Одним из обязательных действия для всех без исключения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, у которых заключены трудовые договора, является сдача отчетности в ФСС.
Процедура данная имеет большое количество различных особенностей. Отчетность подобная может сдаваться различными способами.
Одним из самых удобных, требующих наименьших усилий является работа с документацией в электронном виде. Но для сдачи отчетности таким образом необходимо будет обязательно использовать специальный шлюз.
Формат его работы установлен на законодательном уровне. Требуется заблаговременно ознакомиться с основными нюансами.
Важные аспекты ↑
Официально трудоустроенные граждане РФ обеспечиваются соответствующими выплатами при утрате трудоспособности из различных государственных внебюджетных фондов.
Сегодня Фонд социального страхования выполняет большое количество самых разных задач.
В том числе финансовое обеспечение граждан, у которых имеются проблемы со здоровьем или утрачена трудоспособность по иной причине. Средства в данный фонд поступают и аккумулируются там за счет работодателей.
Вне зависимости от организационно-правой формы, а также различного рода иных фактором необходимо будет делать соответствующие начисления на каждого работника.
При этом периодический, 4 раза в год формировать документальную отчетность. Она может иметь различный вид и сдаваться в региональное отделение ФСС следующим образом:
- самостоятельно;
- доверенным лицом;
- почтой;
- в электронной форме.
Наиболее удобным и наименее затратным с точки зрения времени является именно работа с электронными документами.
Имеются свои особенности. В первую очередь они касаются необходимости использования специального шлюза.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые следует заблаговременно, можно отнести следующие:
- определения;
- основные выполняемые функции;
- законодательная база.
Определения
Сегодня для успешной работы со шлюзом приема отчетности 4-ФСС необходимо хорошее знание законодательных норм.
Но для правильной трактовки основных положение нормативно-правовых документов необходимо будет ознакомиться с определениями основных терминов.
В противном случае будет достаточно проблематично избежать нарушения законодательных норм. К основным терминам, применяемым в данном случае, можно отнести следующие:
- «организации»;
- «шлюз приема отчетности»;
- «физические лица»;
- «обособленные подразделения организации»;
- «банки» и «банк»;
- «лицевые счета»;
- «счета федерального казначейства»;
- «недоимки»;
- «место расположения обособленного подразделения»;
- «место жительства»;
- «финансовый год».
| Под термином «организации» | Понимаются юридические лица, которые заключают специальные трудовые договора с гражданами РФ. Именно такие организации должны делать соответствующие отчисления в ФСС. При этом подобное правила распространяется лишь на лиц, трудовой договор с которыми был заключен на период более 2-х месяцев |
| «Шлюз приема отчетности» | Специальная точка для закачки в неё электронных документов с отчетностью в ФСС |
| «Физические лица» | Индивидуальные предприниматели, делающие соответствующие отчисления, а также непосредственно сами работники, за которых отчетность сдается. Данный термин подразумевает наличие определенной правоспособности у физического лица. Важно помнить, что правоспособность у имеющего гражданство РФ и иностранного гражданина несколько различается |
| «Банки»/«банк» | Специальное кредитное предприятие, которое имеет право на открытие специальных счетов. Данные о лицевых счетах, на которые делаются соответствующие отчисления, отражаются в специальных отчетных документах |
| «Лицевой счет» | Специальный счет, открываемый для ведения через банк учета расчетов с физическими и юридическими лицами |
| «Счет федерального казначейства» | Подразумевается специальный счет казначейства федерального уровня. На данном счету осуществляется аккумулирование средств федерального фонда страхования. Именно на этот счет поступают все средства, которые отчисляет работодатель за своего работника в пользу в пользу Фонда социального страхования |
| «Недоимки» | В данном случае некоторая сумма, которая по каким-то причинам не была начислена на счет Фонда социального страхования |
| «Обособленные подразделения» | Подразделения предприятия, расположенные отдельно от основного и при этом рабочие места оборудованы там более, чем на один месяц |
| «Место расположения обособленного подразделения» | Фактический адрес расположения конкретного подразделения. Важно помнить, что подобные подразделения, расположенные отдельно от своих материнских предприятий, имеют собственный баланс. Соответственно, должны сдавать отчетность в ФСС отдельно |
| «Место жительства» | Фактическое место проживания конкретного физического лица. Также под данным термином понимается место постоянной регистрации. Обозначается в паспорте на соответствующей странице |
| «Финансовый год» | Некоторый период времени длительностью в 12 календарных месяцев. Представляет собой определенный отчетный период |
Основные выполняемые функции
Если ранее опыт работы со специальным шлюзом приема отчетности по какой-то причине отсутствовал, необходимо ознакомиться с принципами его работы и основным назначением.
