Мало кто из нас не ездил в командировку. Все начинается с оформления командировочного удостоверения, которое во время поездки, а особенно на другом предприятии, является нашим основным документом после паспорта.
О том, как это правильно делается, и пойдет речь в этой статье.
Что такое командировочное удостоверение?
Командировочное удостоверение является документальным подтверждением того, что сотрудник данной организации находится в командировке. Оно отражает всю информацию, касающуюся служебной поездки. С его помощью можно узнать, сколько времени пробыл в командировке сотрудник и какую сумму денег он получил на командировочные расходы.
Если сотрудник в течение одной командировки посетил несколько мест, то в удостоверении необходимо сделать соответствующие отметки о прибытии и убытии из каждого пункта. Они необходимы для того, чтобы в бухгалтерии смогли посчитать реальное время пребывания работника в дороге и в командировке на предприятиях.
Командировочное удостоверение оформляется на специальном бланке №Т10. Его наличие при командировке обязательно, также как и приказ формы №Т9. Достаточно часто работнику выдается приложение к удостоверению формы №Т10а, включающее служебное задание. После приезда сотрудника из командировки он должен отчитаться по затраченным финансовым средствам, для чего требуется оформить авансовый отчет по форме АО1.
Кем и кому выписывается документ для командировки?
Выписать данный документ может любое подразделение организации, где непосредственно работает командируемый сотрудник, но в случае наличия службы персонала наилучшим вариантом будет, если именно она оформит это удостоверение. Основным условием является подпись руководителя предприятия, а также его печать.
По возвращению из командировки работник организации сдает служащему бухгалтерии командировочное удостоверение, прикрепляя к нему все финансовые отчеты, в том числе транспортные, и после этого будет произведен расчет расходов. Суточные расходы в каждой организации разные, но не могут быть ниже установленного уровня.
Структура документа
Командировочное удостоверение содержит в себе следующую информацию:
- название предприятия в соответствии с учредительными документами;
- дата заполнения документа и его номер;
- данные сотрудника, направляемого на другое предприятие, а именно, ФИО, табельный номер, занимаемая им должность, а также служба или подразделение;
- местонахождение предприятия, которое следует посетить;
- цель поездки, которая переносится из служебного задания;
- продолжительность командировки в днях;
- данные документа, удостоверяющего личность сотрудника, направляемого в командировку;
- подпись директора предприятия.
На оборотной стороне бланка формы №Т10 имеются данные, касающиеся всей информации о прибытии и убытии из мест командировки с соответствующими датами. Также здесь указывается название предприятия, на которое был командирован работник, и его адрес.
В каждом из этих мест необходимо заверить все данные у главного бухгалтера или уполномоченного лица, в том числе начальника отдела кадров и поставить печать организации. Если эти требования не соблюсти, то по приезду обратно на свое постоянное место работы может возникнуть немало вопросов, а вашу командировку могут просто не принять.
Правила заполнения удостоверения командируемого сотрудника
Последовательность следующая:
- Первым делом заполняется вся информация, касающаяся служащего предприятия. Кроме ФИО, которое следует указать полностью, проставляется табельный номер и занимаемая должность в соответствии с приказом.
- При записи паспортных данных необходимо их тщательно перепроверить. Даже при незначительной ошибке у вас могут возникнуть трудности при оформлении документов в месте командировки.
- При заполнении информации, касающейся продолжительности поездки, необходимо прописью поставить число календарных дней, не беря в расчет время, которое пребывает сотрудник в дороге.
- Затем необходимо указать две даты, а именно с какого числа и по какое работник находится в командировке.
- После этого в документ заносятся паспортные данные отправляемого в поездку сотрудника.
Когда документ будет полностью заполнен, на нем ставится печать руководителя предприятия и выдается направляемому в другую организацию работнику. Заполнение данного документа возможно как от руки, так и с помощью компьютерной техники.
В случае совершения ошибки при заполнении формы №Т10, необходимо произвести зачеркивание неверной информации и указание над ней корректных данных. В местах каждого исправления должна стоять подпись уполномоченного лица.
