Приказ о проведении инвентаризации кассы

Инвентаризация наличных денежных средств – обязательная процедура, которая проверяет достоверность учета операций, выявляет ошибки и дает возможность контроля за ценностями в кассе. Определены два вида процедуры: плановая и внеплановая ревизия.

Плановая инвентаризация в отношении наличных денег кассы проводится в соответствии с требованием правовых актов. Внеплановая ревизия должна проводиться в момент, когда этого не ожидает ответственное лицо, что позволит проверить добросовестность и компетентность человека, отвечающего за работу с кассой.

Важно! Проводится инвентаризация специальной комиссией. Если же требуется провести проверку большого объема данных, то созывается несколько комиссий, которые параллельно выполняют свои обязательства.

Состав комиссии:

• представители администрации организации;
• работник отдела бухгалтерии;
• сотрудники, представляющие службу внутреннего аудита, либо приглашенные из сторонних аудиторских компаний;
• иные сотрудники по уставу компании (в обязательном порядке должен присутствовать сотрудник службы безопасности).

Проводится инвентаризация кассы в следующих ситуациях:

• количество средств в кассе не соответствует данным в документах;
• окончание календарного года;
• преобразования внутри организации;
• смена кассира (как составляется акт о приеме-передачи денег кассы);
• форс-мажор.

Пошаговое документальное оформление

Оформление документов регулируется «Порядком ведения кассовых операций». Правовой акт должен составляться руководством предприятия, который будет определять порядок реализации проведения процедуры. Обязательное условие – создание комиссии с определенным составом, куда могут входить не только представители компании в независимости от занимаемой должности, но и сторонние специалисты.

Поэтапный пошаговый порядок инвентаризации кассы:

• Шаг 1. Передача комиссии расходных и приходных документов, на их основе будет проводиться проверка. Случаи поступления или выбывания средств из кассы и передачи документации должны быть подтверждены подписями материально ответственных лиц (кассиров).
• Шаг 2. Пересчет денежных средств в кассе. Полученная сумма должна соответствовать цифрам из документов. Для получения достоверной и полной информации, также снимаются данные из памяти кассовых аппаратов.
• Шаг 3. Составление акта инвентаризации ИНВ-15.

Проведенная проверка считается действительной только в том случае, если:

1. Комиссия присутствовала в полном составе.
2. Описи и акты предоставляются более чем в двух экземплярах.
3. При пересчете средств наличных денежных средств должны присутствовать материально ответственные лица.
4. Акт о проведении инвентаризации ИНВ-15 должен быть подписан всеми лицами, имеющими отношение к процедуре.
5. Акт ИНВ-15 не должен содержать ошибок, исправлений или неверных данных, в таком случае документ не будет иметь юридической силы.

Вердикт проведенной инвентаризации может быть одним из двух:

1. Все данные на бумагах и в действительности совпали.
2. Обнаружены несоответствия в большую или меньшую сторону.

При первом варианте нет необходимости что-либо предпринимать. Если же были найдены лишние деньги, либо недостачи, то потребуется найти причину и устранить последствия. При наличии в кассе лишних денег, они будут учитываться как прочий доход, с которого также придется заплатить налоги в государственную казну. При наличии недостачи ее размер будет выплачиваться ответственным лицом.

Важно! Причины недостачи или излишек должны заноситься в самом акте инвентаризации, но уже на втором листе.

Какие документы заполняются

Законодательство Российской Федерации определяет, что каждая организация должна проводить проверки хозяйственной деятельности компании. Для этого составляется комиссия, ее состав утверждается соответствующими внутренними актами организации.

Инвентаризация кассы сопровождается оформлением следующих документов:

1. Инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов. Бумага потребуется для получения итогов проверки документации. Деньги, как и финансовые документы, должны храниться в кассе. Бумаги помогут выявить наличие отличий в указанных данных и фактического наличия средств.
2. Инвентаризационная опись наличных денежных средств. Документ покажет, есть ли различия в документации и фактическом наличии денег. Если будут найдены какие-либо несоответствия, то все сведения по ним должны предоставляться в бумаге.
3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации. Оформляется только в том случае, если были найдены несоответствия. Каждый объект учета должен характеризоваться в количественном и стоимостном выражении.
4. Акт о результатах инвентаризации. Комиссия выносит вердикт, прикрепляя к нему все бумаги, которые помогут составить полноценную картину ситуации.

