Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.
Основные этапы оформления работников
Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.
- Подготовительный этап
От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:
- удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
- свидетельство о пенсионном страховании;
- дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
- трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
- соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
- уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.
В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.
- Оформление заявления на работу
При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).
- Информирование
В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):
- оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
- информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
- внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.
- Оформление договора
Трудовой договор подписывается с работником сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.
Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.
- Получение сотрудником второго экземпляра договора
Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.
- Работодателем оформляется приказ о приеме кандидата на работу
Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.
- Информирование работника о приказе
Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).
- Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы
Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.
- Личная карточка сотрудника
Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.
Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу
В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.
В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.
Трудоустройство бывшего государственного служащего
Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется.
к указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.
Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.
ipshnik.com
Что говорит закон?
Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:
- Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
- Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
- Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.
Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.
Правила и порядок приема на работу
Для того чтобы ускорить оформление соискателей и не ошибиться при этом, следует придерживаться общей схемы приема на работу и стандартного перечня документов.
Общая схема
Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:
- Проверка предоставленных соискателем документов. В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
- Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
- Согласование и подписание трудового договора. Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
- Подготовка приказа о приеме на работу: для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а. Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада;
наличие испытательного срока; должность, отдел. - Оформление личной карточки по форме №Т-2. На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
- Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.
Общий список документации
Представитель организации вправе требовать определенный законом перечень документов от соискателя, однако, на практике сотрудник кадровой службы может запросить и иные бумаги.
| Обязательные документы согласно 65 статье ТК РФ | Дополнительные сведения и справки |
| паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) | идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) |
| трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) | подтверждение регистрации |
| документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) | медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить) |
| страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | рекомендательные письма |
| для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета (военный билет) | заявление о приеме на работу |
Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.
Особенности
Приведем ряд нюансов порядка оформления при устройстве на работу как в стандартных ситуациях, так и при найме персонала отдельных категорий.
Сведения позволят не нарушить требования законодательства страны и не ущемить права кандидатов.
В стандартной ситуации
При приеме на работу соискатель вправе самостоятельно предъявить документы установленной формы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда:
- справка об инвалидности;
- свидетельства о рождении ребенка или о заключении брака;
- справка о беременности.
В случае если такие документы не предоставлены кандидатом, то работодатель принимает его на стандартных условиях и не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых.
Дистанционные работники
При найме удаленного сотрудника документы оформляются в электронном виде, трудовой договор дистанционного работника подписывается также дистанционно.
Такую возможность дает использование работодателем и специалистом электронных подписей.
Копии документов соискателя, предварительно заверенные у нотариуса, высылаются почтовыми службами.
В дальнейшем по требованию сотрудника организация может отправить ему бумажный экземпляр трудового договора или приказа о приеме на работу.
Пример:
Московская фирма ООО «Лотос» оформляет на удаленную занятость программиста Николаева Н.Н. из Хабаровска. Заверенные копии документов, отправленные кандидатом по почте, дойдут до отдела кадров в течение 1–2 недель. Для ускорения приема на работу Николаев Н.Н. отправил копии необходимых бумаг по интернету, защитив их цифровой подписью. В этот же день аналогичным способом был подписан трудовой договор в электронном виде, сотрудник был официально оформлен.
При этом закон допускает не вносить сведения о дистанционной занятости в трудовую книжку. Поэтому работник может не отправлять данный документ.
Важно: работодатель не обязан возмещать специалисту стоимость электронной подписи, однако, это можно предусмотреть в условиях трудового договора.
Медицинские работники
Оформление приема на работу такой категории сотрудников требует учета ряда особенностей:
- Обязательное наличие документов о медицинском образовании: диплома; действующих сертификатов, лицензии специалиста; протокол специального экзамена, в случае если кандидат получил квалификацию за рубежом.
- Указание места работы и должности согласно установленным государством правилам. При неправильном или произвольном указании должности теряются льготы, которые соответствуют статусу медицинского работника (например, право на досрочный выход на пенсию).
- Прохождение обязательных обследований здоровья.
К индивидуальному предпринимателю
При оформлении первого сотрудника индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию как работодатель в 2-ух инстанциях:
- Пенсионный фонд (в течение месяца с момента подписания первого трудового договора);
- Фонд социального страхования (за 10 дней после заключения трудового договора).
После этого индивидуальный предприниматель получает реквизиты для перечисления взносов за свой персонал.
В остальном порядок оформления документов аналогичен общей схеме приема на работу.
Материально-ответственные лица
При оформлении таких сотрудников представитель организации вправе заключить договор полной материальной ответственности.
По документу специалист обязан возместить причиненные убытки компании, если они произошли по его вине.
Такой договор имеет законную силу при выполнении следующих условий:
- достижение сотрудником совершеннолетнего возраста;
- должность и обязанности специалиста предусматривают работу с различными ценностями и входят в перечень Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002.
Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85
Несовершеннолетние граждане
При оформлении сотрудников, не достигших 18-ти лет, к перечню обязательных документов добавляются:
- заключение о прохождении обследования здоровья (проводится за счет работодателя);
- согласие родителей или попечителей на трудоустройство (в случае если кандидату 14–16 лет).
Важно: работа не должна быть вредной для здоровья и основываться на физическом труде.