Подпись отправляемого служащего на документе говорит о его ознакомлении с приказом. Некоторые категории сотрудников могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия, к ним относятся:
- женщины с детьми, возраст которых не достиг 3 лет;
- лица, имеющие детей инвалидов;
- отцы, которые воспитывают своих детей в одиночку;
- лица, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет в одиночку;
- опекуны несовершеннолетних детей;
- лица, которые в данное время осуществляют уход за больным членом семьи согласно медицинским показаниям.
Для того чтобы отправить одного из таких сотрудников, необходимо в поле «Основание» сделать сноску на заявление о согласии с командировкой, оформленное в письменной форме.
Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения
Очень важно правильно, без ошибок оформить данный документ. Лучше будет несколько раз перепроверить все данные, особенно паспортные и сроки поездки. Если вы допустили ошибку при написании фамилии, то возможны проблемы при заселении с сотрудниками гостиницы, которые вправе отказать в размещении. Также и сроки вашей командировки должны совпадать с указанными данными на бланке.
Все отметки должны быть сделаны в соответствующие интервалы времени. Но если случилось так, что сроки были смещены, вам потребуется иметь документы, подтверждающие наличие причины.
Если вы забудете отметиться в отделе кадров любой из организаций, то рискуете тем, что ваш отчет не примут на вашем месте работы, а деньги, потраченные на командировку, придется вернуть с зарплаты. Вот почему следует тщательно подходить к оформлению командировочного удостоверения и порой перепроверять все данные, указанные в нем.
znaydelo.ru
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
О том, как оформляют такое распоряжение, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере. Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.
Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».
Где скачать бланк удостоверения на командировку
Бланк удостоверения на командировку имеет унифицированную форму Т-10, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации» от 05.01.2004 № 1. Скачать этот бланк можно на нашем ресурсе.
Скачать унифицированную форму Т-10
Поскольку форма командировочного удостоверения не является обязательной к применению, ее на усмотрение организации можно дополнять теми реквизитами, которые она сочтет нужными для этого документа.
О том, могут ли иметь место такие расходы, как суточные, при однодневных командировках, читайте в статье «При однодневных командировках не выплачивайте суточные».
Также на нашем сайте можно скачать образец заполнения формы Т-10 и использовать его в качестве шаблона для оформления собственных документов.
Скачать образец заполнения формы Т-10
Итоги
С 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным атрибутом служебной поездки. Но многие работодатели предпочитают его оформлять, продолжая использовать для этого унифицированную форму Т-10.
nalog-nalog.ru
Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году
Однако оформление служебных командировок с 2018 года значительно упростилось.
Сегодня, чтобы отправить работника в поездку по служебной необходимости, уже не нужно оформлять нижеуказанные документы:
- командировочное удостоверение;
- отчет о служебной поездке;
- служебное задание.
Все это значительно облегчило жизнь кадровым служащим. Но поскольку требования о необходимости учета командировочных расходов для осуществления контроля финансовой деятельности организации никто не отменял, вопрос правильного учета остался открытым для служащих бухгалтерии.
Подробности оформления командировок сотруднков в 2018 году узнайте из видео.
Правила и особенности заполнения в 2018 году
Оформление командировочного удостоверения на сегодняшний день не является обязательным.
Но на усмотрение администрации предприятия данный бланк можно использовать для осуществления контроля командировочных расходов. В этом случае его форма может быть произвольной, специально разработанной бухгалтером предприятия и утвержденной в учетной практике организации.
Еще один вариант — взять за основу прежний унифицированный образец формы Т-10. Данное решение об использовании командировочного удостоверения в системе документооборота компании необходимо закрепить в локальном нормативном акте.
В этом же акте можно систематизировать и утвердить новую систему учета командировочных издержек и оформления командировок согласно действующему законодательству.
Использования для оформления бланк формы Т-10 позволяет подтверждать факт убытия и прибытия служащего, а также фиксировать дату и место этих событий, что дает возможность рассчитывать и списывать суточные расходы.
Вышеуказанная форма состоит из двух частей: лицевой и оборотной стороны.
Лицевая часть содержит информацию:
-
- наименование предприятия;
- ФИО, должность, наименование структурного подразделения;
- целевое назначение поездки;
- пункт назначения;
- срок отсутствия работника (дата убытия и прибытия);
- данные паспорта;
- подпись руководителя компании.
