Договор поставки одно из наиболее популярных соглашений. Во избежание значительных утрат немаловажно составить верно, как договор, так и его составляющие. Одной из таковых выступает спецификация. Как ее сформировать?
В договоре о поставке товара подробно изложить получается не всю информацию, а только основные положения. Поэтому законодательно предусмотрены специальные приложения, например, спецификация.
Таковые являются неотделимой частью соглашения и обладают такой же юридической силой. Как составить спецификацию, прилагаемую к договору поставки?
Что нужно знать ↑
Одним из дозволенных приложений к договору о поставке является спецификация. Надобно отметить, что без договора ни одно из приложений к нему само по себе не имеет законной силы.
Обычно, создается спецификация в письменном виде и прикладывается ко всякому экземпляру договора. В то же время закон не воспрещает оформлять документ в ином виде.
Так спецификация может иметь форму:
- электронного письма;
- телеграфного сообщения;
- телефонных переговоров;
- факсимильного сообщения и т.д.
Основные понятия
Спецификация это документ, который дополняет основное соглашение, то есть заключенный договор о поставке. Спецификация отображает основные признаки товара, тары, продукции и т.д., какие передаются на основании договора.
В обязательном порядке в договоре поставки отображается ссылка на спецификацию. Спецификация это неотъемлемая часть договора, которая обладает такой же юридической силой.
В зависимости от вида передаваемой продукции и характеристики ее может меняться и вид спецификации. Договор может предусматривать специальную форму или бланк спецификации.
Если участвующие стороны после согласования утвердят письменную форму документа, то таковой формат должен соблюдаться и в последующем.
Поставка товарной продукции в рамках договора может обладать как одноразовым характером, так и регулярным (многоразовым). Бланк данного соглашения можно скачать здесь.
Если имеют место многократные поставки, то спецификация может видоизменяться в зависимости от конъюнктуры или иных ситуаций.
Характеристики товара всякий раз оговариваются контрагентами заранее. Основополагающими характеристиками поставки являются:
- стоимость;
- номенклатура;
- количественный показатель;
- сроки для поставки;
- гарантии и т.д.
В случае надобности к спецификации прикладывают образцы поставляемого товара. В качестве примера образец спецификации к договору поставки можно скачать здесь.
Какова его роль
Основополагающей целью спецификации становится конкретизация соглашения на предмет уточнения количественных и стоимостных параметров поставляемых товаров.
Договор может заключаться на продолжительный срок, и основные его тезисы остаются неизменными. Такой договор поставки именуется рамочным, определяющим основные положения партнерства.
Что касается приложения к рамочному договору, то есть спецификации, то такая всякий раз составляется на основании конкретных условий поставки. При этом может меняться и форма ее, и содержание.
Если договор поставки стороны подписывают один раз, то спецификация подписывается всякий раз при поставке новой партии товаров. Но если оговоренная форма спецификации меняется, это должно предварительно согласовываться контрагентами.
Действующие нормативы
Ст.429.1 ГК РФ позволяет заключать рамочный договор, то есть такой договор, в каком содержатся основные условия, корректируемые в дальнейшем прочими документами.
Такая форма взаимоотношений представляется удобной при долговременном сотрудничестве. Как документ, конкретизирующий основные договорные условия, законодатель предлагает использовать спецификацию к договору поставки.
Согласно законодательному определению спецификация это часть основного рамочного договора. В непреложном порядке она предусматривает указание состава партии поставки и иных значимых условий конкретной поставки.
Конечно, договор может предусматривать согласование предмета в счетах-фактурах и товарных накладных.
Но эти бумаги передаются в момент выполнения обязательств по определенной партии, и контрагенты лишены возможности переговоров. При этом покупатель получает товар «как есть», а продавец ожидает уплаты в «разумный срок».