Несовершеннолетним специалистам не устанавливается испытательный срок.
Осужденные
Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:
- место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
- работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
- осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
- представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.
Полезно знать: компания не может необоснованно отказать в приеме осужденного, так как в таком случае инспекция может обратиться в прокуратуру. При исправительных работах труд специалиста оплачивается, обязательные работы проходят на безвозмездной основе.
Мигранты
Прием на работу сотрудников такой категории проходит по стандартной процедуре.
Список необходимых документов при оформлении мигрантов дополняется:
- патентом на разрешение работать на территории страны (сроком не менее 3 месяцев);
- миграционной картой;
- подтверждением регистрации по месту пребывания.
Важно: трудовой договор с мигрантами заключается на срок действия разрешения на работу.
Таким образом, перед оформлением нового сотрудника следует определить, принадлежит ли он к массовой категории или относится к особой группе.
В первом случае избежать ошибок поможет следование общей схеме приема на работу, во втором варианте важно акцентировать внимание на отличиях в пакете документов и процедурах приема.
kadriruem.ru
Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы
При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»). Без них прием на работу не состоится.
Данные документы являются приложением к заявлению о приеме на работу, которое пишет сотрудник (подробнее об этом см., «Заполняем заявление о приеме на работу (образец 2017)»).
Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных
Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).
Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами
Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы компании, можно заключить трудовой договор, издать приказ о приеме и оформить другие необходимые документы (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).
Шаг 4. Заключаем трудовой договор
После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:
- трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., «Заключаем трудовой договор с работником (образец 2017)»);
- типовым трудовым договором (подробнее об этом см., «Заключаем типовой трудовой договор с работником»).
Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве
Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.
Шаг 6. Оформляем личную карточку
Следующим шагом процедуры приема на работу является оформление личной карточки работника. Личная карточка – это основной кадровый документ, содержащий всю необходимую информацию о сотруднике (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2017)»).
Шаг 7. Вносим запись в трудовую книжку
Последним этапом оформления приема на работу по ТК РФ является внесение записи в трудовую книжку (подробнее об этом см., «Трудовая книжка запись о приеме не работу (образец)»).
blogkadrovika.ru
Определение
Прием на работу – это процесс трудоустройства конкретного человека на определенную должность. Она представляет собой написание заявления, подписание договора, заполнение личной карточки и оформление целого пакета документов, без которого новый сотрудник не сможет вовремя приступить к выполнению своих обязанностей.
Кто принимает решение о трудоустройстве?
Закрытию любой вакансии предшествует большой труд кадрового работника.
Он отбирает кандидатов.
Проводит многочисленные собеседования, тестирует наиболее подходящих соискателей, проверяет их профессиональную пригодность.
Тесно взаимодействует с начальником структурного подразделения, чтобы подобрать максимально подходящего работника.
Но все же окончательный вердикт о том, кого брать на работу, принимает не кадровик, а руководитель. Лишь его разрешающая виза дает основание для подготовки приказа о приеме.
Основания
Образец трудового договора вы можете скачать тут.
Но спешит отказываться от заявления все же не стоит. С его помощью легче инициировать процесс приема сотрудника. Собственноручно написанное заявление о приеме на работу.
Завизированное всеми заинтересованными в сотруднике лицами, в том числе руководителем организации – удобный документ для налаживания вопросов, возникающих во время процедуры приема на работу. Волеизъявление соискателя, согласие работодателя – все в одном месте.
Бланк заявления для приема на работу вы можете скачать здесь.
Этапы процесса трудоустройства
Как осуществляется прием на работу? Что нужно?
Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности:
- Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).
- Предоставление документов.
- Ознакомление с инструкциями.
- Подписание договора.
- Издание приказа.
- Запись в трудовую книжку.
- Формирование личного дела.
Давайте рассмотрим все этапы приема на работу по отдельности:
Написание заявления
Прием сотрудника на работу начинается с того, что человек изъявляет свое желание работать в конкретной организации путем написания заявления.
Его содержание не регулируется нормативными документами.
Так как он не обязателен, в отличие от договора.
Принято, что в заявлении указывают должность, на которую соискатель претендует, структурное подразделение и желаемую дату начала работы.
Визируется у начальника, в подчинении которого сотрудник планирует трудиться, отписывается директором в отдел кадров.
Получение необходимых документов от кандидата
Трудовой кодекс приводит исчерпывающий список документов, требуемых для оформления сотрудника:
- Паспорт, СНИЛС.
- Трудовая книжка. Заводится на предприятии, если человек ранее не был трудоустроен.
- Военный билет для военнообязанных.
- Документы, способные подтвердить образование, уровень квалификации соискателя.
Для отдельных должностей предусмотрены дополнительные документы:
- Справка об отсутствии судимости для желающих поступить в сферу деятельности, куда не принимаются люди с уголовным прошлым.
- Водительское удостоверение для профессиональных водителей.
- Справка об имущественном положении для служащих.
Отсутствие других документов не станет препятствием для заключения трудовых отношений.
В отдельных случаях у будущего сотрудника работодатель обязан затребовать медицинскую справку:
- Оформление несовершеннолетнего.
- Деятельность в пищевой промышленности, сфере общепита.