Это позволит избежать допущения наиболее типичных в рассматриваемом случае ошибок. На данный момент подобного рода точка доступа требуется для реализации следующих задач:
| Передачи всех необходимых документов | С минимальными затратами времени в Фонд социального страхования |
| Точка доступа | Позволяет максимально защитить информацию, передаваемую таким образом |
| Уменьшается время | Необходимое для выполнения сдачи отчетности |
| Упрощается процесс обработки информации специалистами ФСС | Большая часть процедур является автоматизированной |
| Экономятся средства на предоставление отчетности | Нет необходимости посещать региональное отделение, печатать документы |
Сдача электронной отчетности имеет большое количество неоспоримых достоинств. Именно поэтому на законодательном уровне установлено, что сдавать его требуется в обязательном порядке именно таким образом.
В бумажной форме допускается предоставлять отчетность только предприятиям, суммарная численность работников на которых составляет не более 25 человек.
Законодательная база
Несмотря на то, что все документы предоставляются в электронной форме, необходимо соблюдение всех нормативов, разработанных для документации в бумажном формате.
На данный момент основополагающим документом, регулирующим процесс составления отчетности и перечисления взносов, является Федеральный закон №212-ФЗ от 24.07.09 г. «О страховых взносах».
Данный нормативно-правовой документ включает в себя следующие основные разделы:
| гл.№1 | Общие положения |
| гл.№2 | Уплата страховых взносов |
| гл.№3 | Как обеспечивается исполнение обязанностей по уплате страховых взносов |
| гл.№4 | Какие права, а также обязанности имеются непосредственно у плательщиков страховых отчислений |
| гл.№5 | Как производится контроль за уплатой страховых отчислений в ФСС и другие фонды |
| гл.№6 | Ответственность за нарушение законодательных норм, связанных со страховыми отчислениями, формированием отчетности |
| гл.№7 | Как производится обжалование составленных органами контроля актов |
| гл.№8 | Отражается порядок предоставления отчетности, а также остальные важные моменты |
Важно помнить, что за нарушение установленных сроков предоставления отчетности полагается достаточно серьезная ответственность.
Выражается она в штрафах. Причем налагаются они как на физических лиц, так и на предприятия.
Как используется шлюз ФСС для сдачи отчетности ↑
Шлюз портала сдачи отчетности на официальном сайте ФСС работает в соответствии с определенными правилами. Все они соответствуют установленным в законодательстве нормативам.
Видео: ежеквартальная отчетность для ФСС — электронный сервис
Но при этом важно помнить, что существует большое количество самых разных особенностей процедуры. При отсутствии опыта необходимо ознакомиться со специальным руководством для предоставления отчетности.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые стоит заранее, можно отнести:
- вход на портал через личный кабинет;
- порядок сдачи в электронном виде;
- возникающие трудности.
Вход на портал через личный кабинет
Для сдачи отчетности необходимо будет заранее зарегистрироваться на специальном портале. Поле чего при помощи полученного логина и пароля будет возможно осуществлять вход на данный ресурс.
Процедура регистрации должна осуществляться следующим образом:
| При помощи любого браузера | Необходимо зайти на сайт http://fz122.fss.ru |
| В верхнем левом углу открывшейся страницы | Необходимо будет нажать на кнопку «регистрация» |
| Откроется страница | На которой необходимо будет ввести все данные пользователя |
| Необходимо придумать уникальный пароль и логин | После этого необходимо будет нажать на кнопку «шаг 2» |
| В течение 24 часов на указанную электронную почту | Придет специальное письмо – необходимо перейти по указанной в нем ссылке |
| После этого автоматический будет открыт официальный сайт ФСС | Требуется ввести созданные ранее логин и пароль |
Порядок сдачи в электронном виде
Порядок сдачи отчетности рассматриваемого типа в электронном виде установлен на законодательном уровне.
Данная процедура должна осуществляться следующим образом:
| Осуществляется вход в личный кабинет | Через сайт http://fz122.fss.ru |
| Нажимаем на кнопку Форма-4 | Там необходимо будет добавить расчетную ведомость по Форме 4-ФСС |
| Заполняются поля «регистрационные данные страхователя» | Нажимаем после этого на сохранить |
| Клюкаем на «добавить отчет» | — |
| Выбираем необходимые в конкретном случае разделы | И нажимаем специальную кнопку «создать» |
| Осуществляется заполнение всех необходимых полей | Далее производится выгрузка в XML |
Наименование обозначенного выше файла должно иметь следующие вид — Рег.номер_год_квартал.xml. Следующим этапом является написание, шифрование и загрузка всех данных на специальный шлюз.