Учет результатов инвентаризации (излишки и недостача)

Для подведения итогов и вывода, оформляются результаты проверки инвентаризации кассы, составляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Бланк акта должен оформляться по форме ИНВ-15. Второй составляемый акт «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», который соответствует форме ИНВ-16.

Образец заполнения ИНВ-15:

Скачать пример заполнения бланка ИНВ-15 — excel.

Оба акты должны иметься минимум в двух экземплярах (один для бухгалтерии, а второй для ответственного за кассу лица), каждый из которых должен быть подписан всеми заинтересованными лицами.

Если ответственных лиц несколько, то для каждого из них составляется отдельный документ. А при передаче кассы от одного лица к другому, потребуется третий экземпляр описи. Если же проверка была внеплановой, то составляется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы», применяется форма КМ-9.

При наличии несоответствий данных журнала, необходимо указать размер расхождений, после чего потребуется определить причину. Недостачи и излишки без исключений записываются в журнал кассира, а после и в «Акт о переводе показаний суммирующихся денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины», если используется ККТ.

Если виновным в недостаче оказывается кассир, то с его зарплаты должна быть удержана необходимая сумма для покрытия задолженности. В том случае, если кассир не является виновным, средства списываются с баланса организации. Решение о взыскании принимается руководством.

Важно! Любой кассир не имеет права хранить в кассе сторонние ценности, потому что недостача абсолютно равна по значимости избытку, за что сотрудник или ответственное лицо понесет дисциплинарное наказание.

Таблица с проводками по учету излишков и недостачи

Номер	Содержание операции	Дт	Кт
1	Излишки средств	50	91/1
2	Недостача средств	94	50
3	Списание недостачи на ответственное лицо	73/2	94
4	Внесение недостающей суммы в кассу ответственным лицом	50	73/2
5	Удержание недостающих средств из заработной платы ответственного лица для покрытия недостачи	70	73/2
6	Списана сумма недостачи, если суд не назначил взыскания с ответственного лица	91/2	73/3

При правильном проведении инвентаризации, процедура поможет контролировать передвижение денег в кассе. К подобным вопросам руководство должно подходить ответственно и серьезно, так как они помогают вести финансовые дела организации в полном порядке и соответствии законодательству страны.

buhland.ru

Основные положения об инвентаризации кассы организации

Инвентаризация наличных денег в кассе проводится обязательно. Вопрос касается сроков. В одних случаях сроки проведения зафиксированы в локальных документах. Такая инвентаризация считается плановой, проводится по графику в удобные сроки (раз в неделю, месяц, год и т. д.). Внеплановая опись может начаться внезапно: по мере срочной необходимости. Эти моменты прописаны в Приказе Минфина РФ № 157н от 01.12.2010 (Инструкция № 157н).

Как часто проводить ревизию денежной наличности

Что в кассе заслуживает пристального интереса проверяющих? Во-первых, это наличные деньги. У разных субъектов хозяйствования сумма в кассе отличается. Однако все деньги должны находиться на строгом учёте. Во-вторых, это ценные бумаги и бланки строгой отчётности.

Помимо промежуточных контрольных сверок результатов по кассе, выделяют обязательные (согласно методическим указаниям под номером 49 от 13.07.1995 с изменениями и дополнениями. Актуально в 2017 году).

• При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.
• Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
• При смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел).
• При установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей.
• В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
• При ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

Кто может проверять соблюдение кассовой дисциплины

К проведению описи допускаются все заинтересованные лица, документально перечисленные в приказе руководителя. К ним могут относиться представители бухгалтерской службы, начальники отделов. И, конечно, сам руководитель. Ведь законность ведения кассовых операций, их точность и легальность — вот основные моменты финансового контроля в организации (ИП).

Обратите внимание: материально ответственное лицо в состав комиссии не включается, поскольку не может проверять само себя. МОЛ только присутствует при инвентаризации.

Порядок проведения ревизии наличных

Проверка наличных денег в кассе предприятия (ИП) предполагает чёткий алгоритм действий. В том числе при оформлении сопроводительных документов.

В первую очередь, принимается решение (плановое или по обстоятельствам) о проведении описи. Чтобы приступить к инвентаризации, необходимо действовать по приведённому ниже плану.