Конкретизировать спецификацией рекомендовано условия договоров поставки когда:
| Контрагенты представлены крупными компаниями с разветвленной сетью | Когда грузополучатель и грузоотправитель значительно отдалены друг от друга |
| Особое значение имеют характеристики товара | Но описать их одной фразой крайне затруднительно |
| Цена товара | Зависит от рынка и постоянно меняется |
Как заполнить бланк спецификации к договору поставки ↑
Утвержденной законодательно формы спецификации не предусмотрено. Потому целесообразно составлять документ в произвольной форме, размещая его на листе формата А4.
Рациональным считается указание в спецификации таких сведений:
- наименования контрагентов, точные реквизиты и данные правомочных представителей;
- дата создания формы и временной период поставки;
- технические характеристики поставляемого предмета;
- прилагаемые документы и иные значимые условия.
На момент поставки и передачи заполненного бланка спецификации представители сторон подписывают сей документ, и скрепляют его печатями.
Если от лица сторон выступают представители, то к спецификации необходимо прикладывать доверенности в оригинале.
В большинстве случае используют табличную часть, в которой удобно отображать существенные характеристики поставляемых товаров.
Количество граф таблицы определяется индивидуально, в зависимости от конкретного объекта. Обыкновенно в таблице отображается:
- порядковый номер товара;
- полное название;
- измерительная единица;
- ГОСТ;
- стоимость одной единицы;
- совокупная стоимость (с НДС и без НДС).
Форма соглашения
Форма спецификации отсутствует, поскольку таковая является инструментом идентификации и конкретизации конкретного товара.
А так как характеристики товара могут меняться, то и предусмотреть единую форму не представляется возможным. Стороны могут утвердить определенную форму и при необходимости добавлять в нее необходимые данные.
Независимо от конфигурации спецификации обязательно следовать главным правилам заполнения:
| Обязательно наличие ссылки в основном договоре | Что к договору прилагается спецификация. Выставляют надлежащую отметку в разделе договора, касающемся порядка поставки |
| Заполняется спецификация на отдельном листе | И подписывается до получения товара |
| Указанный в спецификации товар | Обязательно согласуется сторонами |
| Обязательно спецификация подписывается обеими сторонами | Иначе юридической силы документ иметь не будет |
| Составляют спецификацию в двух экземплярах | По одному для каждой стороны |
Относительно формы спецификации можно отметить и то, что она может выступать:
| Неотъемлемой частью соглашения | Прилагаемой к договору поставки |
| Частью расчетных документов | Прилагаемой к счету |
| Отгрузочной товарно-сопроводительной спецификацией | На определенную партию поставляемого товара |
Когда требуется изменить утвержденную форму спецификации, следует учитывать, что документ этот часть договора, обладающая юридической силой.
Следовательно, изменять ее надобно в том же порядке, что и договор поставки. При изменении спецификации стороны согласовывают новую форму и оформляют соглашение в письменном виде.
В данном соглашении указывается:
- содержание новой договоренности;
- дата старой спецификации;
- номер основного договора;
- суть новой формы.
При утверждении новой формы спецификации применение старого формата упраздняется. В настоящее время все большее распространение получает торговля онлайн.
В таком случае спецификация может формироваться в электронном формате. При этом доказательством выполнения условий договора становится распечатанный электронный документ и факт оплаты товара.
В самом договоре указывается, что спецификация составляется в электронном виде. Причем обязательно в тексте договора следует отобразить адреса электронной почты, как поставщика, так и покупателя.
Нюансы в зависимости от объекта
Основным предназначением спецификации является согласование предмета договора. То есть спецификация содержит в себе все существенные характеристики конкретного объекта.
При этом основные характеристики согласуются при заключении самого договора, например, название товара и его общее количество. В спецификации детально оговариваются характеристики конкретной поставки.
Так может указываться количество конкретного товара, описание и параметры, используемая тара, стоимость дополнительных услуг. Принятие товара осуществляется строго в соответствии со спецификацией.
Строительных материалов
Договор поставки строительных материалов весьма схож с договором купли-продажи. Единственное отличие это продажа товара для целей реализации бизнеса и представление сторон юридическими лицами и ИП.
