Под определением «кассовый ордер» подразумевается документация, которая одновременно подразумевает под собой Приказ кассиру от главного бухгалтера либо непосредственного руководства относительно приема/предоставления наличных финансовых средств. Необходимо понимать, что кассовые ордера являются не только документацией по учету кассовых операций, но и дополнительно являются инструментами контроля непосредственного кассира.
Ревизионное значение данная документация приобретает при возникновении недоразумений с остаточной суммой по кассе.
Можно с уверенностью говорить о том, что расходный ордер относится к первичной документации кассовой дисциплины. Он может применяться в процессе предоставления денежных средств из кассы предпринимателя либо компании. При этом сформированный документ должен оставаться в кассе по завершению предварительной регистрации в регистрационном журнале, который составлен по форме КО-3.
Важно помнить, что в процессе составления документа категорически запрещается допускать какие-либо ошибки и опечатки, в противном случае разногласия с контролирующими органами неизбежны.
Требования
Согласно законам РФ, основные требования заключаются в следующем:
- полные инициалы получателя обязательно должны совпадать с теми, которые указаны в документе по форме КО-2;
- размер денежных средств к предоставлению не может превышать 100000 рублей, в противном случае операция происходит по безналичному расчету;
- получатель денежных средств персонально должен указать буквами размер к получению, а также поставить дату и подпись.
Все сведения, которые указаны на получателя в доверенности, должны в обязательном порядке совпадать с информацией, отображенной в документе по форме КО-2.
Предоставление финансовых средств для потребностей компании наемным рабочим осуществляется исключительно при условии составленного заявления, в котором должна находиться подпись непосредственного руководства личной ручкой относительно размера денег и периода.
Дополнительно документ заверяется подписью с отображением периода подписания заявления, причем подотчетные лица должны будут отчитаться в кассу на протяжении 3 календарных дней по завершению периода выдачи.
Предоставление финансовых средств под отчет осуществляется исключительно после полного закрытия долговых обязательств по предыдущим полученным суммам.
Как правильно заполнить
В верхней части документа в поле «Компания» необходимо прописать полное наименование фирмы и ее структурное подразделение. В случае отсутствия структурного подразделения, во втором поле нужно поставить почерк.
В разделе «Коды» в верхнем правом углу отображается код ОКПО из информационного письма Госкомстата, предоставленного организации в процессе регистрации.
В поле «Нумерация документации» отображаются сведения относительно регистрационного номера и времени в формате ДД.ММ.ГГГГ из журнала КО-3. Время в журнале должно отображать период предоставления финансовых средств на руки из кассы компании. Что касается полей «Дебет» и «Кредит», они обязательно заполняются исключительно бухгалтерами.
В поле «Дебет» отображается код структурного подразделения в том случае, если финансовые средства предоставляются исключительно в структурном подразделении компании. Дополнительно в этом поле отображается код аналитического учета, однако, при условии использования компанией подобной кодировки, в противном случае нужно ставить прочерк.
В поле «Кредит» осуществляется фиксация номера счета, по кредиту которого осуществляется предоставление финансов. В поле «Сумма, руб. коп.» отображается исключительно цифрами сумма, которая предоставляется из кассы.
В том случае, если компания утвердила персональную систему кодирования, возникает необходимость в заполнении графы «Код целевого назначения».
В графе «Предоставить» необходимо указать полные инициалы рабочего исключительно в родительском падеже, которому предоставляют деньги.
По графе «Основания» отображают содержание денежной операции, к примеру, командировочные затраты либо же предоставление под отчет.
В поле «Размер» с заглавной буквы необходимо прописью указать размер предоставляемых денег. Причем копейки должны быть отображены только цифрами.
В поле «Приложение» в обязательном порядке перечисляется вся без исключения первичная документация, на баз которой предоставляются деньги. Если средства предоставляются рабочему посторонней фирмы, то к расходному ордеру следует приложить нотариально составленную доверенность на получение денег.
В графе «Получатель» лицо, которое получило деньги, должно отобразить полный размер денежных средств прописью, причем копейки только цифрами. Затем нужно проставить время и подпись в специально отведенных местах.
Графу «Предоставил кассир» следует оформлять только в том случае, когда непосредственный кассир предоставил денежные средства на основании расходного кассового ордера. Обязательно уполномоченное лицо должно поставить подпись и отобразить личные инициалы. Вся без исключения документация, которая относится к сопроводительной с КО-2, должна быть помечена печатью «Оплачено».
Код целевого назначения
Необходимость в отображении кода целевого назначения возникает в тех случаях, когда финансовые средства поступили в кассу по установленному порядку целевого финансирования.
Для предоставления заработной платы, необходимо отображать такие коды целевого использования:
- 02 – начисление зарплаты и различных премиальных выплат;
- 03 – предоставление депонированной заработной платы;
- 05 – начисление финансовых средств на командировочные и хозяйственные потребности;
- 06 – начисление финансовых средств на прочие потребности;
- 16 – подтверждает факт предоставления зарплаты наемному сотруднику;
- 15 – подтверждает факт выдачи денег подотчетным лицам.