Процедура данного типа включает в себя следующие основные этапы:
| Открываем шлюз ФСС | По адресу http://f4.fss.ru |
| Необходимо выполнить установку специальной утилиты arm.exe | Если ранее она по какой-то причине не была установлена (данная программа тестирует интернет-соединение) |
| Открываем вкладку | Подписать и зашифровать» |
| Выбирается криптопровайдер | Через которого будет осуществляться шифрование данных |
| Выбирается личный сертификат пользователя | — |
| Далее выбирается исходный файл с самим отчетом | Указывается имя выходного |
| После выполнения предыдущего этапа станет доступа кнопка «Подписать и зашифровать» | После нажатия отчет будет подписан и зашифрован |
| Нажимаем на «отправить в ФСС» | — |
Возникающие трудности
Несмотря на всю простоту сдачи отчетности имеются некоторые связанные с ней особенности и трудности.
К наиболее существенным моментам можно отнести следующие:
- личный сертификат должен удовлетворять обширному перечню требований;
- криптопровайдер должен соответствовать определенным требованиям;
- подключение к интернету обязательно должно соответствовать некоторым требованиям;
- обязательно наличие коневого сертификата УЦ ФСС РФ.
Важно помнить, что отчетность должна быть оформлена в соответствии с действующими законодательными нормами.
В противном случае она принята не будет. Что может является причиной просрочки и наложения административного штрафа.
buhonline24.ru
На сайте Фонда социального страхования Российской Федерации в разделе «Скачать программы» размещены обновлённые рекомендации по сдаче Расчётов по форме 4-ФСС в электронном виде с электронной подписью (http://fss.ru/ru/fund/download/301906.shtml)
C 20 августа 2018 года будет введен в действие новый сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного лица Фонда для шифрования отчета и проверки квитанции. Для сдачи отчетности по Форма 4-ФСС, а также передачи в Фонд реестров сведений для назначений и выплаты пособий (пилотные регионы «Прямые выплаты») в электронном виде, необходимо заменить старый сертификат на новый в программе, которую Вы используете для подготовки и отправки отчета. Новый сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного лица Фонда опубликован по адресу http://fss.ru/ru/fund/download/282307/index.shtml
Опубликован приказ Фонда социального страхования Российской Федерации «О внесении изменений в Технологию приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе Фонда социального страхования Российской Федерации в электронном виде с применением электронной подписи, утвержденную приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19». Приказ Фонда №416 от 11 сентября 2017 г. Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета «Форма-4 ФСС» при представлении отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации в электронном виде с электронной подписью, начиная с III квартала 2017 г.
Также обращаем Ваше внимание, что с 15 сентября 2017 года будет введен в действие новый сертификат ключа проверки электронной подписи уполн<>омоченного лица Фонда для шифрования отчета и проверки квитанции. Для сдачи отчетности по Форма 4-ФСС, а также передачи в Фонд реестров сведений для назначений и выплаты пособий (пилотные регионы «Прямые выплаты») в электронном виде, необходимо заменить старый сертификат на новый в программе, которую Вы используете для подготовки и отправки отчета. Новый сертификат ключа проверки электронной подписи уполномоченного лица Фонда опубликован по адресу http://fss.ru/uc/.
Вниманию страхователей! Приказ о сдаче расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам за 1-ый квартал 2017 г. Опубликован приказ Фонда социального страхования Российской Федерации «О внесении изменений в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» Приказ Фонда №83 от 9 марта 2017 г.. Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета «Форма-4 ФСС» при представлении отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации в электронном виде с электронной подписью, начиная с I квартала 2017 г.
Для разработчиков программного обеспечения. Расчет страхователя по Форма-4 ФСС за 1-ый квартал 2017 г. должен быть подготовлен в виде xml файла в формате, заданном следующей XSD-схемой.
В разделе «Удостоверяющий центр» размещены обновленные рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по «Форма-4 ФСС» в электронном виде с использованием электронной подписи (http://fss.ru/uc/). Также для удобства страхователей в рекомендациях имеются образцы доверенностей для сдачи расчетных ведомостей по «Форма-4 ФСС» через уполномоченных представителей.
Для разработчиков программного обеспечения. Расчет страхователя по Форма-4 ФСС за 3-ий квартал 2016 г. должен быть подготовлен в виде xml файла в формате, заданном следующей XSD-схемой.