Ознакомление с локально-нормативными актами
Должностные обязанности, как и многие локальные акты, предъявляются заранее.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с с локально-нормативными актами.
Работник должен увидеть и прочитать их еще в качестве соискателя и подтвердить факт ознакомления своей подписью.
Это важный момент. Если дата ознакомления будет стоять позже даты договора, то при возникновении спорных вопросов, работодателю придется искать оправдательные документы, почему он не выполнил свои обязательства вовремя.
Будущий работник, до преступления к выполнению своих обязанностей, должен представлять, что его ожидает, какие требования в трудовом коллективе предъявляют к сотрудникам.
При этом не стоит предъявлять работнику все имеющиеся локальные акты. Необходимо ознакамливать лишь с теми, которые касаются его будущей работы:
- правила внутреннего трудового распорядка в соответствии ч.3 68 статьи ТК РФ;
- положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Должностная инструкция, коллективный договор, положение о социальном обеспечении, информационной безопасности есть не в каждой организации. Ознакамливают с ними только при их наличии.
Заключение
Ст. 67 Трудового кодекса гласит, что:
- форма трудового договора только письменная, устный вид не допускается;
- составляется не менее чем в 2-х экземплярах;
- подписью работника заверяется факт получения им своего экземпляра.
Следующие позиции всегда должны присутствовать в договоре:
- Место работы. Указывается юридический, фактический адрес, где работник будет трудиться, наименование отдела.
- При наличии должностных обязанностей дается отсылка на них, при отсутствии прописывают полный перечень всех обязанностей работника.
- Размер заработной платы со всеми выплатами и добавками. Дату его выдачи.
- Режим труда, все виды отдыха сотрудника.
- Испытательный срок наличие/отсутствие.
- На какой срок заключен договор.
Обязателен ли договор о материальной ответственности?
Часто действия работодателя нарушают закон, заключая договор о материальной ответственности со всеми работниками. Но существует Перечень Минтруда, в котором приведены все наименования должностей и виды работ, предполагающие материальную ответственность. Подписание документа с лицами, занимающие другие должности, нецелесообразно. Он не имеет юридической силы, и взыскать ущерб с сотрудника не получится.
Образец договора о материальной ответственности вы можете скачать здесь.
Приказ о приеме на работу
Приказ полностью повторяет условия из трудового договора. Чаще всего приказ о приеме издается в унифицированной форме Т-1 и Т-а. Подписывается двумя сторонами. Для ознакомления дается всего три дня. Нарушение сроков – явный штраф в случае судебной тяжбы.
Образец заполнения приказа о приеме на работу унифицированной формы Т-1 вы можете скачать тут.
Как правильно составить приказ о приеме, вы узнаете в представленном видео:
Внесение записи в трудовую книжку
Время, в течение которого кадровый работник может сделать запись в трудовой, лимитирован. Дается всего пять дней.
Заполнение трудовой книжки выполняется в соответствии с инструкцией по его ведению.
Наименование должности должно точно соответствовать наименованию должности в приказе и трудовом договоре.
Четко указывается дата приема, документ-основание.
Внесения сведений в книгу учета движений трудовых книжек
Полученная от работника трудовая книжка обязательно отражается в книге учета.
В ней фиксируются основные сведения:
- Ф.И.О. владельца книжки;
- должность, на которую он оформлен;
- структурное подразделение;
- серия, номер трудовой книжки;
- серия, номер вкладыша, при его наличии;
- подпись лица, получившего документ и сделавшего запись.
Оформление Т2
Личная карточка представляет собой единую для всех форму Т2, отражающая актуальную информацию о работнике.
В ней записываются все персональные данные человека:
- Ф.И.О., год рождения, место рождения;
- паспортные данные;
- СНИЛС;
- ИНН;
- образование;
- награды;
- воинский учет (звание, категории годности, военкомат, мобилизационное предписание);
- должность.
Кадровики обязаны постоянно обновлять сведения Т2, дополняя его новыми фактами:
- переводы;
- отпуска;
- поощрения;
- изменения личных данных.
Образец заполнения личной-карточки Т-2 вы можете скачать здесь.
Осведомление военкомата
Обязательное условие приема на работу человека — соискатель должен состоять на воинском учете, работодателю необходимо затребовать его военный билет. На основании полученных данных, в местный военкомат (по прописке сотрудника) отправляются сведения. Форма уведомления единая. В ней прописывают следующую информацию:
- должность;
- структурное подразделение;
- когда принят, номер приказа.
Сведения необходимо отправить в течение десяти дней. Задержка недопустима.
- Дата приема на работу
То есть, договор заключен 16 июня и сделана приписка, что он вступает в силу в тот же день. Значит дата приема – 17 июня.
Но чаще всего в трудовом договоре дополнительно указывают, с какого дня работник приступает к выполнению своих трудовых функций. То идеальный вариант, позволяющий избежать недопониманий со стороны работника
Дискриминация
Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.
Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.
Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.
Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.
Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам, что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность.
Ответственность работодателя
Штрафы за дискриминацию возможно не столь серьезны. Индивидуальный предприниматель за неправильную вакансию заплатит до 5 тысяч рублей. Юридическое лицо будет вынуждено погасить штраф от 10 до 15 тысяч.