Что касается кодов целевого использования в РКО в бюджете, то они имеют вид:
- 250 – предоставление денег на безвозмездной основе;
- 230 –осуществление обслуживания долговых обязательств государству;
- 260 – подтверждение факта предоставления денежных средств в территориальное представительство Фонда социального обеспечения.
Данные коды являются основными, которые используют компании в процессе своей трудовой деятельности.
Кто подписывает и ставится ли печать
Как только рассматриваемый ордер будет зарегистрирован в специальном учетном журнале, возникает необходимость в его подписании. Это должны сделать руководители компаний совместно с главным бухгалтером.
В случае отсутствия необходимых лиц, документ может быть заверен сотрудниками, у которых есть необходимые полномочия. Необходимо помнить, что подпись руководства организации не является обязательной, если она уже фигурирует в какой-либо сопроводительной документации.
Сформированный документ должен быть передан ответственному кассиру, который проверит его на предмет достоверности указанных сведений.
Печать «Оплачено» должна быть проставлена кассиром во всей сопровождающей документации. Допускается возможность вместо печати поставить дату совершения операции (если компания не использует печать).
Как правильно заполнить ордер? Подробности — в данной инструкции.
znaybiz.ru
А вот на расходных документах штамп кассира не нужен вовсе, так как Положение № 373-П этого не требует.
С 01.06.2014 действуют указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Пунктом 4.4 Указаний № 3210-У предусмотрено, что кассир снабжается печатью или штампом, которые содержат реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Так, при приеме денег кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к нему оттиск печати (штампа) и выдает эту квитанцию вносителю наличных денег (п. 5.1 Указания № 3210-У). То есть, кассиру может быть выдан штамп, реквизиты которого на уровне нормативного акта однозначно не определены. Это может быть как штамп «Оплачено», так и штамп «Получено».
Что касается РКО, то, как и в первом случае, проставление штампа (печати) на документе Указаниями не предусмотрено. Поэтому в расходнике штамп не ставится.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Приходный кассовый ордер
При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (Рї.В 4.1 указаний Банка Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 11 марта 2014В Рі. в„–В 3210-РЈ). Этот документ оформляется в одном экземпляре.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата по договору № 123 от 12 сентября 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого сотрудника организации. Кандидатура уполномоченного сотрудника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз.В 2 Рї.В 4.1 указаний Банка Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 11 марта 2014В Рі. в„–В 3210-РЈ).
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (Рї.В 4.1 указаний Банка Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 11 марта 2014В Рі. в„–В 3210-РЈ). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (Рї.В 4.7 указаний Банка Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 11 марта 2014В Рі. в„–В 3210-РЈ).
Елена Попова
Рекомендация: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации
| Документы | Нужна ли печать | Основание |
| Финансовые документы | ||
| Документы по учету кассовых операций | Обязательна: – на последней странице кассовой книги (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. 88, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н); – на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1), которая передается вносителю денег (абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У); – в расчетно-платежной ведомости (форма Т-49), платежной ведомости (форма Т-53) – если не проставлена запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым не выданы деньги (абз. 3 п. 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) |
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, от 5 января 2004 г. № 1, приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н |
| Необязательна: на всех остальных документах. В частности, на расходном кассовом ордере (форма КО-2)* и в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) | ||
Ситуация: Как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер. Ответ на этот вопрос зависит от того, кто является покупателем товаров.
Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.», так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 18 августа 1998В Рі. в„–В 88.
Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра г. Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).  пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- основной государственный регистрационный номер.
Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства г. Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (Рї.В 6.2 распоряжения мэра г. РњРѕСЃРєРІС‹ РѕС‚ 25 августа 1998В Рі. в„–В 843-Р Рњ).
Из рекомендации «Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»
Елена Попова
Статья: Штампы на первичных документах
В каких случаях на первичных учетных документах ставится штамп «Погашено»?
Такой штамп может быть использован при оформлении кассовых операций.
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами регламентирован Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Пунктом 4.4 Указаний № 3210-У предусмотрено, что кассир снабжается печатью или штампом, которые содержат реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Так, при приеме денег кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к нему оттиск печати (штампа) и выдает эту квитанцию вносителю наличных денег (п. 5.1 Указания № 3210-У).
Таким образом, кассиру может быть выдан штамп, реквизиты которого на уровне нормативного акта однозначно не определены.
По моему мнению, это может быть как штамп «Оплачено», так и штамп «Погашено».
Упоминание о штампе «Погашено» содержится в пункте 4.5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104 (применяются в части, не противоречащей Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом из текста пункта 4.3 Типовых правил можно сделать вывод, что такой штамп проставляется на неиспользованных кассовых чеках.
www.glavbukh.ru
Здравствуйте!