Опубликован приказ Фонда социального страхования Российской Федерации «О внесении изменений в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» Приказ Фонда №386 от 29 сентября 2016 г. Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета «Форма-4 ФСС» при представлении отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации в электронном виде с электронной подписью, начиная с III квартала 2016 г.». Приказ Фонда №386 от 29 сентября 2016
Уважаемые страхователи! Обращаем Ваше внимание, что с 16 сентября 2016 года обновился сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица Фонда для шифрования отчета и проверки квитанции. Для сдачи отчетности по Форма 4-ФСС, а также передачи в Фонд реестров больничных листков нетрудоспособности (пилотные регионы) в электронном виде, Вам необходимо заменить сертификат в программе, которую Вы используете для отправки отчета. Сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица Фонда опубликован по адресу http://fss.ru/uc/. Также сообщаем, что если Вы используете бесплатные программы «Подготовка расчетов для ФСС» или «Подписание и шифрование электронных документов» http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml, то инструкция по установке необходимых сертификатов размещена по адресу http://fz122.fss.ru/doc/Rekomendacii_dlya_strakhovatelej.pdf (Третий этап Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронной подписи).
Опубликован приказ Фонда социального страхования Российской Федерации «О внесении изменений в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» Приказ Фонда №123 от 29 марта 2016 г.. Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета «Форма-4 ФСС» при представлении отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации в электронном виде с электронной подписью, начиная с I квартала 2016 г.
Для разработчиков программного обеспечения. Расчет страхователя по Форма-4 ФСС за 1-ый квартал 2016 г. должен быть подготовлен в виде xml файла в формате, заданном следующей XSD-схемой.
В разделе «Удостоверяющий центр» размещены обновленные рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по «Форма-4 ФСС» в электронном виде с использованием электронной подписи (http://fss.ru/uc/). Также для удобства страхователей в рекомендациях имеются образцы доверенностей для сдачи расчетных ведомостей по «Форма-4 ФСС» через уполномоченных представителей.
Обращаем Ваше внимание, что с 16 сентября 2015 года обновился сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица Фонда для шифрования отчета и проверки квитанции. Для сдачи отчетности по Форма 4-ФСС, а также передачи в Фонд реестров больничных листков нетрудоспособности (пилотные регионы) в электронном виде, Вам необходимо заменить сертификат в программе, которую Вы используете для отправки отчета. Сертификат ключа проверки подписи уполномоченного лица Фонда опубликован по адресу http://fss.ru/uc/.
Также сообщаем, что если Вы используете бесплатные программы «Подготовка расчетов для ФСС» или «Подписание и шифрование электронных документов» http://fss.ru/ru/fund/download/index.shtml, то инструкция по установке необходимых сертификатов размещена по адресу http://fz122.fss.ru/doc/Rekomendacii_dlya_strakhovatelej.pdf (Третий этап Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронной подписи).
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с пунктом 7 статьи 4 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» в случае, если последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Таким образом, последним днем сдачи расчета за 1 квартал 2015 года в форме электронного документа является 27 апреля 2015 года.
Для разработчиков программного обеспечения. Расчет страхователя по Форма-4 ФСС за 1-ый квартал 2015 г. должен быть подготовлен в виде xml файла в формате, заданном следующей XSD-схемой.
Заголовок отчета XML файла должен соответствовать ниже приведенному примеру. Пример: <F4REPORT xmlns=»http://fz122.fss.ru» xmlns:xsd=»http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance» xsd:schemaLocation=»http://fz122.fss.rudoc/f4form_2015.xsd»>
Приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 26 февраля 2015 г. № 59 (Зарегистрировано в Минюсте 20.03.2015г. №36505), внесены изменения в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19 «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования» . Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета «Форма-4 ФСС» при представлении отчетности в Фонд социального страхования Российской Федерации в электронном виде с электронной подписью, начиная с I квартала 2015 г.
Приказ Фонда №124 от 27 марта 2015 г.
f4.fss.ru
Технология приема отчетности ФСС в электронном виде
Согласно 19 приказу есть 2 пути представления отчетности в ФСС в электронном виде. Для представления документов в электронном виде плательщику страховых взносов потребуется квалифицированная электронная подпись, которую можно оформить в уполномоченном удостоверяющем центре.
Отчетность в ФСС может быть представлена по интернету (через шлюз приема ФСС, находящийся по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт Фонда, прикрепить файл расчета и отправить его на шлюз. Все эти действия достаточно просты и интуитивно понятны.
Либо другой вариант – представить расчет в ФСС с использованием флэшек, дискет и других носителей информации. В этом случае без посещения Фонда не обойтись.
Подача документов через интернет делает процесс сдачи отчетности в ФСС более удобным, позволяя избежать необходимости тратить время на посещение территориального отделения Фонда. Однако здесь есть и некоторые моменты, которые следует учесть, чтобы не случилось неприятностей.
Прежде всего отчетность ФСС следует предоставлять заблаговременно. Необходимо учитывать, что шлюз ФСС для сдачи отчетности используется многими пользователями, из-за чего могут возникать перебои и сбои в его работе. Поэтому отложив свои действия по направлению отчета на последний момент, вы рискуете не успеть из-за технических неполадок.