Тут стоит учитывать, что штраф отдельно начисляется за каждое объявление. И если работодатель ежемесячно подбирает десятки работников и каждая вакансия выложена с нарушениями, то сумма уже становится достаточно серьезной.
Отказ соискателю
Если кандидат не подходит по требованиям фирмы, и получил отказ в трудоустройстве, то он имеет право затребовать его обоснование в письменном виде.
Несоответствие деловых качеств – единственно возможный мотивированный отказ.
Все остальные причины необоснованны.
Работодатель обязан учитывать лишь деловые качества. Подписывая отказ необходимо обосновать его установленными для вакантной должности требованиями:
- общий стаж;
- опыт по профилю;
- образование.
Организация может вести свои дополнительные критерии. Для того в локальных документах необходимо зафиксировать процесс оценки профессиональных качеств.
Полезное видео
Как принять нового сотрудника на работу, как заполнить кадровые документы? Об этом вы узнаете в следующем видео:
https://youtu.be/EQ0qIzi7kI4
Заключение
Несоблюдение сроков при оформлении на работу, недокомплект документов является серьезным нарушением технологии приема на работу установленной Трудовым Кодексом. Даже смехотворное обвинение может стать причиной для серьезной проверки со стороны трудовой инспекции.
Соблюдая общие правила приема на работу сотрудников, работодатель сумеет избежать ошибок и механизм трудоустройства не будет нарушен и все пройдет легко для него и для нового работника.
moyafirma.com
ОГЛАВЛЕНИЕ
• Медосмотр при приеме на работу • Шаг 2: заключение трудового договора
• Документы для трудоустройства • Шаг 3: издание приказа о приёме на работу
• Шаг 1: ознакомление с норм. актами • Шаг 4: запись в трудовой и личная карточка
Поиск, отбор и оформление на работу персонала обычно проводится специально нанятыми для этого сотрудниками, объединёнными в кадровую службу. Однако в малых организациях зачастую кадровыми операциями приходится заниматься самому руководителю или назначенному им лицу (секретарь / бухгалтер).
Прежде чем оформлять соискателя на должность
Обычно работодатель перед оформлением трудовых отношений проверяет и анализирует информацию о будущем сотруднике. Испытание при приёме в компанию может проводиться в форме собеседования, тестовых заданий, конкурсных работ и пр. Законодательство не ограничивает нанимателя в вариантах видов предварительного общения с соискателями, но категорически запрещает отказ в приёме на должность без наличия должных оснований.
Мотивированный отказ в оформлении на работу соискателю возможен в ряде случаев, в том числе:
1) Если он младше 16 лет (ст. 63 ТК РФ).
2) Если он относится к категории лиц, работа которых по рассматриваемой вакансии прямо запрещена или ограничена Трудовым кодексом или другими законодательными актами. Например, ограничения для женщин в работе с поднятием и переносом тяжестей или недопущение несовершеннолетних к совмещению должностей, обе из которых предполагают вредный фактор производства.
3) Если его деловые качества не соответствуют требованиям нанимателя, т.е. в силу недостаточного опыта, отсутствия нужного уровня образования или личностных характеристик претендующий на должность не сможет выполнять предлагаемую трудовую функцию.
Важно! С 01.07.2016 г. наниматели должны в обязательном порядке проверять соискателей на соответствие требованиям квалификации, если такие предусмотрены профессиональными стандартами в ТК РФ и других законах или актах (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).
4) Если он не предоставляет обязательные документы, которые перечисляются в ч. 1 ст. 65 ТК РФ (см. ниже).
5) Если его состояние здоровья определяет недопустимость работы по предлагаемой должности. Соискателю можно отказать, если по результатам медицинского осмотра выявляются противопоказания или если претендующий на должность отказывается проходить обязательный медосмотр.
Медосмотр при приёме на работу
Расходы на процедуру предварительного медосмотра несёт наниматель. Он должен либо компенсировать потраченную сумму претендующему на должность, либо выдать направление на процедуру в медицинскую организацию, с которой заключён специальный договор об услугах.
Медосмотр перед оформлением на работу нужно пройти лицам, принимаемым на работу:
- с использованием компьютерной техники более 50% рабочего времени (п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, Письма Роструда от 09.10.2015 № ТЗ/20422-3-3, Минтруда от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397)
- в медицинскую организацию (ст. 213 ТК РФ, п. 15.1 СанПиН 2.1.3.2630-10);
- в косметические и парикмахерские кабинеты (п. 9.29 СанПиН 2.1.2.2631-10)
- в организации общепита и пищевой промышленности (ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Закона от 02.01.2000 N 29-ФЗ);
- вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
- связанную с движением транспорта (ст. 213 ТК РФ), в т.ч. обеспечивающие движение поездов (Постановление Правительства РФ от 08.09.1999 N 1020);
- в организации, занимающиеся строительством и производством стройматериалов и конструкций (п. 13.1 СанПиН 2.2.3.1384-03, п. 13.1 СанПиН 2.2.3.1385-03);
- в область торговли (ст. 213 ТК РФ);
- в детское учреждение (ст. 213 ТК РФ);
- на подземные работы (ст. 330.3 ТК РФ);
- связанную с вредными или опасными условиями труда (по перечню из ст. 213 ТК РФ);
- несовершеннолетним (ст. 69, ст. 266 ТК РФ).