1. Приказ руководителя или лица, его замещающего. Приказом утверждается состав комиссии, которая непосредственно проводит опись денег в кассе. Все члены комиссии знакомятся с приказом под подпись.


2. Вместо приказа руководителя о проведении описи может выступать решение учредителя или протокол собрания собственников. Эти документы обладают полноценной юридической силой в решении вопросов такого плана. К тому же вакансия руководителя не всегда бывает закрыта.
3. В кассе организации помимо денег хранятся ещё и ценные бумаги, в том числе бланки строгой отчётности. Их необходимо сдать в бухгалтерскую службу под расписку. В этой же расписке указываются сведения о том, что сумма наличных денег в кассе полностью подтверждена соответствующими документами (чеками, квитанциями, талонами, актами).
4. Проведение процедуры инвентаризации. Происходит сопоставление данных, указанных в подтверждающих документах, с наличной суммой в кассе. В идеале всё должно совпасть.
5. Заполнение бланка ИНВ-15. Подписи членов комиссии и материально ответственного лица — обязательны.
6. Доведение до сведения руководства результатов описи.
7. Один бланк ИНВ-15 передаётся в бухгалтерскую службу, второй вручается лицу, ответственному за сохранность денег в кассе.

Как оформить документы при инвентаризации кассы

Бланк по форме ИНВ-15 используется для отображения результатов описи денег в кассе.

Правила оформления ИНВ-15

Если ревизия кассы плановая, то чистых бланков понадобится 2 экземпляра (для бухгалтерии и материально ответственного лица). В случае внеплановой проверки — 3 экземпляра. Бланки обязательно должны быть в наличии.

Скачивать бланк ИНВ-15 можно по этой ссылке.

При проведении инвентаризации все кассовые операции приостанавливаются.

Все члены комиссии, перечисленные в приказе, обязательно должны присутствовать при описи.

Все записи в бланке ИНВ-15 делаются без помарок и подчисток. Если необходимо внести изменения в бланк описи, они согласовываются всеми членов комиссии. Пример заполнения первой страницы бланка приведён ниже.

В бланке ИНВ-15 при заполнении выделяют 3 блока. Первый — сведения об организации, второй — опись данных при инвентаризации, третий — заполнение объяснительной записки.

Заполнение оборотной стороны бланка ИНВ-15 заключается в изложении причин, вызвавших недостачи или излишки. Если сумма денег в кассе совпадает с данными бухгалтерского учёта, соответствующий раздел остаётся пустым.

Как должен оформляться приказ

Руководитель издаёт приказ о проведении описи денег в кассы. Форма приказа ИНВ-22. На основании утверждённого приказа комиссия получает доступ к автоматизированному рабочему месту ответственного лица. В том числе к сведению принимаются все документы на бумажном носителе (приходные и расходные ордера, кассовая книга).

Члены инвентаризационной комиссии пересчитывают имеющиеся в кассе наличные деньги и сверяют эту сумму с остатком по кассовой книге. Если есть ПКО и РКО, которые не внесены в кассовую книгу в течение дня, то отражённые в них суммы берутся в расчёт.

Бланк приказа о проведении пересчёта денег в кассе приведён ниже.

Образец заполнения сличительной ведомости

Отдельной ведомости сверки при ревизии наличности в кассе законом РФ не предусмотрено. Все записи такого плана делаются в заполняемом при инвентаризации бланке ИНВ-15. Форма этого бланка поделена на три блока.

В первый блок вносятся сведения организационного типа: наименование организации, данные приказа об инвентаризации. А вот второй блок бланка уже содержит сведения о результатах сверки. Итог получают путём сопоставления полученной суммы при подсчёте с данными бухгалтерского учёта. Если имеются расхождения, то указывается сумма разницы.

Третий блок бланка ИНВ-15 заполняется в том случае, когда обнаружена разница между фактической суммой и данными бухгалтерии. Материально ответственное лицо пишет объяснительную записку, где поясняет причины случившегося.

На предприятии выявлены нарушения: какая работа должна проводиться в этом случае

Типичные просчёты, выявляемые при описи денежных средств, делятся на три группы.

1. Нарушение установленного лимита остатка денег в кассе.
2. Ошибки и нарушения при заполнении приходных и расходных ордеров.
3. Излишек или недостача денег.

С итогами описи руководитель, или лицо его заменяющее, знакомится лично. Затем принимается решение, как поступить с виновным лицом. Это решение заносится в бланк ИНВ-15.