Оборотная часть документа отражает данные отправляющей и принимающей стороны:
- наименование организации и населенного пункта, где она расположена;
- дату отправления и прибытия на место назначения;
- ФИО должностных лиц, осуществляющих вышеуказанную запись, а также их подпись, заверенную печатью организаций, соответственно, отправляющей и принимающей стороны.
В случае, если работник организации командирован в несколько пунктов назначения, то оборотная сторона должна содержать все наименования организаций, куда направляется работник, согласно служебного задания. Каждое место назначение должно быть заверено подписью и печатью принимаемой организации.
vesbiz.ru
Заполнение формы Т-10
Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Далее сведения о работнике: ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер в соответствии со штатными документами.
Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).
Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.
Форма Т-10 подписывается руководителем организации.
Командировочное удостоверение: образец
— 1 сторона —
ip-spravka.ru
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 .docСкачать образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Часть 1
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Часть 2
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Часть 3
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
assistentus.ru
Кем и кому выписывается документ для командировки?
Согласно законам удостоверение должно оформляться только в одном экземпляре на специальном бланке, известном как № Т-10. Это удостоверение выдается работнику, который отправляется в служебную поездку.
Выписываться удостоверение может:
- сотрудниками подразделения организации, в которой работает работник;
- сотрудниками кадровой службы фирмы.
На командировочном удостоверении должна быть:
- личная подпись руководителя организации;
- печать предприятия.
На предприятиях, где сотрудник будет пребывать в деловой поездке, в командировочном удостоверении делаются соответствующие отметки, которые подтверждают факт его прибытия и выполнения поставленных задач.
После возвращения работника с деловой поездки, он обязан предоставить в отдел бухгалтерии:
- командировочное удостоверение;
- отчеты о финансовых расходах во время служебной поездки.
Образец заполненного командировочного удостоверения
Современный образец удостоверения (№ Т-10) чиновники утвердили 5.01.2004 года.
Кадровик обязан также быть хорошо ознакомлен с образцом формы № Т-10 прежде чем начинать заполнять его.
Скачать бланк формы № Т-10, пример заполнения и журнал учета командировочных в формате Word вы можете ниже.
Форма № Т-10 содержит следующие поля:
- в правом верхнем углу указана дата утверждения бланка;
- код формы по ОКУД;
- дальше посередине бланка указывается наименование предприятия, направляющего работника в командировку;
- в бланке дальше вписывается номер удостоверения и дату оформления;
- следующим этапом заполнения является внесения личных данных командируемого сотрудника:
- полное ФИО;
- его табельный номер;
- название подразделения, в котором он трудится;
- занимая должность.
- в следующей строке бланка записывается цель и длительность командировки;
- в последней строке указывается фамилия директора организации и ставится его подпись;
- на обратной стороне формы удостоверения содержится подробная информация о выбытии и прибытии командированного сотрудника.
Во время оформления бланка очень часто допускаются ошибки, поэтому кадровик должен знать, как их исправлять.
Что содержит командировочное удостоверение?
Как известно, все юридические документы имеют определенную структуру. Это также касается командировочного удостоверения.
Данный документ должен содержать следующие сведения:
- название организации, которая отправляет в командировку работника;
- дату, когда заполняется удостоверение;
- номер регистрации этого документа;
- информация о работнике:
- его ФИО;
- занимаемая должность;
- личный табельный номер.
- местонахождение организации, куда планируется деловая поездка;
- служебные задания работника во время командировки;
- длительность служебной поездки;
- информация из документов, подтверждающих личность работника;
- личная подпись руководителя организации, сотрудника которой направляют в командировку.
На обратной стороне такого удостоверения указываются сведения о:
- прибытии, а также убытии из мест трудовой поездки;
- месте нахождения предприятия, куда планируется командировка.
Во всех местах служебной поездки сотрудник обязан поставить:
- отметку на удостоверении у главного бухгалтера организации и руководителя отдела кадров;
- на обратной стороне командировочного удостоверения печать фирмы.
Тот факт, что командировочное удостоверение имеет специальную структуру, означает, что сотрудник, заполняющий этот документ, обязан знать порядок заполнения бланка по форме № Т-10.