Результатом удовлетворительного медосмотра будет медицинская книжка, справка или медицинское заключение с разрешением на выполнение планируемой работы.
За допуск персонала к выполнению обязанностей без получения результата обязательного медосмотра нанимателю может грозить административная ответственность — КоАП РФ (ч. 3 и ч.5 ст. 5.27.1).
Документы для трудоустройства
Соискатель должен предоставить следующие обязательные документы (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):
1) Паспорт или справку 2П, когда паспорт находится на оформлении;
2) Трудовую книжку, кроме эпизодов:
- выхода на работу впервые;
- утери или повреждения книжки;
- приёма на работу совместителя;
- приёме на дистанционную работу, если в соглашении нанимателя и сотрудника присутствует договоренность о невнесении такой работы в трудовую;
3) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), кроме эпизодов:
- оформления на работу впервые;
- утери свидетельства.
Важно! Для сотрудника, устраивающегося на работу впервые, свидетельство ОПС и трудовую книжку должен оформить наниматель.
4) Документы об образовании и квалификации, подтверждающие наличие особых знаний, требуемых для работы по должности;
5) Документы воинского учёта – при необходимости. Причём в некоторых случаях допустимо принять на работу человека, не предоставившего военный билет, но при этом надо обязательно оповестить военкомат о заключении трудовых отношений с военнообязанным или подлежащим призыву;
6) Справку о судимости – в отдельных случаях, упомянутых в ТК РФ.
Список документов, которые надо затребовать у будущего сотрудника, иногда может быть расширен (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).
Важно! Заявление с просьбой о приёме на работу по закону необходимо писать только государственным и муниципальным служащим. Для любых других сотрудников основанием трудовых отношений станет договор, а заявление может быть написано для удобства нанимателя.
За включение в штат лиц, не предоставивших обязательные документы, работодателю грозит административное наказание — КоАП РФ (ч. 1 и ч.4 ст. 5.27).
Шаг 1 — Ознакомление с локальными нормативными актами
Ещё до непосредственного оформления в штат, будущий сотрудник должен просмотреть все обязательные внутренние документы компании, которые имеют отношение к его планируемой трудовой деятельности:
- правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) и положением об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- правилами хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
- правилами и инструкцией по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Перечень иных локальных актов, которые издаются в организации, определяется каждым нанимателем индивидуально, исходя из направления его деятельности. Так, на предприятии могут действовать и другие положения, с которыми стоит ознакомиться принимаемому на работу, например:
- положение о коммерческой тайне;
- положение об информационной безопасности;
- коллективный договор;
- положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
- положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договор о полной материальной ответственности отдельных должностей и категорий работников и др.
Кроме того, в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 есть упоминание о важности ознакомления сотрудника с его должностной инструкцией. Она может быть издана как отдельным документом, так и быть частью трудового договора.
Порядок ознакомления будущего сотрудника с внутренними документами компании не определён законодательно. Единственное обязательное условие, обеспеченное Трудовым кодексом – что сделать это надо до подписания сторонами трудового договора. На практике сложилось так, что документальным подтверждением прочтения сотрудником предоставленных актов является его личная подпись с датой и расшифровкой:
- либо в журнале или реестре ознакомления;
- либо на отдельных листах ознакомления, подшиваемым к самим локальным актам.
Как вариант, отметку об ознакомлении с перечнем локальных актов можно включить в текст заключаемого в дальнейшем трудового договора.
За непроведение своевременного ознакомления работников с необходимыми документами наниматель может быть привлечён к ответственности в соответствии с КоАП РФ (см. таблицу выше). Как доказывает судебная практика, отсутствие подписи ознакомления также может послужить оправданием сотруднику, нарушившему внутренний трудовой распорядок, и помочь ему избежать взыскания в случае прогула, нанесения ущерба имуществу или иного проступка.
Шаг 2 — Заключение трудового договора
Письменное соглашение между нанимателем и сотрудником составляется с целью документального фиксирования прав и обязанностей сторон, однако, если какой-то предусмотренный законодательством момент не упомянут непосредственно в тексте договора, это не может обнулить его действие (ч. 5 ст. 57 ТК РФ).
Форма договора может быть произвольной, но в ней должны содержаться обязательные условия и сведения, упомянутые в ч. 1 и ч.2 ст. 57 ТК РФ:
- ФИО сотрудника и информация о его удостоверении личности;
- полное наименование и ИНН нанимателя;
- место и дата подписания трудового соглашения;
Важно! Трудовой договор может быть заключён в любой день, включая выходные и праздники. При этом начать работу сотрудник должен будет в соответствии с назначенным графиком, и день выхода на работу тоже может быть официально нерабочим (ст. 111, 113 ТК РФ).
- планируемое место работы;
- название должности или специальности сотрудника;
Важно! Необходимо, чтобы должность по наименованию полностью соответствовала единице, установленной в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 5 письма Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1), и повторяла точную формулировку из Единого квалификационного справочника работ и профессий рабочих.
