Изменение графика отпусков

Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.

Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.

По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?

Нужно и можно ли вносить?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

Основания

Инициатива работника

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

• возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
• скорая реорганизация предприятия;
• возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
• возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
• скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
• возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Отзыв сотрудника и досрочный выход

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2018 году?

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

• в учетной карточке;
• в соответствующем табеле дней;
• в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

• Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
• Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
• Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

• Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
• Издает приказ.
• Оповещает об изменениях сотрудника.
• Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность  формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2018 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

• наименование организации;
• инициалы работодателя;
• персональные сведения;
• сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
• дату составления;
• подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

• наименование организации;
• сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
• на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Типичные ошибки

Типичные ошибки заключаются в следующем:

• при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
• отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;


• полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
• указание некорректных сведений;
• наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части —  важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
• не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
• недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.

Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.

Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.

---

buhdzen.ru

Введение

В данной секции вы узнаете точное определение графика отпусков: правила оформления и внесение изменений в него. Итак, график отпусков — это расписание плановых каникул всех сотрудников, составленное с таким расчетом, чтобы не оказалось так, что офис пуст, потому что все уехали на дачи.

График отпусков составляется кадровой службой или руководящим лицом и утверждается генеральным директором компании раз в год , обычно до первого января следующего года.

Ведение его обязательно (Федеральный закон № 402-ФЗ )- несоблюдение этого правила может повлечь ответственность за нарушения законов о труде и штраф.

Этот документ является незыблемым для всех служащих компании. Чтобы оповестить сотрудника о приближающемся отпуске составляется лист ознакомления с графиком.

В особых случаях в него вносятся изменения, одновременно с выходом специального приказа руководства, который обязательно должен быть согласован с профсоюзом.

К таким случаям относятся ситуации:

• сотрудник переносит отпуск;
• внеплановые каникулы;
• отзыв кого-либо с отдыха;
• отпуск разбили на несколько частей;
• принятие новых кадров.

Перенести отпуск может сам работник (по согласованию с директором), или же инициатором переноса может стать босс. В последнем случае он должен письменно попросить сотрудника об этом, с указанием причин (понятно, что они должны быть более чем серьезными), почему его присутствие на производстве крайне важно именно в это время.

Как внести изменения в график отпусков?

В любом случае, что бы ни означало внесение изменений в график отпусков, это должно быть отражено на бумаге. Соответственно, в утвержденный график (форма Т-7) в любом случае должны вноситься изменения. Для этого заполняются специально предназначенные для этого графы, а именно — седьмая, восьмая и девятая.

Итак, первое действие, которое должно быть осуществлено в вопросе: «Как вносить изменения в график отпусков?» — составление приказа об этом самом изменении. Данный документ должен быть составлен и утверждён генеральным директором.

Приказ о внесении изменений в график отпусков составляется от первого лица в произвольной форме, но в любом случае содержит:

• название фирмы;
• данные и должность сотрудника, о котором идет речь;
• основание для внесения изменений.

Приказ обязательно должен быть представлен для ознакомления тому сотруднику, о котором в нем идет речь. Потом новшества отражают в:

• учетной карточке;
• табели дней;
• собственно графике отпусков.

На картинке вы можете увидеть образец приказа об изменении графика отпусков:

Перенос отпуска по инициативе работника

Давайте рассмотрим, конкретную ситуацию, при которой возникают вопросы: «Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска?», «Как перенести отпуск в графике отпусков?».

В этом случае сотрудник сперва подает заявление руководителю с просьбой перенести отдых, также указывается причина такого пожелания. Далее босс издает соответствующий приказ о переносе отпуска в графике отпусков.

Например. «ООО «Триада». Я, Иванов Петр Борисович, не возражаю против перенесения отпуска Сидорова А.А. с 20 июля 2016 года на 20 сентября 2016 года на основании его заявления от 1 июля 2016 года. Далее ставится подпись и дата, также печать организации.

Тогда же вносится изменение в график.

Отзыв сотрудника из отпуска

Похожим образом отображается и вариант отзыва сотрудника из отпуска. Правда, следует оговориться:

• это возможно только по согласию самого отзываемого сотрудника. Причем неважно. что случилось — пришла ли проверка или разом заболели все остальные кадры из нужного отдела (Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17 марта 2004 года);
• категорически не допускается отзывать беременных, несовершеннолетних и трудящихся на вредном производстве.

На картинке представлен образец изменения проделанного в случае досрочного отзыва сотрудника из отпуска:

Какой перечень документов необходим для переноса отпуска, читайте здесь.

Досрочный выход сотрудника из отпуска

Как делается дополнение к графику отпусков в случае досрочного выхода из отпуска одного из сотрудников? Сперва составляется докладная записка на имя первого лица компании с указанием причины.