Срок хранения актов

Надо ответить, что все бланки по инвентаризации кассы хранятся до момента проверки налоговыми службами. Часто опись кассы проводится с участием представителей налоговой службы. В этом случае (при выявленных нарушениях) налоговики указывают в бланке ИНВ-15 свои меры наказания. Это, конечно же, штрафы.

Не стоит забывать об обязательном проставлении всех подписей на документах.

Работа для бухгалтера: проводки

Во время инвентаризации выявляются как излишек, так и недостача средств. Все эти нарушения придётся отлаживать бухгалтерской службе предприятия (ИП). В приказе Минфина РФ 34-н от 29 июля 1998 (с изменениями и дополнениями, актуально в 2017 году) указано, как это правильно сделать.

По правилам бухучёта нарушения, выявленные при описи кассы, делятся на три вида.

Как должны списываться излишки

Их приходуют по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Таблица: выявлены излишки денег

Как отражаются недостачи: в пределах и сверх нормы

В пределах норм естественной убыли: отнесение на издержки производства или обращения (расходы). Сверх норм естественной убыли: отнесение за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Таблица: учтена недостача средств

Законом РФ не предусмотрено обязательное заключение договора о материальной ответственности с работником. Но тем не менее нанимателю стоит подстраховаться. В противном случае ущерб, нанесённый работником, получится взыскать не сразу и не полностью. С работника нельзя удержать сумму, превышающую среднемесячный заработок. Если материально ответственное лицо нанесло урон умышленно, то сумма ущерба взыскивается полностью.

идея-малого-бизнеса.рф

Образец и пустой бланк формы ИНВ-22

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк по форме ИНВ-22 .xlsСкачать образец заполнения приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22 .xls

Следует сразу отметить, что владелец пересчитываемого имущества и заказчик оценки могут не совпадать:

Проверка также может быть назначена в одном из отделов, например, архиве, отделе кадров, на складе и т.д. Помните, что без заполненной ИНВ-22 инвентаризация начаться не может. Только после оформления соответствующего распоряжения ответственная комиссия переходит к составлению предварительных актов и описей.

Заполнение полей формы ИНВ-22

Оформление приказа (постановления) об инвентаризации — предельно простая процедура. В шапку понадобится внести ОКПО и название структурного подразделения, если речь идет не об общей инвентаризации или переоценке, а об отчетности об имуществе отдельного филиала. Если планируется проводить проверки в нескольких подразделениях, то ИНВ-22, а также сопряженные с ней формы будут составляться для каждого.

Объектом инвентаризации могут выступить основные средства, товарно-материальные ценности, обязательства, объекты завершенного или незавершенного строительства, объекты, находящиеся на ответственном хранении, и т.д.

В качестве причины для плановой инвентаризации указываем «контрольная проверка» или, прямо — «плановая инвентаризация». Если же происходят кадровые изменения — «смена материально ответственных лиц» или «реорганизация». Постановление также заполняется для случаев переоценки.

В случае, смены ответственных лиц указывают кладовщиков, кассиров и иных специалистов, трудоустроенных на момент проведения проверки.

Сроки проведения оценки должны быть точными. Дата начала не может быть раньше даты документа.

После того, как ИНВ-22 заполнена, ее следует занести в журнал по форме ИНВ-23. А вот результаты проверки заносятся в журнал по форме ИНВ-25. Эти документы могут остаться в структурном подразделении или быть переданы (в случае, о котором мы говорили выше).

Ответственные лица по форме

Как правило, форма ИНВ-22 заполняется от лица директора предприятия (или его заместителя). Председателем инвентаризационной комиссии обычно выступает главный бухгалтер (его зам), однако в частных случаях ответственные лица могут изменяться. Количество членов может быть меньшим, чем предусмотренное документом количество полей.

Должности могут сокращаться, а ФИО приводиться в форме фамилии и инициалов. В постановлении Госкомстата нет никаких указаний на то, что расшифровывать подпись нужно с указанием полного имени и отчества.

Образец заполнения состава членов комиссии показан ниже:

assistentus.ru

Заполняем приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22)

Большинство распорядительных документов имеют похожую форму заполнения. Касается это и приказа ИНВ-22.