- дата, с которой сотрудник приступит к выполнению обязанностей;
Важно! Если дата начала работы в тексте не прописана, то первым днём выполнения трудовой функции должен стать следующий рабочий день после вступления договора в силу (ч. 3 ст. 61 ТК РФ).
- график работы, если для названной должности он отличается от общего внутреннего распорядка;
- характер работы, если он отличается от общего – например, разъездной;
- размер заработной платы, прочие гарантии и компенсации, включая условие об обязательном социальном страховании;
Важно! В тексте договора лучше указать конкретную сумму оклада или предусмотренной тарифной ставки. В случае включения в текст вместо этого фразы «согласно штатному расписанию» повлечёт за собой обязательное приложение «штатки» к договору, а обо всех изменениях документа, даже не касающихся сотрудника, придётся его уведомлять.
- условия труда на рабочем месте.
Если уже после подписания выяснилось, что в тексте отсутствуют какие-то из обязательных условий или сведений, то это не аннулирует договор, а лишь требует его доработки. Чаще всего дополнение текста недостающей информацией проходит в форме составления дополнительного соглашения, объявляемого частью основного договора.
Если текст договора предусматривает дополнительные условия из перечня ч. 4 ст. 57 (например, об испытании или обязанности отработать период после обучения), то нужно следить за тем, чтобы указанные условия не ущемляли права работника, гарантированные ему трудовым законодательством и локальными нормативными актами. Так, например, предусматривая в договоре период испытательного срока, надо следить, чтобы он не превысил трех месяцев (кроме случаев из ч. 5 ст. 70 ТК РФ), а условие испытания не было назначено лицам, перечисленным в ч. 4 ст. 70 ТК РФ.
Большинство заключаемых трудовых договоров не содержат указания на срок действия и, по сути, являются бессрочными. Если у нанимателя есть желание и основание на установление срочных трудовых отношений, то он обязательно должен включить это условие в текст договора.
Номер трудового договора не является его обязательным реквизитом, но для удобства документооборота возможно ведение нумерации договоров. В письме Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 приводится пример, в котором в качестве номера выступает набор цифр, состоящий из сквозного порядкового номера самого договора и месяца-года его подписания.
Обязательность печати нанимателя на договоре тоже не закреплена законодательно. На практике почти всегда работодатели проставляют оттиск своей печати на документах, что не является нарушением и вполне может быть использовано как дополнительный гарант безопасности в документообороте компаний.
Договор составляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. О получении своего экземпляра сотрудник должен поставить подпись на экземпляре работодателя. Изменение условий документа впоследствии возможно, но на это будет требоваться согласие обеих подписавших сторон. Факт заключения договора желательно зафиксировать в журнале регистрации трудовых договоров компании. Ведение подобной книги может обеспечить нанимателю в дальнейшем доказательство факта существования заключенного трудового договора.
За любое из нарушений в области надлежащего оформления трудового договора наниматель может понести административную ответственность — КоАП РФ (ч. 3 и ч.5 ст. 5.27).
Шаг 3 — Издание приказа о приёме на работу
Далее руководитель издаёт распоряжение о приёме сотрудников на работу, основанием которых становится подписанный сторонами договор. Приказ издаётся в единственном экземпляре. По просьбе сотрудника ему выдаётся копия. При формировании распоряжения руководителю можно использовать форму как унифицированную (№ Т-1), так и разработанную самостоятельно и закреплённую в учётной политике.
Важно! Госкомстат России среди унифицированных форм предусматривает форму приказа № Т-1а, который позволяет одновременное оформление группы сотрудников. Однако чтобы при ознакомлении с документом нескольких работников не разглашать тайну их персональных данных, в т.ч. уровня доходов, использовать такую форму нежелательно и лучше оформлять на каждого нового сотрудника отдельный приказ.
При заполнении формы распоряжения нужно учитывать, что содержание приказа не должно противоречить тексту договора (ч.1 ст. 68 ТК РФ), а также:
- наименование работодателя должно быть взято из учредительных документов;
- информация об отделе и должности должна совпадать с соответствующими данными штатного расписания компании;
- сведения о суммах зарплаты должны соответствовать сведениям из штатного расписания;
- информация об испытательном сроке включается в текст приказа, только если условие о его наличии предусмотрено трудовым договором;
- распоряжение может подписать не только руководитель компании, но и другое уполномоченное на то лицо.
Обеспечить наличие подписи работника на приказе желательно сразу после его оформления, но однозначно в течение следующих трёх дней после начала выполнения сотрудником своих должностных обязанностей.
ip-spravka.ru
Испытательный срок при приеме на работу
Все данные, которые работник предоставляет в компании во время приема, не позволяют полностью сложить впечатление о фактических навыках и способностях этого сотрудника.
Испытательным сроком называется период, в течении которого за работой сотрудника производится наблюдение с целью определения его знаний, навыков, способностей.
По соглашению сторон может устанавливаться испытательный срок при приеме на работу. Законодательство требует, чтобы трудовой договор, составленный с сотрудником компании, в обязательном порядке при установлении испытания содержал информацию о нем.
Если условие об этом не отражено в контракте, то до того как работник начнет работать, это условие можно ввести дополнительно специальным соглашением. Если это не сделать, то ни о каком испытательном сроке для работника не может идти речи вообще.
