется распиской получателя:

Выдача доверенному лицу

В ТК РФ нет понятия «доверенность». Не закреплена в данном кодифицированном акте и процедура выдачи документа представителю.

Получить трудовую книжку за работника третье лицо может после его увольнения.

С момента расторжения трудового соглашения отношения между работником и работодателем прекращаются.

Доверенность на получение трудовой книжки должна быть заверена нотариусом. После ее передачи представитель должен написать расписку.

В заключение хотелось бы отметить, что трудовая книжка – важный правовой документ. Она хранится у работодателя и передается работнику только в исключительных случаях.

kadriruem.ru