Например: генеральному директору ООО «Триада» Иванову П.Б. В связи с налоговой проверкой и необходимостью осмотра помещений склада прошу вызвать заведующую складом Степанову из оплачиваемого отпуска. Главный бухгалтер Петрова».

Должна стоять дата и подпись. Документ должен быть должным образом зарегистрирован в этот же день в журнале регистрации докладных записок. Далее ген.директор на докладной записке ставит резолюцию — уполномочивает соответствующего служащего подготовить проект приказа к отзыву упомянутой Степановой из отпуска.

Понятное дело, что не факт, что письменное уведомление можно вручить. Человек может находиться на заграничном курорте.

Потому достаточно в этом случае обойтись его устным согласием по телефону.

Итак, до зав.складом, которая в этот момент находилась на даче, удалось дозвониться и она согласилась выйти на работу.

Следующим этапом босс издает приказ по личному составу.

В нем обязательно должны содержаться требования, помимо отзыва названной служащей, перерасчитать суммы, положенные для отпуска — это к главному бухгалтеру, а также предоставить Степановой в тот или иной период «догулять» ее неиспользованный кусок отпуска. Или присоединить его к плановому отдыху на следующий год — это к руководителю кадровой службы.

Под приказом ставятся подписи и печать организации. Документ должен быть зарегистрирован в особом журнале, предназначенном для приказов , касающихся организации отпусков.

В табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13)вносятся соответствующие изменения, равно как и в личную карточку работника (фактическое число отгулянных дней и фактические даты начала и окончания отдыха).

После этого вносятся изменения в график отпусков — то есть отображаются фактические даты, когда ушел, когда прибыл. В графе для примечаний указывается причина несоответствия с планируемыми.

Для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы вас понадобится выписка из графика, как её оформить читайте далее.

Прием новых сотрудников

Как внести изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника? Для этого используется приложение к уже существующему расписанию. Руководитель издает приказ, в котором содержится фраза о принятии указанных людей на работу, а также о внесении их в график отпусков на, к примеру, 2016 год, согласно приложению.

Для составления приложения берется бланк старого графика, в «шапке» меняется название на, соответственно, слово «приложение…», указывается год. Далее форма заполняется согласно правилам.

Сотрудник ушел в отпуск не по графику

По соглашению с начальником любой кадр может это сделать (ст. 123, 124 ТК РФ).

Процедура, собственно, та же — сперва гражданин пишет на имя генерального директора соответствующее заявление.

Он же в ответ ставит резолюцию «не возражаю» и издает приказ.

На главного бухгалтера возлагается обязанность отразить событие в графике.

Для этого он заполняет графы 7, 8 и 9.

Так в седьмой и девятой ставится новая дата, в восьмой — дата, когда был издан распорядительный документ.

Будьте предельно внимательны. когда вносите изменения в график отпусков, ведь многие заблуждаются считая график отпусков неважным и необязательным документом.

moyafirma.com

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

• важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
• переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
• внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
• внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
• срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
• болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

• подростков моложе 18 лет;
• совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
• сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
• мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
• работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
• почётные доноры;
• супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
• некоторые категории чернобыльцев;
• работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
• иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

См. также «Какие бывают отпуска».

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

• в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
• в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
• в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

buhguru.com

Что это такое: понятие и правовые основы

Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).

Ст. 123 того же кодекса утверждает, что время для отдыха предоставляется каждый год, а порядок, в котором сотрудники уходят в отпуск, определяется особым документом – утверждённом на предприятии графиком. Он должен составляться и утверждаться приказом руководителя организации в сроки не позднее 2 недель до наступления нового календарного года.

Готовится он обычно по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата РФ в 2004 году, однако с 2012 года законодательство разрешает работодателям самостоятельно разрабатывать такого рода бланки.

Необходимо учитывать, что, согласно абз. 2 ст. 123 ТК РФ, график – документ двусторонний. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. Однако несмотря на это, возможны ситуации, когда уже утверждённый и введённый в действие график приходится корректировать, внося в него определённые изменения.

Когда это требуется?

По заявлению

Самым распространённым случаем изменения являются ситуации, когда работник внезапно хочет по каким-то жизненным обстоятельствам уйти в отпуск в другое время.

Ст. 124 ТК РФ предусматривает, что бывают ситуации, когда работодатель в обязательном порядке должен перенести время отпуска по заявлению работника. К ним, в частности, относятся:

1. болезнь с выдачей больничного;
2. государственные обязанности, исполняемые во время отпуска, если закон требует освобождения на это время от работы и т. д.