Каков порядок заполнения формы № Т-10?
Сотрудник, который оформляет командировочное удостоверение, обязан придерживаться следующего порядка его заполнения:
- В первую очередь указать информацию о командируемом сотруднике:
- полное ФИО;
- табельный номер;
- должность, которою он занимает.
- Перепроверить правильность написания паспортных данных. Если будут допущены даже незначительные ошибки, это может осложнить оформление в месте командировки.
- Указывать число командировочных дней прописью. Стоит отметить, что время, которое будет потрачено сотрудником на дорогу к месту командировки, не берется в расчет продолжительности поездки.
- В удостоверении должен быть указан день:
- начала командировки;
- завершения поездки.
- В последнюю очередь заполняются паспортные данные командируемого сотрудника.
Когда процесс заполнения удостоверения будет завершен, на нем ставится печать директора предприятия, на котором трудится командируемый сотрудник.
Заполнить бланк № Т-10 разрешается:
- от руки;
- используя компьютерную технику.
Если при заполнении удостоверения были допущены ошибки:
- неправильную информацию зачеркнуть;
- указать сверху верные сведения;
- в местах исправления поставить личную подпись кадровика.
Основные ошибки, допускаемые при оформлении удостоверения
Бланк по форме № Т-10, как и любой другой документ, должен быть оформлен без ошибок.
После заполнения этого документа уполномоченное лицо обязано тщательно перепроверить:
- ФИО и паспортные данные командируемого сотрудника;
- сроки служебной поездки.
Если в удостоверении при заполнении вышеперечисленных данных будут допущены ошибки, у командируемого сотрудника могут возникнуть проблемы с заселением в гостиницу и выполнением заданий на предприятии, куда он был направлен.
Однако нередки случаи, когда сроки поездки смещаются. Как быть в этом случае? Неужели переписывать удостоверение?
Командируемому работнику достаточно будет предоставить документы, объясняющие причину смещения сроков деловой поездки.
На месте командировки сотрудник обязан отметиться в отделе кадров.
Если он не сделает этого, то:
- может получить отказ о приеме отчета о проделанной работе во время командировки;
- от него потребуют компенсировать своему работодателю все расходы, связанные с деловой поездкой.
Избежать вышеперечисленных последствий удастся только, если выполнять все правила оформления бланков по форме № Т-10.
Материал о документальном оформлении командировки сотрудника
В Интернете вы найдете много полезных материалов, в которых содержится информация о правилах заполнения бланка удостоверения.
Немало важней информации на эту тему удастся почерпнуть из видеороликов, которые создаются сотрудниками различных учебных центров.
Проанализировав множество подобных материалов, сделаем вывод, что из них кадровики узнают о том:
- как правильно нужно заполнять командировочное удостоверение;
- как заполняется бланк, когда сотрудник должен посетить во время командировки несколько предприятий;
- как рассчитывать длительность служебной поездки;
- как оплачивается трудовая поездка;
- кого можно отправлять в командировку;
- какие категории населения имеют право отказаться от служебной поездки по личным обстоятельствам;
- как исправить ошибки, допущенные во время заполнения формы № Т-10;
- что сделать работнику в местах командировки, чтобы получить оплату за выполненные задания во время служебной поездки.
Как показывает практика, на некоторых предприятиях очень часто сотрудников отправляют в служебные поездки.
Неужели работник кадровой службы вручную заполняет каждое командировочное удостоверение?
Конечно, нет. Такие организации используют программы, которые помогают автоматизировать заполнение бланков.
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную?
Ускоряется процесс заполнения командировочных бланков с помощью автоматизации. Для автоматизации процесса заполнения бланков используется программа КЛАСС365.
Эта утилита имеет много полезных возможностей:
- автоматизировать заполнение типовых бланков;
- печатать документы, на которых изображена подпись и печать;
- создавать новые бланки с логотипом и реквизитами вашего предприятия;
- составлять различные предложения коммерческого характера;
- делать рассылку документов по электронной почте;
- выгружать бланки в таком формате:
- PDF;
- CSV;
- Excel.
Программа поможет уполномоченному лицу сэкономить драгоценное время, которое он сможет потратить на выполнение других задач.
|
ip911.ru |