Также нужно иметь в виду и время, которое органы ФСС отводят на осуществление контроля поступивших через шлюз документов. Согласно 19 приказу обработка поступивших через шлюз расчетов происходит в течение 24 часов. И при наличии определенных ошибок расчет не будет считаться представленным.
Ошибки при сдаче отчетности через шлюз ФСС
Ошибки при сдаче отчетности через шлюз могут быть различные и с разными последствиями. В зависимости от последствий можно выделить два типа ошибок:
- ошибки с ЭЦП и форматами файла;
- ошибки в расчетах.
Для первого типа ошибок последствием их возникновения являются отказ в принятии отчета и необходимость его предоставления заново. Соответственно, и дата подачи отчета в этих случаях меняется на более позднюю. То есть если вы подали свой расчет в последний отведенный для этого день срока, а на следующий день получили протокол о том, что отчет не принят по причине ошибок первого типа, то в таком случае вы нарушите сроки представления расчета.
В 19 приказе приведен исчерпывающий перечень таких ошибок:
- расчет подписан электронной подписью неуполномоченного лица;
- сертификат ключа подписавшего расчет лица утратил силу;
- файл расчета не соответствует структуре применяющегося формата, формату наименования или размеру файла.
Второй тип ошибок – это ошибки в расчетах. Они возникают, когда не выполняются контрольные соотношения. Только в отличие от первого типа ошибок в этом случае отчет считается сданным, а плательщик получает квитанцию о получении отчета с ошибками, которые ему рекомендуется исправить. Причем в отличие от ошибок первого типа при повторном направлении расчета датой его представления будет считаться дата, указанная в первой квитанции о его получении.
glavkniga.ru
Важные аспекты
При утрате трудоспособности официально трудоустроенным лицам полагаются государственные выплаты из внебюджетных фондов. Фонд социального страхования (ФСС) выполняет задачи по финансовому обеспечению, в том числе и нетрудоспособных лиц. Переводимые денежные суммы аккумулируются и поступают за счёт предприятия.
Независимо от организационно-правовой формы, эти начисления работодатель осуществляет на каждого сотрудника. Формировать пакет документов нужно ежеквартально. Отчётность передаётся в отделение следующими способами:
- лично;
- доверенным лицом;
- почтовым отправлением;
- в электронном виде.
Последний считается самым распространённым и наименее затратным. Перед работой со шлюзом рекомендуется ознакомиться с его определениями, основными функциями и законодательной базой.
При работе с шлюзом следует учитывать следующее:
- лицам, зарегистрированным на портале fss.ru с правом доступа, предоставляется возможность подготавливать отчётность и загружать на ПК в Xml-формате;
- чтобы процесс был более простым, пользователям доступна бесплатная утилита для вызова СКЗИ (современная система криптографической защиты информации), с помощью которой, не используя сторонние программы, можно зашифровать и подписать отчётную электронную документацию:
- на портале имеется пошаговая инструкция по подготовке отчёта, подписи, шифровки и загрузки документа на шлюз.
Также соцстрах информирует граждан об аспектах:
- В сентябре 2016 года был обновлён сертификат ключа, с помощью которого проверяется подпись уполномоченного лица. Для подачи отчёта 4-ФСС, а в некоторых регионах и листов нетрудоспособности через портал потребуется замена сертификата.
- На основании приказа ФСС от 29.03.2016, в распорядительную документацию от 12.03.2010 были внесены изменения по поводу предоставления отчётов в электронном виде.
- Перед отправкой отчётности в соцстрах доверенным лицом требуется внесение данных о его полномочиях в орган, оформленных в виде доверенности от имени самого страхователя.
Определение
Чтобы при работе с шлюзом не возникало проблем, следует знать определенные законодательные нормы. Те, в свою очередь, требуют правильной трактовки определений, чтобы со стороны юридического лица не случались непроизвольные нарушения. К этим определениям в данной ситуации относятся:
Организация — это юридическое лицо, заключившее с физическим трудовой договор. На лиц, работающих в организации более двух месяцев, предприятие производит отчисления в ФСС.- Физическое лицо — это субъект права и обязанностей на основании статьи 17 ГК РФ. Также физическим лицом значится ИП. Важно понимать, что права иностранных граждан несколько отличаются от российских.
- Шлюз приёма отчётности — это точка отправки электронной документации с отчётностью в ФСС предпринимателями и организациями.
- Банк — кредитное предприятие, в котором физические и юридические лица могут открывать счета. На них производятся начисления. Данные о счетах отражаются в отчётной документации.
- Лицевой счёт необходим для расчётов с предприятиями и физическими лицами.
- Счёт ФК — аккумулирующий деньги федерального бюджета и отражающий операции по реализации государственными органами. На казначейский счёт поступают неиспользованные денежные суммы и отправляемые со счетов региональных ФК. На него же поступают средства от работодателя в пользу ФСС.