Кроме того, есть отдельные категории работников, имеющие право сами выбирать время для отпуска, и работодатель обязан пойти им навстречу. К таким работникам относятся:

• несовершеннолетние (ст. ст. 122, 267 ТК РФ);
• беременные женщины (ст. ст. 122, 260 ТК РФ);
• усыновившие ребёнка младше 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужья, у которых жёны ушли в декрет (ст. 123 ТК РФ);
• работники, отозванные ранее из отпуска по производственной необходимости (ст. 125 ТК РФ);
• совместители, которым отпуск по совмещению всегда даётся одновременно с тем, который по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• ветераны, граждане, пострадавшие от радиации на ЧАЭС или в Семипалатинске, ленинградцы-блокадники, Герои СССР, России или Труда, полные кавалеры орденов Славы или Трудовой Славы, почётные доноры и другие лица, имеющие соответствующие льготы в силу федерального законодательства.

Кроме того, закон не запрещает руководителю предприятия сделать поблажку для работника и согласиться на перенос отпуска даже если такого обязательства нет в ТК РФ.

Отзыв

Ст. 125 ТК РФ даёт работодателю право в случае производственной необходимости вызвать сотрудника из отпуска. Однако вызов требует двух условий:

• согласие работника;
• отсутствие прямого законодательного запрета.

Запрет, в частности, существует для несовершеннолетних, беременных женщин, а также сотрудников, занятых на работах с вредными условиями.

Если отзыв произошёл, работник вправе неиспользованную часть отпуска получить в любой момент в том же году, либо присоединить эти дни к следующему периоду отдыха.

Прием на работу новых сотрудников или увольнение старых

Как внести изменения при приеме новых сотрудников? График может быть изменён и в том случае, когда сменился кадровый состав работников. Если кто-то увольняется, отпуск использовать по графику он уже не может (но может, согласно ст. 127 ТК РФ, взять его с последующим увольнением), а у новых сотрудников через полгода возникает право на получение отпуска.

В этом случае меняются личные данные сотрудников – и потому они должны быть откорректированы в документах, в том числе и в графике отпусков.

Выбор времени

Как уже было сказано, некоторые сотрудники имеют право сами выбирать время, когда им уходить на отдых. В том случае, если это предусмотрено законодательством, работодатель обязан пойти им навстречу и предоставить отпуск в любое удобное для них время, пусть даже и вопреки графику.

Именно поэтому перед утверждением графика имеет смысл сначала узнать мнение таких сотрудников. Это не лишит их права на уход в отпуск в любой удобный момент, но позволит избежать лишних корректировок.

Дробление на части

В некоторых случаях работник имеет право использовать только часть своего отпуска, «отложив» остаток на другое время. Ст. 125 ТК РФ требует при этом двух условий:

1. согласия работодателя;
2. продолжительности хотя бы одной из получившихся частей не менее 14 календарных дней.

В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может по своему желанию заменить её на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Однако некоторые работники этого права лишены. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Как правильно скорректировать?

Правила оформления и внесение изменений в документ по Т-7, зависят от причины, по которой происходит корректирование документа.

Нужен ли приказ?

Любые изменения вносятся только на основании приказа. Дело в том, что график обязателен для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись. Потому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения.

Как происходит перенос по просьбе работника?

Как быть, если сотрудник захотел перенести отпуск на другое время? Если сотрудник хочет перенести отпуск на другое время, изменения производятся так:

1. Работник подаёт заявление руководителю организации.
2. Руководитель ставит визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто может сам выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких действий дальше не происходит.
3. Если согласие получено, работодатель готовит приказ об изменении графика.
4. Содержание этого документа доводится под роспись до работника.
5. Отдел кадров вносит изменения. В форме Т-7 заполняется восьмая графа (основание для изменения – в данном случае приказ) и девятая (новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
6. С изменениями знакомится работник. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, это должно происходить не позднее, чем за две недели до нового времени отпуска.

• Скачать бланк заявления на перенос отпуска
• Скачать образец заявления работника о переносе отпуска и включение изменений в график отпусков
• Скачать образец приказа о переносе отпуска

Вызов

Как вносить корректировки, если сотрудник уже в отпуске? Если из отпуска вызывается уже отдыхающий сотрудник, порядок действий будет иным:

1. Представители работодателя связываются с работником и получают его предварительное согласие или несогласие на выход на работу.
2. Работодатель готовит приказ об отзыве.
3. Работник знакомится с приказом и ставит на нём отметку «Согласен».
4. Вносятся изменения в график отпусков. Заполняются те же графы, что и при переносе отпуска по инициативе работника.
5. Сотрудник знакомится с изменённым документом.
6. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
7. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа при вызове сотрудника из отпуска

Найм персонала

Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:

• Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
• Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Изменения вносятся в следующем порядке:

1. Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
2. Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
3. В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
4. Дополнения доводятся до сведения работников.