Это требование было очень давно со стороны налоговиков. Сейчас это не актуально. Налоговики это требовали на местах. В нормативных документах это не устанавливалось (я имею ввиду порядок проставления печати на самом ПКО и квитанции).
Вот нормативка Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"Приходный кассовый ордер
(форма N КО-1)
Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".
В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".
Из неё следует, что печать проставляется полностью на самой квитанции. На самом приходном ордере проставление части оттиска печати не предусматривается.
www.buhonline.ru
РКО — бланк для выдачи денег из кассы
В 2017 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны только юридические лица (в т. ч. и ИП, если на него открыто юридическое лицо).
ИП без оформления юридического лица не обязаны заполнять бланки РКО, ПКО и вести кассовую книгу (такая привилегия введена с 01.06.2014).
Расходный кассовый ордер в законодательстве РФ называется так:
«Унифицированная форма № КО-2.
Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88»
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).
Особенности работы с наличными у ИП
На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).
Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:
- Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
- Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
- Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
- Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.
Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.
Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.
РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере
Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.
Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)
Примеры заполнения РКО организацией
Выдача денег под отчёт
Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:
- Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
- Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.
Выплата заработной платы из кассы предприятия
При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:
- предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
- перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
- подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
- выдача денег сотруднику;
- обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
- выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
- все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.
Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.
Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).
Можно ли править РКО
Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:
- выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
- незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).
Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.
Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.
Актуально в 2016 году.
Образцы заполнения бланков РКО
При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.
Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.
dela.biz
Приходный кассовый ордер
При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ оформляется в одном экземпляре.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте гражданину, внесшему деньги.
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер?
Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.» так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:
— полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
местонахождение;
— основной государственный регистрационный номер.
Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:
— о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
— о сроке, на который выдаются наличные деньги;
— подпись руководителя;
— дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.
1. Кассир проверяет:
— наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
— соответствие суммы цифрами сумме прописью;
— наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
— соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.
2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.
3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.
4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров
Для контроля кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), зарегистрируйте в журнале, после того как были выданы деньги. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3)?
Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено.
Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.
nalogobzor.info
Для чего нужен расходный кассовый ордер
РКО — документ, который позволяет регулировать процесс выдачи наличных денег в разных ситуациях. Расходный кассовый ордер может потребоваться для следующих операций:
- выдача зарплат работникам;
- возврат денежных средств покупателям;
- выдача денежных средств под отчётность работнику на нужды организации (например, командировочные расходы).
Какой форму РКО можно использовать
Существует специальный, законодательно закреплённый бланк этого документа.
КО-2 — это наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с Постановлением № 88. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.
Как оформить РКО
Ниже представлены основные правила и порядок оформления РКО для индивидуальных предпринимателей и организаций. А также прилагается образец этого документа.
- Существует особый пункт, где необходимо указать структурные подразделения вашей компании. Если они есть, то указываем их. Если их нет, то ставим прочерк.
- Вы должны нумеровать подобные документы в порядке последовательности их появления и заносить в специальный журнал формы КО-3.
- Не забываем заполнить графу «Код ОКПО».
- Документ составлям ровно в тот же день, в который осуществлялась выдача денежных средств. Это важно.
- Пишем рубли цифрами, копейки пишем после запятой (пример — 100,40 руб.).
- Ещё есть графа «Сумма». В ней рубли пишем прописью с заглавной буквы, копейки указываем цифрами.
- Графа «Получил» оформляем по тому же принципу.
Образец заполнения бланка РКО в 2017 году
Как должен выглядеть расходный кассовый ордер
Образец расходного кассового ордера для сдачи наличных в банк
РКО для выплаты заработной платы по ведомости
Как правильно заполнить РКО в других случаях
Кто имеет право подписать документ
Ниже представлен список должностных лиц, которые должны поставить на расходном кассовом ордере свою подпись.
- Руководитель, генеральный директор компании.
- Кассир или бухгалтер, исполняющий его обязанности.
- Получатель денежных средств.
Печать на этом документе не ставится.
Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки
В любых документах, относящихся к кассовой дисциплине, нельзя делать исправления. Вам будет необходимо создать новый кассовый ордер с соответствующей нумерацией с указанием всех проведённых корректировок.
Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие РКО
Должностные лица, допустившие оприходование денежных средств в кассу без соответствующего документального оформления, могут быть оштрафованы на сумму от 3 до 4 тыс. рублей. Юридические лица (организации) за аналогичное нарушение будут вынуждены заплатить от 30 до 40 тыс. рублей.
Расходный кассовый ордер — специальный документ, позволяющий регулировать процесс выдачи денежных средств. С его помощью можно выдать наличные под отчёт, на заработную плату, материальную помощь и по другим основаниям. Существует законодательно закреплённая форма этого документа. Необходимо внимательно изучить основные правила и порядок оформления РКО, которые обязательны для индивидуальных предпринимателей и организаций.
идея-малого-бизнеса.рф