- Обособленные подразделения — это отделения организации, оборудованные на срок более чем 1 месяц.
- Недоимки — это суммы, недоплаченные по определённым причинам на счёт ФСС.
- Местоположение обособленного подразделения — фактический адрес.
- Место жительства — это место временной или постоянной прописки, а также другой адрес, по которому фактически проживает физическое лицо.
- Финансовый год представляет собой отчётный период за 12 календарных месяцев.
Основные функции
Рассмотрев все определения, следует тщательно изучить основные функции шлюза приёма отчётности. Ознакомившись с его принципом работы и назначением, пользователь не допустит большинства типичных ошибок.
К основным функциям шлюза приёма отчётности ФСС относятся:
- Передача необходимой документации за краткий временной промежуток.
- Сокращение времени на передачу отчётности.
- Специалистам ФСС проще обрабатывать информацию.
- Автоматизированы многие процедуры.
- Нет необходимости посещать региональное отделение ФСС и распечатывать документацию.
ФСС отклоняет отчёты, если допущены следующие ошибки:
- отправлен файл с нарушенным форматом или неподходящим размером;
- структура информации в файле не соответствует основным требованиям: электронная подпись не корректна или сертификат на неё не действителен, документ подписан неуполномоченным лицом.
При обнаружении ошибок в отправленном файле следует их исправить и повторно переслать через шлюз. Отправлять документацию в бумажной форме теперь могут только организации со штатом не более 25 человек.
Если на предприятии работает большее количество людей – в обязательном порядке сдают документы в электронном виде через шлюз. Если отчёт был отклонён неправомерно, необходимо обратиться за разъяснениями в ФСС или написать жалобу в центральном отделении.
Технология работы
Единая точка приёма позволяет сдавать документацию с использованием ЭЦП в исполнительные органы ФСС. Она принимается и обрабатывается по форме 4-ФСС. Основное удобство заключается в возможности отправки отчётов с любого IP-адреса.
Для отправки отчёта в электронном виде потребуется:
- Установка в системе корневого сертификата или открытого ключа подписи сотрудника ФСС – это необходимо для зашифровки отчёта и визуализации квитанции.
- Подготовка отчётного файла согласно утверждённому формату.
- Подписание отчета ЭЦП сотрудником, правомочным подписывать документации от имени заявителя и соблюдающего все требования к системе последовательности операций по формированию ЭЦП в электронной отчётной документации.
- Зашифровка полученного подписанного файла на открытом ключе.
- Передача зашифрованного файла в ФСС через загрузочный сервис.
При формировании документа следует понимать, что датой его приёма является та, на момент которой файл отправляется через шлюз ФСС. Эти данные, как и о квитанции, фиксируются в её протоколе.
Законодательная база
Существуют и другие правила, работающие на основании законодательной базы. Независимо от того, в каком виде подаётся отчёт, нужно соблюдать нормативы. Основополагающим документом является №212-ФЗ от 24.07.2009 года.
Он включает в себя информацию о следующем:
- Общие положения.
- Оплата страховых взносов.
- Порядок обеспечения исполнения обязанностей, связанных с выплатой страховых взносов.
- Права и обязанности.
- Порядок контроля выплат страховых отчислений.
- Ответственность при формировании отчётов и отчислениях.
- Порядок обжалования актов.
- Порядок предоставления отчётности и прочие важные действия.
При несоблюдении установленных сроков на организацию или физическое лицо налагается штраф. Сдача отчётов в ФСС должна соответствовать следующим нормативным документам:
- Приказ ФСС РФ №19 от 12.02.2010;
- Приказ ФСС РФ №53 от 21.03.2011;
- Приказ ФСС РФ №148 от 14.06.2011;
- Приказ Минздравсоцразвития РФ №156Н от 28.02.2011;
- Приказ ФСС РФ №87 от 14.03.2012;
- Приказ Минтруда России №107Н от 19.03.2013;
- Приказ ФСС РФ №202 от 13.06.2013.
Как используется шлюз
На официальном сайте Федерального социального страхования шлюз функционирует по правилам, соответствующим действующему законодательству. Для исключения проблем со сдачей отчёта по форме 4-ФСС соблюдают следующие требования:
- в качестве отчётов предоставляется xml-файл, подписанный цифровой подписью, зашифрованный на открытом ключе и не содержащий комментариев;
- все показатели подготовленного отчёта должны соответствовать требованиям по форме 4-ФСС и контрольным соотношениям;
- название файла должно быть построенным следующим образом: «№ страхователя»_«год, за который производится расчёт»_«отчётный период».ef4 (пример – 0102435678_2016_02.ef4).