В верхней части формы необходимо указать такие данные:

• Фактическое наименование юридического лица;
• Указать подразделение компании (предприятия), если инвентаризация ТМЦ проводится не на всем предприятии, а только в отделе или подразделении;
• Указать № приказа, дату его оформления;
• Далее заполняется строка «для проведения инвентаризации». В ней указывают имущество, материальные ценности, которые требуют проверки или перерасчета.
• Ниже указывается список членов комиссии, в состав которой входят члены руководящего состава предприятия, представители бухгалтерии компании и материально ответственное лицо.

Обязательно необходимо в бланке прописать данные всех членов комиссии, указать ФИО, должность члена комиссии. Напротив этих записей члены комиссии ставят подписи.

Ниже необходимо прописать имущество (сырье, пассивы, активы и т.д.), подлежащие инвентаризации. Указывается дата начала и окончания проверки. Также надо указывать цель проведения проверки. Это может быть смена материально ответственных лиц на предприятии (компании), переоценка ТМЦ или контрольная проверка.

Во время осмотра ТМЦ данные вносят в графы инвентаризационной описи.

• Для учета ОС предприятия используют форму ИНВ-1 – скачать.
• Для проведения инвентаризации всех имеющихся в наличии нематериальных активов предприятия выполняют опись по форме ИНВ-1а — скачать.
• Для учета ТМЦ заполняется опись ИНВ-3.

После заполнения описи ее сдают в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит фактические данные в ведомость и находит расхождения, если такие имеются.

Для учета ОС, нематериальных активов обязательное заполнение сличительной ведомости по форме ИНВ-18 — скачать.

Для ТМЦ заполняется форма ИНВ-19 – скачать.

Итог инвентаризации в количественном и ценовом выражении указывается в ведомости ИНВ-26 (скачать образец можно тут).

После проведения инвентаризации сначала готовятся и заполняются все бланки, а потом сдаются в один день. Все бланки подписывает, утверждает руководитель предприятия, ставит печать.

online-buhuchet.ru

В соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, и в целях обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и годовой отчетности ООО «_________» приказываю:

1. Провести инвентаризацию ___________________(имущества, финансовых активов и обязательств) по состоянию на «___»________ ____ года.

2. Для проведения инвентаризации основных средств, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ________________ (ФИО), _____________________ (ФИО), _________________ (ФИО) назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

3. Для проведения инвентаризации денежных средств в кассе, бланков строгой отчетности, материальных запасов, находящихся на балансе и числящихся на забалансовых счетах бюджетного учета у материально ответственных лиц ___________________ (ФИО) , __________________ (ФИО) _________________ (ФИО). назначить рабочую инвентаризационную комиссию в составе:

5. К инвентаризации приступить «___»_______ _____ года и окончить «___»_______ _____ года. Материалы по результатам инвентаризации сдать в финансовый отдел не позднее «___»_______ _____ года.

6. Финансовому отделу (ФИО) проверить и сопоставить данные инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бюджетного учета и до «___»_______ _____ года подготовить предложения руководителю по результатам инвентаризации.

7. Результаты инвентаризации отразить в бюджетном учете до «___»_______ _____ года.

8. Материально ответственным лицам до начала инвентаризации проверить наличие и состояние объектов основных средств и материальных запасов по местам их хранения, «___»_______ _____ года представить в комиссию расписку в том, что все поступившие основные средства и материальные ценности оприходованы, выбывшие – списаны, все первичные документы по ним сданы в финансовый отдел.

9. Контроль за исполнением приказа возложить на _______________ (ФИО, должность)

rosco.su

Обязательное проведение инвентаризации кассы

Процесс инвентаризации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ «О бухгалтерском учёте» (ст.19), о проведении кассовых операций. Минфин РФ (приказ №49) регламентирует процесс инвентаризации и предлагает методические рекомендации. Основой для проведения инвентаризации является приказ руководителя, он является главным документом финансовой политики данного предприятия.

В нормативных документах фиксируется информация об обязательной инвентаризации с указанием причин, которые могут быть следующими:

• Подготовка и сдача годового отчёта.
• Принятие на работу нового материально ответственного сотрудника на место прежнего.
• В случае допущения злоупотреблений лицами, использующих в своих целях должностное положение.
• Закрытие предприятия или его реорганизация.
• Непредвиденные обстоятельства, связанные с движением денег.