Испытание должно быть прописано также в распоряжении, которое составляется, когда осуществляется оформление сотрудника на работу.
Во время действия такого периода каждая сторона получает право расторгнуть действующие трудовые отношения по упрощенной процедуре. Срок испытания, который устанавливается поступившему на работу человеку, по общим правилам, не может быть более трех месяцев.
Для руководящего персонала в соответствии с законодательством он может быть определен на период до шести месяцев. Если работник принят в компанию по контракту с определенным сроком действия от двух месяцев до полугодия, то испытание может быть ему установлено на период до двух недель.
К таким работникам относятся:
- Сотрудницы в положении.
- Работники, не достигшие 18 лет.
- молодые специалисты пришедшие сразу после учебы.
- Поступившие по срочному трудовому договору на период до двух месяцев,
- Выбранные по конкурсу
- И т. д.
Можно ли принять сотрудника в выходные дни
Законодательство при регулировании трудовых отношений не устанавливает запрет на оформленных людей в компанию в нерабочие дни. Поэтому на вопрос, можно ли принять сотрудника на работу в выходной день или в праздничный, существует положительный ответ.
Надо учитывать, что приемным на работу днем является день, с которого сотрудник числится в штате компании. Он указывается в трудовом контракте и приказе на прием. Работник может начать выполнять обязанности в ближайший рабочий день.
Не стоит забывать про сменные графики, при которых работник может выходить на работу в выходные и праздничные дни. В этом случае день приема на работу и фактическое ее начало будут совпадать.
Прием сотрудника на работу пошаговая инструкция с подробным описанием
Кадровому работнику нужно точно знать, как принять на работу сотрудника. Пропуск одного из этапов может в дальнейшем повлечь наложение на организацию штрафов.
Шаг 1. Получить заявление о приеме на работу
После того, как будущему работнику сообщили о желании принять его, ему нужно составить заявление о приеме на работу. В обычных компаниях это не является обязательным условием, но требуется для организаций бюджетного сектора.
Для документа нет специальной формы. Но обычно в кадровом отделе предоставляют шаблон, в который нужно внести данные о себе. Вместе с заявлением обычно требуется предоставить в организацию обязательный набор документов.
Скачать образец заявления о приеме на работу
Шаг 2. Ознакомить сотрудника с внутренними нормативными актами
Перед тем, как оформлять с будущим работником трудовое соглашение, его необходимо познакомить со всеми нормативными актами фирмы.
Для этого можно завести специальный опросный лист, на котором гражданин будет ставить свою подпись после того, как прочитает очередной документ. Также, отметку можно делать путем проставления подписи в специальном журнале.
Эта процедура проводится для того, чтобы в случае необходимости доказать, что работник был ознакомлен со внутренними локальными актами компании.
Шаг 3. Оформить трудовой договор
ТК устанавливает, что необходимо заключить с работником трудовое соглашение в течение первых трех дней с начала выполнения им трудовых обязанностей. Но даже если администрация этого не сделает, а сотрудник все равно продолжит трудиться, то будет считаться, что договор все равно заключен, только в ненадлежащей для этого форме.
Шаг 4. Зарегистрировать трудовой договор
После того, как на договоре поставили подписи обе стороны, его регистрируют в специальном журнале, присваивая следующий номер.
Если в качестве работодателя выступает физическое лицо, не оформленное как предприниматель, договор необходимо регистрировать в местных органах управления.
Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу
Основным документом, регистрирующим прием нового человека на работу, является приказ о его приеме. В дальнейшем на его основании вносятся записи в остальные обязательные документы.
В приказ переносятся все данные, указанные в трудовом соглашении. Работник должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись.
Для оформления приказа можно применять стандартную форму Т-1, или Т-1а, если оформляется сразу несколько человек. Можно также составить приказ произвольно на фирменном бланке.
Скачать бланк приказа о приеме на работу
Шаг 6. Зарегистрировать приказ
После того, как приказ сформирован, его нужно зарегистрировать в журнале учета приказов. В компании может формироваться единый журнал для всех типов оформляемых приказов, или же могут вестись отдельные регистры для приказов по персоналу, по основной деятельности и т. д.
Ведение такого журнала является обязательным и это закреплено законом. Однако четко не регулируется, в каком виде он должен оформляться. Поэтому, наряду с бумажным можно формировать и электронный документ.
Единой формы для журнала регистрации не существует — каждая компания разрабатывает ее исходя из собственных потребностей.
При регистрации в журнал переносится основная информация из распоряжения — дата, номер, вид, затрагиваемый сотрудник и т. д. Знакомить работника с этой записью не нужно.
Шаг 7. Сделать запись в трудовой книжке
По закону ответственное лицо должно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в том случае, если нанятый сотрудник проработал на новом месте более пяти дней.
Запись производится пастой темного цвета, четко и разборчиво. Никакие сокращения использоваться не должны.
Если данное место работы у гражданина первое, то работодатель должен сам открыть ему книжку. В этом случае у нового бланка сначала заполняется титульный лист, куда записываются все необходимые сведения.
Первая запись о приеме производится в присутствии самого работника. Внесенная информация заверяется подписью кадровика, и при наличии — печатью.