Вход на портал
Перед сдачей отчёта необходимо зарегистрироваться на портале. Этапы регистрации:
- используя любой браузер, требуется зайти на официальный сайт http://fz122.fss.ru;
- в левом верхнем углу нажать кнопку «Регистрация»;
- ввести данные в открывшемся окне;
- придумать уникальные логин и пароль;
- нажать кнопку «Шаг 2», после чего в течение суток на указанную почту будет отправлено письмо со ссылкой, по ней пользователю нужно будет перейти для подтверждения регистрации.
Выполнив эти действия, можно вводить в открывшемся окне логин и пароль и работать с порталом.
Порядок и варианты сдачи
Войдя под собственными данными, для подачи отчёта нажимают кнопку «Форма-4», вводят регистрационные данные, сохраняют их. После нажимают «Добавить отчёт» и «Создать», заполняют нужные поля и выгружают файл.
Далее нужно открыть официальный сайт, где расположен шлюз, установить утилиту arm.exe. Если по какой-то причине это сделать не удаётся, выполняют следующие действия:
- открывают шлюз;
- открывают вкладку «Подписать и зашифровать»;
- выбирают криптопровайдер, личный сертификат и исходный файл отчёта;
- прописывают наименование выходного файла;
- нажимают «Подписать и зашифровать».
Завершающий этап отправки – нажатие на кнопку «Отправить в ФСС». После этого документ проходит этапы проверки наименования файла, шифровки, электронной подписи, соответствие структуры по заданному формату, и обрабатываются показатели отчёта.
Возникающие трудности
Порядок сдачи отчёта с помощью шлюза прост, но даже при ней у пользователей возникают трудности. Их можно избежать, если личный сертификат и криптопровайдер будут соответствовать перечню требований, интернет-соединение будет стабильным и есть сертификат удостоверяющего центра ФСС РФ.
Отчеты всегда должны быть отправлены в соответствии с законодательством РФ, иначе документ не будет принят.
Это может поспособствовать просрочке и, как следствие, административному штрафу.
Квитанция
После обработки отчёта на портале можно скачать квитанцию о приёме, которая подтверждает соответствие между фактом предоставления отчёта и датой его получения в нужные сроки. Заверяет её уполномоченный сотрудник ФСС.
При скачивании пользователь получает не документ, а зашифрованный zip-архив с ключом. В этой папке имеется html-протокол обработки полученного файла, квитанция и сам отчёт в формате xml.
Подробная информация про сдачу отчетности в ФСС представлена в данном видео.
znaybiz.ru
Описание сервиса
Шлюз находится на официальном сайте ФСС по адресу f4.fss.ru. Единая точка приема или шлюз была создана непосредственно для того, чтобы обеспечить возможность представления отчетности страхователей в исполнительные организации, а именно, в Фонд Социального Страхования РФ, все манипуляции через шлюз осуществляются в электронном виде, а для достоверности сведений применяется электронно-цифровая подпись.
Таким образом, для страхователей облегчена система отправки обязательных отчетов, теперь они могут это сделать, находясь в любом месте, где имеется подключение к Интернету. Фал на шлюз поступает в зашифрованном виде, а датой и временем приемки документов считается дата и время прямого поступления документов на сервис.
После поступления отчета формируется извещение или квитанция, если проверка документа осуществлена правильно и без помех, а также проверяется Ваша электронно-цифровая подпись, документация проходит форматно-логический контроль. Время и дата формирования квитанции также сразу же фиксируются в протоколе обработки поступившего файла и сразу же помещаются в эту квитанцию.
Теперь, для отправки отчетности через шлюз ФСС, нужно использовать новый сертификат уполномоченного представителя с подписью квитанции о приеме отчета. Для этого нужно воспользоваться загрузкой с официального сайта ФСС, и установить сертификат в хранилище всех сертификатов. После этого все квитанции о приеме отчетов будут подписываться с применением нового загруженного сертификата, а значит, будут соответствовать всем требованиям приемки документации на сервис.
Популярные ошибки на шлюзе ФСС:
- — ошибка «-10» «Не удалось расшифровать»;
- — ошибка «-18» «Отчет зашифрован на ключе отличном от открытого ключа ФСС»
Обе эти ошибки говорят о том, что вам незамедлительно стоит обновить имеющиеся сертификаты, удалив, при этом старые.
Технология приемки и обработки документов
Система отправки отчетов через шлюз ФСС удобна тем, что можно сформировать отчет, находясь далеко от офиса или дома. Особенно это удобно, когда нет возможности добраться до Вашего подразделения ФСС, Вы находитесь далеко от него, а уже наступили последние дни приемки. То есть, сервис очень полезен для большинства страхователей, так как существенно экономит время. Все, что требуется, это полностью понять, как работает сервис, приобрести права на электронную подпись, ну и, собственно, интернет.