Отличительная черта договора поставки строительных материалов в том, что стороны четко оговаривают:
- количество стройматериалов;
- ассортимент;
- качество;
- срок поставки;
- срок и порядок оплаты;
- адрес поставки и прочие условия.
Все существенные данные и оговариваются в спецификации, которая становится неотъемлемой частью договора. Также можно ознакомиться со следующими документами:
- проект договора на поставку строительных материалов;
- измененная спецификация.
Оборудования
Спецификация поставки оборудования это документ, определяющий состав технологического, санитарно-технического, электротехнического и иного оборудования, предусмотренного надлежащим основным комплектом рабочих чертежей.
Такой документ часто именуется технической спецификацией. В ней отображаются характеристики и технические нюансы, присущие конкретному оборудованию.
Предприятие-получатель на основании спецификации формирует технический пакет документов при изготовлении сложных конструкций.
Для сборных чертежей спецификация полезна тем, что в ней отражено полное описание отдельных деталей, узлов и составных фрагментов.
В спецификацию оборудования не включают виды изделий массового производства (винты, болты, соединительные изделия), учтенные в стоимости монтажа и поставляемые на основании норма расходов материалов.
Указывается в документе:
| Название оборудования и технические характеристики | В соответствии с ГОСТами, иными стандартами, техническими условиями и прочей технической документацией |
| Тип и марка оборудования | — |
| Код оборудования | По классификатору с/х и промышленной продукции |
| Наименование | Завода-изготовителя |
| Единица измерения | — |
| Количество оборудования | — |
| Масса одной единицы | — |
Составляют спецификацию оборудования в соответствии с ГОСТом 21.110-2013.
Спецификации оборудования присваивают обозначение, состоящее из обозначения соответственного комплекта рабочих чертежей с указанием кода «СО». Например, «1234-10-ТХ.СО».
Как пример, договор поставки оборудования со спецификацией:
Спецодежды
Спецодежда является одним из элементов средств индивидуальной защиты (СИЗ). В РФ классификация СЗ установлена ГОСТом 12.4.011-89.
В зависимости от назначения средства защиты делятся на одиннадцать классов, которые разделяются на типы. Согласно ст.215 ТК РФ вся спецодежда подлежит обязательной сертификации.
Для закупки спецодежды предприятия заключают договор с производителем, оговаривая наименование СИЗ, модели, размеры и прочие нюансы.
При поставке товара к нему прилагается спецификация, в которой подробно описывается каждое отдельное наименование поставленного товара с указанием всех значимых характеристик.
Пример спецификации
Вид спецификации зависит от особенностей каждого отдельного случая. Оформляется спецификация на основе документа, каким оформляется поставка.
Заполняет документ поставщик. Если договор заключен на длительный срок, желательно ежегодно уточнять или согласовывать форму спецификации.
Содержание спецификации зависимо от конкретных обстоятельств, но некоторые данные указываются обязательно, в частности:
- номер документа;
- наименование сторон;
- название товара;
- единица измерения;
- количество;
- цена и общая стоимость;
- срок поставки;
- подписи сторон.
При использовании альтернативных форм необходимо учитывать, что при возникновении претензий у сторон по выполнению договора поставки, придется доказывать предоставление спецификации.
Нужно иметь подтверждение, что контрагенту была передана информация, изложенная в спецификации, и он ее действительно получил.
Потому по возможности требуется дублирование информации посредством письменной корреспонденции.
buhonline24.ru
Зачем нужна спецификация
Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:
- наименование субъектов, между которыми он заключается;
- объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
- стоимость;
- условия по которым он должен исполняться;
- права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.
Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.
Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.
Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.
Сколько спецификаций может быть к одному договору
Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.
На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.
Кто формирует спецификацию
Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.
Как составить спецификацию, образец
На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В «шапку» спецификации следует внести:
- номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
- номер спецификации, как приложения;
- обозначить название документа.
Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:
- наименование товаров или материалов;
- единица их измерения;
- количество;
- цена за штуку;
- общая стоимость.
При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.
Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
На что обратить внимание при оформлении спецификации
Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.
Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.