Кроме того, инициатором инвентаризации может выступить руководитель компании или представитель контролирующей организации. Произвольный или внезапный характер проверок способствует более высокой эффективности выявления нарушений.

Последовательность процесса проверки

Инвентаризация денежных средств в кассе компании проводится по следующему алгоритму:

• Подготовительный этап.
• Проверка состояния кассовой наличности.
• Отождествление полученных данных с бухгалтерскими данными.
• Составление акта инвентаризационной проверки.
• Анализ выявленных сведений.

Подготовительный период включает в себя издание руководителем компании соответствующего приказа, в котором содержится информация о времени проведения проверки кассы, срок подачи сведений, полученных в ходе инвентаризации. В приказе также сообщается об образовании инвентаризационной комиссии с указанием ФИО её председателя. Все члены комиссии ответственны за достоверность данных, установленных в ходе проверки. Очень важен момент присутствия всех членов без исключения. Если будет отсутствовать хотя бы один из них, результаты могут быть признаны недействительными.

Извещение кассира в письменной форме о том, что вся приходно-расходная документация предприятия имеется в отчёте и передана в бухгалтерию, является стартом для проведения инвентаризационной проверки.

Вся денежная масса, обнаруженная в кассе, пересчитывается. При слишком большом объёме, банкноты сортируются по достоинству, и соответственно пересчитывается каждая часть с указанием количества купюр отдельного номинала и сумма, затем все суммируются. Окончательный результат сравнивается с данными отчёта и составляется соответствующий акт.

Инвентаризационная проверка позволяет определить:

• Придерживается ли кассир данного предприятия требованиям кассовой дисциплины, не нарушает ли правила приёма и выдачи наличных денег.
• Насколько достоверны сведения об отношениях с банком, который обслуживает данную компанию.
• Наличие договорных обязательств с материально ответственным лицом (кассиром).

Важным элементом проверки является наличие условий для хранения денежной массы (сигнализация, сейфы, пожарная безопасность, условия транспортировки).

Проверка правильности ведения кассовой книги также является важной составляющей инвентаризации, основные требования такие:

• Нумерация страниц.
• Заверенная печатью прошивка.
• Своевременность занесения записей в книгу с документальным подтверждением. Исправления, подтасовка данных строго воспрещается.
• Итоговые суммы должны быть безошибочными и соответствовать действительности. Переносить данные на следующую страницу следует производить по установленным требованиям.

Если в бухгалтерии ведётся автоматизированный учёт, осуществляется проверка работы программного обеспечения, предназначенного для обработки данных кассовых документов.

Оформление: документы и образцы

Как упоминалось выше, отправной документальной точкой для проведения инвентаризации является приказ по предприятию, который издаётся руководителем.

Образец приказа для проведения инвентаризации

Далее проводится фактическая проверка, в ходе которой комиссия собирает информацию для составления подытоживающего акта инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-15.

Если кассир корректно проводит все денежные операции, фактическая сумма оставшейся в кассе наличности будет равна сумме, указанной в поданных заранее отчётах. Несоответствие сумм говорит либо о недостаче денег в кассе, либо об излишках, что в обоих случаях говорит о злоупотреблениях или ошибочных действиях кассира.

Для обобщения собранной информации составляется сличительная ведомость, которая является частью акта инвентаризации, она заполняется следующим образом:

• Наименование предприятия с указанием области деятельности.
• Номер и время (день, месяц, год) составления инвентаризационного акта.
• Номер приказа об инвентаризационной проверке и дата его издания.
• ФИО материально ответственного работника компании и его подпись.

В таблице заполняются следующие данные:

• Фактическое количество наличных денег и ценных бумаг и поданная в отчёте сумма.
• Разница между отчётными и фактическими данными.
• Номера последних приходно-расходных документов.

Кассир даёт объяснение допущенным нарушениям в отдельной колонке бланка акта. Далее эта информация используется при разработке мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Инвентаризационный акт выдаётся в двух экземплярах, а если назначается на должность кассира новый работник, то в трёх. Документ заверяется подписями всех участников проверки. Оригинал подаётся в бухгалтерию, копия — кассовому работнику (материально ответственному).

Образец акта проверки

Образец акта проверки (чистый бланк ИНВ-15)

Ссылка для скачивания чистого бланка ИНВ-15: http://420filament.com/kodeki/ru1920.html.