• Скачать бланк служебной записки
• Скачать образец служебной записки о внесении изменений в график отпусков
• Скачать образец приказа о дополнении графика отпусков при приеме нового сотрудника

Уход на отдых не по графику

Если работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:

1. Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
2. Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
3. Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
4. Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.

• Скачать образец заявления работника на перенос отпуска на законном основании
• Скачать образец приказа на перенос отпуска на законном основании

Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся

Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:

1. Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
2. Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
3. Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
4. Сотрудник знакомится с измененным документом.

• Скачать образец заявления работника на разделение отпуска по своей инициативе
• Скачать образец приказа о разделении отпуска работника и внесении изменений в график отпусков

Ниже можете ознакомиться с образцом внесения изменений в график отпусков:

Основания

Чтобы изменить график, требуются следующие документы:

1. Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
2. Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

Как делается дополнение?

Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:

1. Руководитель издаёт соответствующий приказ.
2. Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
3. Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
4. Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
5. Изменения вступают в силу.

Заключение

График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.

urexpert.online

Ошибка № 1: в график включены не все работающие лица

Чаще всего «забывают» о совместителях и сотрудниках (работниках), находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст. 114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.

Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков. Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.

Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению  в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком.

Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет. В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.

Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя. Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске. Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Ошибка № 2: указываются не все отпуска

Проверьте, включены ли в утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников.

Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[1]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.

Такой отпуск должен быть отражен в графике. Если предприятие использует форму графика Т-7[2], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».

К сведению

На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется.

Неиспользованные отпуска также нужно указывать в графике. Неиспользованные отпуска могут быть у работника по ряду причин: из-за переноса отпуска по инициативе работодателя, отзыве из отпуска и пр. (ст. 122, 124 ТК РФ, ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ). Тогда новые даты предполагаемого отпуска и основания переноса отдыха работника указываются в графах 8, 9. Отражая такие отпуска, нанимателю (работодателю) легче проконтролировать их использование, поскольку запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ошибка № 3: при составлении не учтено мнение профсоюзного органа

График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Кроме того, если предоставление отпусков осуществляется в соответствии с ТК РФ, его ст. 123 требует, чтобы график утверждался с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Значит, если в учреждении существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика туда.

Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.

Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения – дата и номер соответствующего документа (протокола).

Ошибка № 4: не вносятся изменения в график отпусков

Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена несколькими причинами. Однако не всегда кадровые работники это делают –  «забывают», не успевают или вовсе считают, что это необязательно.

Вместе с тем график корректируется:

1. При переносе отпуска. Причины переноса названы в ст. 124 ТК РФ. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения утвердившего график лица или лица, уполномоченного последним на это.

2. При отзыве работника из отпуска. Напомним, что согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника (госслужащего, сотрудника) из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

3. При приеме новых сотрудников.  Обязанность корректировать график отпусков в данном случае законодательством прямо не установлена. Поэтому возможны два варианта действий:

– к действующему графику отпусков оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых сотрудников (работников). Перед утверждением приложения его нужно согласовать с профсоюзом (при наличии);

– не вносить новичков в действующий график отпусков. Если работник пожелает уйти в отпуск, он напишет соответствующее заявление (подаст рапорт). В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска и составит записку-расчет. Сведения об отпуске нужно занести в личную карточку работника.

Ошибка № 5: работников не ознакомили с графиком отпусков

Некоторые работодатели не проводят ознакомление работников с графиком, потому что не хотят конфликтных ситуаций. Между тем ознакомить сотрудников  (работников) с данным документом нужно. График отпусков – это локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как нанимателем (работодателем), так и работниками (служащими).

Ни наниматель (работодатель), ни сотрудник (работник) не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Наниматель (работодатель) обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

Можно:

1. Ввести в унифицированную форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа руководителя организации.

2. Либо создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части, например, по структурным подразделениям. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить сотрудников (работников) с графиком за конкретным сотрудником или руководителями структурных подразделений.

Отметим, что подобное ознакомление с графиком отпусков может заменить собой уведомления о времени начала отпуска. Если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже не обязательно.

Лучше каждого уведомить о начале отдыха персонально независимо от ознакомления с графиком, поскольку с этим документом сотрудники (работники) ознакомятся в текущем году, а отпуск будет в следующем, и легко забыть даты начала отпуска.

 

www.klerk.ru

Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно. Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.

Работаем с графиком отпусков

Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.

В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).

При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).

Перенесение или продление очередного отпуска

Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.

Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.

Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска!

Перенесение отпуска на следующий рабочий год

Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.

Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.

При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год. Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Отзыв из отпуска

Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника. Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56). Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.

Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Вносим в график отпусков вновь принятых работников

Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.

Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.

К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.

Срок хранения графика отпусков – один год.

www.kadrovik-plyus.ru