При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.
Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.
Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.
Можно ли вносить изменения
К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).
Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.
Как, где и сколько времени хранить документ
Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.
Как передать спецификацию партнеру
Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:
- через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу;
- если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
- в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.
assistentus.ru
Форма приложения
К оформлению приложения к торговому договору ГОСТ не предъявляет особых требований.
Она может выполняться в виде таблицы или списка.
Но табличная форма предпочтительнее, чем список, особенно, если перечень поставляемых товаров большой или перечисляются этапы поставок.
Также желательно привести требования к упаковке, таре и необходимые дополнительные работы, например, по монтажу.
Из этого видео вы узнаете, что такое приложение к договору поставки, нужен ли он и зачем. Берём видео себе на заметку!
Перечисленные товары и их характеристики, стоимость должны совпадать с описанием в товарной накладной.
В договоре (соглашении) указывается ссылка на спецификацию с пояснением, что она является неотъемлемой частью документа.
К составлению приложения, как и к самому договору, необходимо подходить с особым вниманием и тщательностью.
Ведь даже опечатка может дать повод оспорить соглашение и привести к судебным разбирательствам.
Она составляется не только на товары широкого пользования, но и на сложную техническую единичную продукцию.
Тогда выпускается так называемая техническая спецификация, изобилующая специальными терминами.
Для сложных устройств в документе расписываются их части, если они представляют отдельные покупные блоки.
Спецификация составляется в двух экземплярах и подписывается договаривающимися сторонами до момента поставки.
Если заключается соглашение, где поставка продукции осуществляется в несколько этапов, то спецификация составляется и согласовывается для каждой поставки.
При этом в нее можно добавить не только конечную дату поставки, но и график поставки на определенный период.
vesbiz.ru
Что такое спецификация и для чего она нужна
В словарях спецификация определена как табличный документ, указывающий на состав изделия.
Применительно к соглашениям о поставке товаров она подробно характеризует и описывает каждый экземпляр отгружаемой продукции.
Задача этого формуляра состоит в идентификации каждого наименования изделий по видам, ассортименту, сортам и другим особенностям с указанием полной цены, её составляющих, срока и места доставки.
Именно спецификация является главным подтверждением согласия поставщика доставить, а покупателя принять каждый конкретный товар по установленной цене и прочих условиях. При возникновении споров и разбирательств в судах она часто становится решающим фактором подтверждения истцом или ответчиком своей позиции.
Например, поставщик отгрузил заказанную продукцию с просрочкой на два дня и наличием пересортицы, покупатель отказался его принять. Возникшую проблему обсудили на совещании руководители и юристы грузоотправителя и грузополучателя. Внимательно изучив спецификацию к договору поставки, стороны убедились в полной правоте покупателя и неукоснительно придерживались её условий во время осуществления последующих отгрузок товаров.
Особенности оформления и составления
Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме. Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:
- №(номер по порядку);
- полное наименование единицы продукции;
- его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
- указание его характеристик;
- единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
- цена за единицу;
- количество продукции;
- сумма по партии поставляемого товара.
После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.
После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:
- условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
- сроки поставки;
- место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.
Правила заполнения
Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.
В верхней части обязательно указывается дата и место подписания, полная ссылка на номер договора поставки и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.
В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.
Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.
Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.
Для удобства и гарантии правильного заполнения и подсчёта по всем позициям и товарным группам, в электронном виде чаще всего его создают с помощью программы Excel.
Более подробнее о данном виде документа и особенностях его составления рассказано в следующем видеоролике:
Не стоит забывать что:
- спецификация согласовывается и подписывается сторонами договора до начала осуществления отгрузки товаров согласно указанному в ней перечню;
- заполнять этот документ следует тщательно и ответственно. Несовпадение информации в разных экземплярах одной спецификации и её несоответствие с основным договором может привести к признанию судом конкретной спецификации юридически несостоятельной и повлечь тяжёлые финансовые последствия для грузоотправителя и грузополучателя.
znaybiz.ru
Основные моменты
В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.
Что это такое
Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.
Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.
В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.
Стандартизированный вид спецификации не предусмотрен законодательными актами, поэтому партнеры оформляют ее в свободной удобной форме.
Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:
- номер документа;
- наименование поставляемой продукции согласно накладной;
- указание ГОСТов продукции;
- единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
- сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).
Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.
О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.
Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.
Существуют следующие виды документов:
| Спецификация в качестве неотъемлемой части договора | Являющаяся приложением к соглашению |
| Спецификация как часть расчетной документации | Прилагаемая к счету-фактуре |
| Отгрузочная товарно-сопроводительная спецификация | Оформляемая к каждой поставляемой партии продукции |
Назначение документа
Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.
Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.
Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.
Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.
Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.
В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.
В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.
Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.
Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.
Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.
Правовая база
Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.
Прочие нормативные документы в данной сфере:
- ФЗ “О стандартизации”;
- ФЗ “ О защите прав потребителей” (для продукции, которая покупается для будущей реализации в розничной торговле).
Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.
В ст. 429.1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.
Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.
В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.
Как составить бланк спецификации к договору поставки товара
В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.
А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.
Когда возникает необходимость
Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.
Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.
В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.
В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.
В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.
Кто этим занимается
В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.
При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.
Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.
При децентрализованном методе каждый менеджер занимается ведением переговоров с заказчиками и поставщиками самостоятельно.
Однако даже в случае, когда на фирме используется такой подход, хранение всей документации, договоров и спецификаций должно осуществляться в одном месте — у секретаря, в юридическом отделе и т.д.
В большинстве ситуаций компании начинают ведение договоров со второго способа.
Ведь если сама фирма состоит всего из нескольких сотрудников и менеджеров, нецелесообразно создавать отдельное подразделение для заключения соглашений и сопутствующей документации.
Однако в дальнейшем компании переходят на централизованный способ по мере роста и расширения.
Порядок заполнения (образец)
Утвержденной на государственном уровне формы спецификации не существует, поэтому стороны оформляют ее в свободной форме на страницах формата А4.
Рекомендуется указывать в спецификации такие существенные данные, характерные для образца спецификации к договору поставки строительных материалов и прочих товаров и продукции:
| Дата оформления | В шапке документа и его порядковый номер |
| Указание номера договора поставки | К которому данная спецификация является приложением |
| Названия поставщика и заказчика | Их четкие реквизиты и сведения ответственных представителей |
| Дата оформления документа | И временные сроки поставки товара заказчику |
| Технические параметры | Поставляемой продукции |
| Приложенная документация | И прочие существенные параметры сделки |
На момент осуществления поставки и предоставления заполненной спецификации ответственные стороны скрепляют документ подписями и печатями.
Если предприятия представляют официальные представители, понадобится нотариально заверенная доверенность.
В основном в документе используются таблицы, где удобно прописывать значимые параметры поставляемой продукции.
Число граф и строк определяется в индивидуальном порядке, исходя из количества наименований и особенностей продукции.
К примеру, образец спецификации к договору поставки мебели включает перечень составных элементов гарнитуров или мягкой мебели с детальными характеристиками.
В таблице необходимо прописать:
- порядковый номер продукции;
- полное наименование;
- единица измерения;
- ГОСТ продукции;
- цена за единицу товара;
- общая стоимость, которая указывается как без НДС, так и включая данный налог.
Этот документ выступает инструментом для идентификации и конкретизации определенного товара.
По этой причине спецификация может корректироваться на протяжении срока действия договора поставки в качественном и количественном измерении.
Требования, обязательные для выполнения при составлении спецификации:
- в соглашении должна быть ссылка или уведомление о приложении в виде спецификации под конкретным порядковым номером;
- она должна быть оформлена на отдельной странице и подписана до момента поставки и получения продукции;
- продукция, прописанная в спецификации, должна быть согласована между партнерами;
- в документе должны быть подписи обеих сторон, иначе он не будет иметь юридической силы;
- обязательное подписание бумаги в 2 экземплярах.