Чтобы отправить отчет в электронном виде через шлюз ФСС, страхователь должен придерживаться такой схемы:
- установка в систему корневого сертификата УЦ ФСС РФ (Располагается в папке Доверенных корневых сертификатов);
- установка в систему сертификата открытого ключа подписи лица, которое уполномочено в этом, необходимо для шифровки отчета и проверки квитанции (находится в папке Других пользователей);
- подготовка самого файла отчетности в соответствии всем требованиям, которые представляет Фонд социального страхования, отчет должен полностью удовлетворять контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля, которые прилагаются ко всем отчетам;
- подпись сформированного отчета электронной подписью уполномоченного должностного лица, у которого есть право подписи отчетов в электронном виде от имени юридического лица (страхователя), нужно в точности следовать алгоритму формирования электронной цифровой подписи, а также обращать внимания на определенные правила встраивания такой подписи в файл отчетности;
- подписанный файл нужно зашифровать на открытом ключе получателя с использованием необходимых сведений о ключе получателя (из Сертификата Фонда);
- через сервис загрузки файла зашифрованный файл посылается в Фонд Социального страхования.
Читайте также, как узнать регистрационный номер ФСС по ИНН.
Полная процедура постановки на учет в ФСС здесь.
Как правильно рассчитать ЕНВД: http://boss-consult.ru/nalog/envd/kak-rasschitat-envd.html
Отправка реестров и получение отчета о приеме
Чтобы отправить документ, необходимо нажать на кнопку «Отправить документ», а далее действовать по стандартному принципу прикрепления документов с персонального компьютера. Через папку «Обзор» выбирается определенный нужный файл, после чего нажать кнопку «Отправить». Отчет автоматически поступит на страницу проверки статуса отчета.
Отправленный страхователем отчет проходит несколько стадий обработки и проверки на сервисе:
- Проверяется название и размер зашифрованного файла.
- Происходит расшифровка и проверка электронной подписи;
- Проверка соответствия структуры файла отправленного отчета установленному формату ФСС;
- Контроль показателей отчета на уровне логики и арифметики.
После того, как проверки завершены, с сервиса можно получить проверку отчета, а также скачать квитанцию о том, что отчет формы 4-ФСС принят. Квитанция устанавливается взаимным и однозначным соответствием между представленным отчетом и датой и временем его получения, заверяется ответственным лицом из ФСС.
Квитанция является подтверждением того, что отчет Ваш правильный и послан в определенное время, с его наличием никаких нареканий к вам не может быть предъявлено, а также это означает, что Вы все сделали верно.
boss-consult.ru
Какие нюансы нужно учитывать при электронной сдаче отчетности?
Шлюз приема ФСС – это удобный способ представления отчетности контролирующим органам. У бухгалтера нет необходимости ехать в Фонд лично или отправлять туда курьера. Процедура отправки включает следующие шаги:
- Установка сертификата УЦ ФСС РФ.
- Установка сертификата электронной подписи, которой располагает организация-страхователь.
- Подготовка отчета в соответствии с актуальными требованиями Фонда (в бухгалтерской программе или прямо на сайте). Система принимает документы в xml-формате.
- Подписание готового файла ЭЦП и шифрование.
- Передача на проверку в ФСС.
Важно! Чтобы иметь возможность направлять 4-ФСС через сайт Фонда, нужно зарегистрироваться на портале и получить расширенные права. Для этого в контролирующий орган подается специальное заявление в бумажном виде.
Моментом фактической сдачи отчета считается тот день и час, когда информация поступила на шлюз ФСС. Пользователь получает квитанцию-подтверждение.
Специалисты не советуют откладывать отправку формы на последний момент. Шлюз ФСС для сдачи отчетности может испытывать перебои в работе из-за большого количества пользователей. После передачи документа нужно отслеживать его состояние. У контролирующего органа имеются одни сутки на его проверку, и при наличии определенных ошибок информация будет считаться непредставленной.
Практика показывает, что в готовых отчетах компании-страхователи допускают два типа ошибок. Первые связаны с «битыми» форматами и проблемами в электронно-цифровой подписи. По результатам первичной проверки такие 4-ФСС отвергаются. Если после исправления бухгалтер направит их повторно, именно этот момент будет считаться датой представления. Поэтому рекомендуется иметь «в запасе» 1-2 дня, чтобы не нарушить сроки.
Второй вид ошибок – неточности в расчетах. Если в готовом документе нарушены контрольные соотношения, он будет считаться принятым, но бухгалтеру поступит уведомление о необходимости исправления недочетов. Его нельзя игнорировать, в противном случае страхователю грозят штрафные санкции.
raszp.ru