Выявление нарушений и их причины

Практически каждая проверка сопровождается обнаружением определённого количества нарушений. Они могут быть вызваны различными причинами:

• Недостаточный профессионализм.
• Элементарная невнимательность и непростительная халатность.
• Умышленное искажение данных ответственным лицом.
• Несовершенство системы контроля.

Типичные нарушения в большинстве предприятий:

• Частичное или полное отсутствие первичной приходно-расходной документации.
• Неправильное ведение документации.
• Безграмотность счетовода, допускающего ошибки при математических подсчётах.
• Необоснованное списание денежных средств (без подтверждающей документации).
• Одни и те же документы используются дважды.
• Учётные записи заполняются с нарушением сроков.
• Документы, не заверенные печатью предприятия и подписью руководителя.
• Использование расписок в качестве списания денежных сумм.
• Получатели средств не расписываются на расходных документах.
• Во время отсутствия кассира его обязанности выполняет другой сотрудник без надлежащего оформления.

Кто в ответе за выявленные недочёты

Если виновные в недостаче не выявлены, то практически за этот факт несёт ответственность руководитель. Он принимает решение о возможном списании недостающей суммы из кредита в дебет. Основой такого решения является ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учёте».

О выявленных недостачах или излишках издаётся приказ и отправляется в бухгалтерию (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Если по результатам инвентаризационной проверки обнаружены нарушения и определены виновные в их совершении, к ним будут предъявлены меры по возмещению нанесённого материального ущерба компании.

Если материально ответственный сотрудник отказывается от предъявленных требований, руководитель вправе обратиться в судебные органы для разрешения конфликта.

Условия, при которых виновные обязаны возместить недостачу:

• Наличие официального документа, подтверждающего виновность конкретного должностного лица.
• Признание сотрудником собственной вины в письменной форме с указанием причины и мотивов совершенного нарушения.
• Постановление инвентаризационной комиссии о признании виновности сотрудника. Если он не согласен с таким решением, он должен подписать соответствующий документ, который может быть основанием для подачи руководителем иска в суд.
• Удержание суммы недостачи из зарплаты виновного работника.

Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы.

Излишки

Первым шагом после выявления излишков, они подлежат оприходованию. Бухгалтер делает соответствующие расчёты и составляет справку, содержащую следующую проводку:

Дебет счета учёта ТМЦ (для каждой категории товаров отдельный номер — 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».

Обнаруженные и оприходованные излишки включаются в оборот предприятия. Если речь идёт о денежных средствах, они становятся внереализационными, ст.250 НК РФ запрещает использовать их. Они списываются в производство и фиксируются по дебету.

Как списать недостачу

Недостачу без определения виновных можно списать только в таких случаях и условиях:

• В течение того года, в который осуществлялась инвентаризационная проверка.
• Списанием может заниматься один, специально назначенный для этих целей сотрудник.

Процесс списания проводится в такой последовательности:

• Издание приказа руководителя компании.
• Списание с кредита в дебет на счёт 94.
• Списание расходов на осуществление инвентаризационной проверки.
• Бухгалтерия даёт данные о естественной убыли. Далее сравниваются суммы расходов с нормативными. Если результат меньше нормы, списание производится на расходы компании.

При наличии виновных сотрудников или если недостача больше естественной убыли, проводится списание следующим образом:

• Руководитель оформляет приказ о списании с кредита в дебет.
• Сверка данных в документах.
• Бухгалтерия высчитывает недостающую сумму.
• Руководство предприятия разрабатывает план мероприятий по недопущению впредь выявленных нарушений или идёт на крайние меры — подаёт иск в суд.

Если решением суда вина сотрудников не доказана, недостача списывается на основании судебного вердикта.

Если виновник скрылся, недостача списывается за счёт чистой прибыли.

Чтобы предотвратить конфликты, связанные с такими негативными явлениями в работе предприятия, как недостача, руководитель должен соблюдать последовательность действий. Каждый его шаг должен соответствовать букве закона. Например, действия по разделению суммы недостачи среди сотрудников и вычета этой цифры из их заработной платы — является противозаконным и может быть квалифицированно, как незаконная невыплата заработной платы.

Инвентаризация денежных средств в кассе может проводиться по разным причинам. Она бывает как плановая, так и внезапная. Главная цель её проведения — контроль потока наличных средств на предприятии и предотвращение воровства среди персонала.

ipshnik.com