Можно ли вносить изменения
В процессе осуществления поставок происходят различные ситуации, когда требуется внесение изменений в спецификацию.
Обстоятельств и причин для этого может быть множество, к примеру задержки поставок в силу определенных факторов или отмена некоторых позиций из списка.
В случае возникновения надобности внесения изменений в оформленную спецификацию нужно учитывать, что данный документ выступает частью соглашения.
Согласно ст. 452 ГК РФ спецификация к соглашению поставки продукции представляет собой приложение к соглашению и наделена правовой силой, вследствие чего в нее допускается внесение изменений и расторжение по аналогичной схеме, как само соглашение о поставке.
Видео: договор и спецификация для Реализации товаров и услуг
При необходимости внести изменения данный факт должен быть согласован сторонами и закреплен письменно в обязательном порядке.
После достижения взаимной договоренности и согласия касательно изменений нужно оформить новый документ или внести корректировки в уже существующий.
В документе с изменениями нужно прописать следующую информацию:
- стороны пришли к решению о внесении изменений в спецификацию №;
- прописать дату оформления прежней спецификации;
- указать номер соглашения о поставке, к которому прилагается спецификация;
- определить суть корректировок, внести изменения, указать редакцию нового документа.
Как передать партнеру
В основном оформление и подписание соглашения осуществляется при персональном присутствии обеих сторон – поставщика и заказчика.
Спецификациями партнеры обмениваются по электронной почте, поскольку данный метод является наиболее удобным и оперативным.
При этом нужно принимать во внимание наличие доказательств, что электронный почтовый ящик действительно числится за второй стороной соглашения.
Оптимальным вариантом станет указание данного почтового адреса в соглашении в части реквизитов сторон.
Мы рассказали вам о понятии и особенностях спецификации к договору поставки, рассмотрели правила и требования к ее заполнению и составлению.
Спецификация, как и договор поставки, наделена правовой силой, поэтому к ней предъявляются аналогичные правовые требования, то есть она должна содержать подписи и печати сторон для подтверждения ее легитимности.
jurist-protect.ru
Когда нужна спецификация к договору поставки: пример
Статья 429.1 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать рамочный договор (договор, устанавливающий общие условия отношения сторон, которые затем конкретизируются в иных документах). Эта форма отношений удобна для длительных договоров поставки партиями.
В качестве документа, конкретизирующего условия договора, нами предлагается спецификация к договору поставки. Это краткое соглашение, являющееся частью рамочного договора. В нем обязательно предусматривается состав партии поставки (количество, ассортимент, цена товара), иногда другие условия (адрес склада грузополучателя, срок поставки и др.)
Конечно, можно предусмотреть в договоре, что предмет согласуется в товарных накладных и счетах-фактурах. Однако эти документы передаются непосредственно при исполнении обязательств по конкретной партии, а значит, лишают контрагентов возможности переговоров, заставляя покупателя принимать товар «как есть», а продавца – ждать оплаты в «разумный срок».
Примеры договоров поставки, условия которых рекомендуется конкретизировать спецификациями:
- контрагенты – крупные компании, подразделения которых (а значит, грузоотправитель и грузополучатель по договору) разбросаны по стране или миру;
- важны требования к качеству, а описать их одной фразой (с целью указания в накладной или рамочном договоре) затруднительно, например, для образца договора поставки оборудования со спецификацией;
- цена на товар зависит от рынка и постоянно «скачет».
Форма спецификации для договора поставки: скачать бланк бесплатно
Спецификация – документ, родившийся на практике. Его содержание обусловлено назначением. Так, в спецификации обязательно указывается:
- частью какого рамочного договора она является (позволяет применить к данной партии товара правила договора поставки);
- состав партии товара.
Документ подписывается обеими сторонами и хранится вместе с договором.
Скачать образец спецификации можно по этой ссылке: Образец спецификации к договору поставки продукции.
Таким образом, образец спецификации к договору поставки разрабатывается вместе с типовым договором и является удобным инструментом согласования предмета, сроков, адресов поставки для отдельной партии товара.
rusjurist.ru