Внесенная запись должна содержать только информацию о должности и структурном подразделении. Эти сведения можно взять из приказа о приеме.
Шаг 8. Внести запись в книгу учета трудовых книжек
После того, как книжка передана работником своему работодателю, на последнего возлагается ответственность по ее сохранности. Для учета книжек в компании должен использоваться специальный журнал.
Закон устанавливает обязательность его применения, а форма документа разработана Минтрудом.
По записям, внесенным в книгу, можно проследить приход и выдачу документа. Для каждой книжки должна быть использована одна строка.
Шаг 9. Завести личную карточку на сотрудника
На каждого нового работника должна быть открыта личная карточка сотрудника по форме Т-2. Это является обязательным, и часто при проверке контролирующие органы запрашивают эти документы. Форма карточки может быть изменена с учетом особенностей работы компании, но обязательные реквизиты все равно должны в ней присутствовать.
Заполнять карточку можно на компьютере, либо распечатанный бланк ручкой от руки. В связи с тем, что сведения, указанные в карточке, относятся к персональным данным, то их необходимо хранить в специальных шкафах, которые запираются на ключ, либо на компьютере с парольной защитой.
Для карточки не установлен точный срок, когда ее необходимо составить. Обычно кадровик это делает сразу после составления приказа на прием.
Как правильно оформить личную карточку. Скачать бланк
Для внесения данных в карточку используются следующие источники:
- Приказ о приеме на работу;
- Документ, определяющий личность;
- Трудовая книжка;
- Бланки ИНН и СНИЛС;
- Документ воинского учета;
- Документ подтверждающий образование;
- Другие документы, предоставленные работником.
Шаг 10. Оформить личное дело
В срок семь дней с момента приема сотрудника на работу, на него нужно открыть личное дело. Для того, чтобы это сделать, на обложке отдельной папки записываются полные Ф.И.О. работника, дата открытия дела, порядковый номер. В течение всего периода работы сюда прикрепляют документы, относящиеся к нему.
Личное дело должно содержать:
- Личную карточку с фотографией;
- Автобиографию;
- Копию документа об образовании;
- Заявления за все время работы;
- Копии приказов по работнику;
- Трудовой контракт с работником;
- Должностную инструкцию;
- Отзывы, рекомендации, характеристики;
- Иные другие документы.
Документы при приеме на работу – что можно запрашивать, а что нет
Обязательные документы
Документы при приеме на работу, которые нужно обязательно предъявлять, включают в себя:
- Паспорт, или другой документ, которым можно удостоверить личность. Несовершеннолетние без паспорта могут предъявлять свидетельство о рождении. Если паспорт на замене, используется временное удостоверение.
- Трудовая книжка. Это основной документ, фиксирующий стаж работника. Книжку можно не приносить, если идет трудоустройство по совместительству, либо если это первое место работы. В последнем случае обязанность открыть книжку возлагается на работодателя.
- Свидетельство СНИЛС. Не предъявляется, если это первое место работы — работодатель также оформляет его самостоятельно.
- Документ воинского учета. В зависимости от статуса, предъявляется военный билет либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву.
- Документ об образовании, квалификации и т. д. Может предъявляться диплом среднего или высшего образования, аттестат, свидетельство о получении квалификации и другие аналогичные документы.
- Справка об отсутствии судимости. Предъявляется при трудоустройстве на должности, которые не опускаются граждане с судимостью.
Дополнительные документы
При трудоустройстве в определенные отрасли, либо на определенные должности, работодатель может попросить предоставить дополнительные документы. Он это делает во исполнение требований федеральных законов, указов Президента и других нормативных государственных актов.
К ним относят:
- Справка об условиях труда на основном месте — если работник устраивается по совместительству на место со вредными и опасными условиями трудовой деятельности;
- Медицинское заключение о состоянии здоровья — нужно предоставлять, если гражданин устраивается в Наркологический контроль, на гражданскую службу либо будущий работник является несовершеннолетним.
- Справка о размере доходов и имеющемся имуществе — если гражданин устраивается на гражданскую службу или замещение должности в муниципальной службе, и данная должность включена в отдельный перечень.
Следующие документы не являются обязательными, но их предоставление даст возможность работнику получить некоторые льготы:
- Справка об имеющейся беременности для женщин;
- Справка о составе семьи;
- Копии свидетельств о рождении детей;
- Справки о полученных доходах с предыдущего места работы по форме 182-Н.
Какие документы работодатель не вправе требовать
Некоторые документы работник кадрового отдела может потребовать предоставить при приеме, а в случае отказа это сделать — не принимает на работу. Однако это незаконно, и легко может оспариваться в суде.
К таким документам относят:
- Документ, подтверждающий регистрацию. ТК не устанавливает правило, по которому организация обязана следить за регистрацией своего работника по месту его пребывания. Точно также, как компания не может устанавливать преимущества в оформлении для тех граждан, которые проживают в определенной местности, либо имеют там официальную регистрацию. Компания не имеет права отказывать в приеме тем работникам, у которых нет регистрации по адресу проживания, нахождения, либо по месту нахождения фирмы.
- ИНН. Фирма не имеет права требовать предоставления ИНН, поскольку он не устанавливается трудовым законодательством как обязательный.
buhproffi.ru